Position: Logistics Supervisor

الوظيفة: المشرف اللوجيستي    

Médecins Sans Frontières (MSF) is an International, independently funded, non-profit, humanitarian medical organization that offers assistance to populations in distress, to victims of natural and manmade disasters and to victims of armed conflict without discrimination and irrespective of race, religion, creed or political affiliation. MSFH is pleased to announce the following position in Marib: 

منظمة أطباء بلا حدود (MSF) هي منظمة طبية إنسانية دولية تمويلها بشكل مستقل ولا تهدف للربح وتقدم المساعدة إلى السكان الذين يعيشون في محنة وضحايا الكوارث الطبيعية والتي من صنع الإنسان وضحايا النزاعات المسلحة دون تمييز وبغض النظر عن العرق أو الدين، العقيدة أو الانتماء السياسي. ويسر منظمة أطباء بلا حدود الهولندية ان تعلن الوظيفة التالية في مأرب: 

الوظيفة: المشرف اللوجيستي    
الوظيفة العامة: اللوجستي والامدادات    
الرمز: LS03100    
المستوى: 6    

الوظيفة في المنظمة:

• تسلم التقارير إلى (تسلسل هرمي):    المدير اللوجستي    
• تسلم التقارير إلى (تسلسل وظيفي):   المدير اللوجستي    
• المجموعة الوظيفية: القسم اللوجستي والامدادات    
• العدد المطلوب:    1    

المهام الرئيسية:

الإشراف على انشطة الإمداد اليومية وصيانة المعدات والمنشئات والبنى التحتية لمنظمة أطباء بلا حدود بما يتوافق مع بروتوكولاتها مما يضمن بقاء المرافق في حالة ممتازة والتعاون في تطوير البعثة.

المسؤوليات:

• متابعة حالة اداء البنى التحتية، ادارة الموارد الغير طبية وفقا لمعايير منظمة أطباء بلا حدود.
• التأكيد من التحقق والمتابعة المستمرة للمرافق:
• تحت إشراف المدير المباشر من خلال الزيارات اليومية للمنشآت والإبلاغ عن أي شذوذ أو مشاكل وتقييم احتياجات إعادة التأهيل ومتابعة أعمال إعادة تأهيل المباني الصغيرة وفقًا لتعليمات المشرف والتحقق من أن المباني تحترم المعايير الأمنية ومراقبة استهلاك المركبات / الآلات / الأجهزة الميكانيكية والكهربائية
• التخطيط مع المدير المباشر لعمليات الفحص وأنشطة الصيانة المطلوبة لأنظمة الطاقة / إعدادها وفقًا لمعايير منظمة أطباء بلا حدود.
• التنسيق وقيادة فريق اللوجستيات تحت مسؤوليته / ها والتي تشمل الإشراف اليومي ومراقبة جودة العمل وتحديد مهمة كل شخص، ووضع جداول اعمالهم؛ تنظيم وقيادة اجتماعات الفريق؛ المشاركة في توظيف أفراد الفريق وحضور الاجتماعات اللوجستية ومراقبة أنشطتهم التأكد من ان المباني التي تم فحصها قد اصبحت مطابقة للمعايير (توفير طفايات حريق، التسليك الارضي للكهرباء وما الى ذلك).
• ضمان صيانة المركبات الذي يشمل التخطيط والإشراف على الصيانة الوقائية في الوقت المناسب لجميع مركبات المشروع وفقًا لمعايير منظمة أطباء بلا حدود وتوجيه ومراقبة السائقين بشأن عادات القيادة الصحيحة والفحوصات القياسية.
• إدارة ومتابعة الأوامر التي تشمل جمع أوامر اللوجستيات الواردة من الإدارات أو المرافق الصحية المختلفة؛ إعداد ومتابعة الأوامر حسب الإجراءات النافذة وتقديم الدعم الفني لأمين المخزن، وإجراء عمليات الشراء المحلية وفقًا لإجراءات التوريد الخاصة بمنظمة أطباء بلا حدود وضمان تهيئة ظروف استقبال الشحن أو المواد القادمة وكذلك تنظيم المواد وإعدادها قبل شحنها.

المسؤوليات الخاصة باقسام أطباء بلا حدود/  بالسياق 

• مسئول عن جميع التقارير الفنية الشهرية للقسم اللوجستي.
• إدارة المياه وأنشطتها بشكل يومي للمشروع وعمل التقارير الشهرية الخاصة فيها.
• لا يسمح للموظفين بمضغ القات خلال ساعات العمل.
• لا يسمح بأي حال من الأحوال باستخدام الأسلحة النارية / الأسلحة في مركبات منظمة أطباء بلا حدود أو في مباني أطباء بلا حدود.
• الأنشطة والمسؤوليات المذكورة أعلاه ليست حصرية، وقد يتم تكليف الموظفين بمسؤوليات أو مهام إضافية حسب الحاجة.

المتطلبات 

المؤهل

• شهادة ثانوية وتدريب تقني رسمي    

الخبرة

• خبرة عمل لا تقل عن سنة او سنتين متعلقة بالمنصب في منظمة اطباء بلا حدود او اي منظمة غير حكومية أخرى.

اللغات:        

• إجادة اللغتين العربية والإنجليزية.        

 المعرفة:

• القدرة على استخدام الحاسوب (الانترنت، اكسل، وورد)
• القابلية والاستعداد للسفر عبر المحافظة والى جميع المناطق الخاصة (بمنظمة أطباء بلا حدود أو المنظمات الغير حكومية)
• المرونة والالمام بالإجراءات الامنية.      

أخرى:

• الخبرة في التعامل مع السلطات والافراد المحليين.
• معرفة جيدة بالمنطقة بما في ذلك الحالة المعيشية للسكان وعاداتهم ومعتقداتهم.
• امتلاك مهارات التواصل والقدرة على الادارة
• مهارات دبلوماسية        

Title:  Logistics Supervisor
Generic Function:  Logistics and Supply
Code   LS03100
Level: 6

Position in the Organization:

• Reports to (Hierarchical):  LOGISTICS MANAGER
• Reports to (Functional):  LOGISTICS MANAGER
• Job Family:   LOGISTICS AND SUPPLY
• No of Position: 1

Main Purpose:

Supervising the daily logistics activities and providing maintenance to the MSF equipment, facilities and infrastructures, according to MSF standards and protocols in order to maintain the facilities in perfect conditions and collaborate in the development of the mission.

Accountabilities:

• Monitoring maintenance activities of infrastructures, management of non-medical stocks and equipment according to MSF standards
• Ensuring the check and follow-up of facilities under the line manager's supervision through daily visits to the facilities and reporting any anomalies or problems, evaluation of the rehabilitation needs and following up minor building rehabilitation work according to supervisor's instructions; checking that premises observe security norms and monitoring the consumption of mechanical and electrical vehicles/machines/devices
• Planning together with the line manager the required checks and maintenance activities of energy systems/set-up according to MSF standards
• Coordinating and leading the logistics team under his/her responsibility which includes daily supervision, monitoring of the quality of work and the definition of each person's task, drawing up their working schedules; organizing and leading team meetings; participating in the recruitment of team personnel and attending logistics meetings and accounting for his activities.
• Ensuring the vehicle fleet maintenance which includes planning and overseeing timely preventive and curative maintenance of all project vehicles according to MSF standards and Instructing and monitoring drivers on correct driving habits and standard checks
• Managing and following up orders which includes collecting logistics orders coming from different departments or health facilities; drawing up and following up orders according to the procedures in force; providing technical support to the storekeeper, makes local purchases according to MSF supply procedures and ensures reception conditions of freight or arriving material as well as the organization and setting up of materials before its shipment.

MSF Section/Context Specific Accountabilities

• Will be responsible for all technical logistics reports of the department.
• Manage the WatSan day-to-day activities of the project and make monthly reports.
• Staff are not allowed to chew QAT during working hours.
• Under no circumstances are firearms/weapons allowed in MSF vehicles or on MSF premises.
• The above-mentioned activities and responsibilities are not exhaustive, and staff may be assigned additional responsibilities or tasks as required.

Requirements

Education    

• Essential secondary education and formal technical training.

Experience    

• At least one year in MSF or 2 years in a similar post out of MSF.

Languages        

• English and Arabic essential.

Knowledge    

• Computer skills (internet, excel and word essential)
• Ability and willingness to travel throughout the governorate to all districts
• Flexibility and good security understanding

Others    

• Working experience with authorities and community members
• Good knowledge of the area including the population’s living conditions, traditions and beliefs
• Good communication skills and management ability
• Diplomatic skills

This job description may be amended in line with the activities or evolution of the Mission.
By signing, the employee acknowledges that he/she has read, understood and accepted this document.