Ended Finance Assistant

The Job

Job Title: Finance Assistant

Code:AS011

Name: Finance Assistant

Report to: Finance Manager

Report to functional: Finance Manager

Area: Finance 

Location: Sanaa

Level : 6

Main purpose

Execute administrative and finance related tasks and follow up of Coordination office / projects accountancy to support the Finance Manager following MSF standard and procedures, in order to ensure legal compliance and keep a strict control over monetary resources to achieve project objectives.

Accountabilities:

  • Maintain and update cashbook movements for each petty cash box, record all IN and Out transactions ensure that cashbox balances always reflect the actual amount of money kept in the cashboxes and, investigate any discrepancy.
  • Ensure strict compliance with cash control procedures for each cash box / currency (daily cash control, weekly cash inventory, reconciliation with BKK together with the Finance manager, to ensure reliable and updated financial information.
  • Monitor cash advances by ensuring that MSF rules and protocols are followed and the amounts advanced will be duly refunded.
  • Keep track of bills/vouchers and other running costs and analyze the related information (costs, service contracts ...) to give reliable information about the coordination functioning
  • Ensure all receipts meet MSF requirements (deadlines, information, signatures ...).
  • Ensure a monthly accounts report in accordance with MSF procedures, checking individual entries and preparing the necessary administrative documents (originals) as a basis for justification and explanation of payments and receipts made.
  • Check the quality of the receipts for check/Bank payments and to enter it in UF
  • Prepares weekly cash counts on Thursdays and ensures that the counts are done by the line-manager.
  • Inform supervisors of any issues / problems that may arise in their job performance.
  • Prepare the payment of taxes and social security within legal datelines.
  • Implement cash management and cash request procedures for the petty cash in both currency YER and USD in order to ensure security and optimize (minimum) availability of cash.
  • Process the payment to suppliers and keep strict on all documentation involved, informing the Finance manager of any sort of disparity.
  • Supervise the entering of accounting data in the accounting software UF, with the support from the Finance manager.
  • Create and edit supply invoice in UF financial system 
  • Carry out all accounting tasks and activities in order to ensure strict control of all expenditures and the reliability of statements and documentation
  • Follow the Financial coordinator instructions with the Finance manager, supervise that the financial policies and Authorization table are followed in the coordination office in order to ensure the implementation of MSF Financial procedures.
  • Update contracts follow up sheet for coordination office and projects and submit it to Finance coordinator and Finance manager in a monthly basis. Organize all contracts according to the projects in the contracts box file.
  • Follow up all expiring Contracts / leases agreements in Coordination office and projects and inform formally the financial coordinator with the financial manager in time to ensure renewal or find a replacement before completion the notice period.
  • Manage lunch Food pot for expats and national staff on a daily basis after receiving the list of names from the Human Resources department and then enter them at the end of the month, update and send UF import file to Finance manage to settle it into expats subaccounts.
  • Support the Finance manager to draw up the leave plan in order to organize employee’s vacations in the Finance Department coordination office.
  • The above-mentioned activities and responsibilities are not exhaustive, and staff may be assigned additional responsibilities or tasks as required
  • Staff are not allowed to chew QAT during working hours.
  • Under no circumstances are firearms/weapons allowed in MSF vehicles or on MSF premises.

Requirements

Education :  Desirable, certificate or diploma in Finance.

Experience : Minimum 1 year experience in a similar position  

Languages : Essential: Arabic and English

Knowledge : Essential computer literacy (word, excel, internet)

Competencies

  • Results- and solution oriented, teamwork, flexibility, commitment, service
  • Ability to organize/prioritize workload independently, using initiative where appropriate.
  • Flexibility and good security understanding
  • Ability and willingness to travel throughout the governorate to all districts
  • Good communication skills essential – ability to communicate with staff, authorities, suppliers and find diplomatic solutions while respecting MSF standards
  • Patience

المسمى الوظيفي: مساعد مالي

 الرمز:   AS011

المسئول المباشر : المدير المالي

المسئول وظيفياً: المدير المالي

التخصص: الشؤون المالية

الموقع: صنعاء

المستوئ : 6

المهام الرئيسية 

تنفيذ المهام الإدارية والمالية ذات الصلة ومتابعة حسابات مكتب التنسيق/ المشاريع لدعم مدير الشؤون المالية لمتابعة معايير وإجراءات المالية لمنظمة أطباء بلا حدود ، من أجل ضمان الامتثال القانوني والحفاظ على رقابة صارمة على الموارد النقدية لتحقيق أهداف البعثة.

المسؤوليات :

  • حفظ وتجديد حركة العمليات الحسابية لكل صندوق نقد حسابي ثانوي، وتسجيل المعاملات الداخلة والخارجة، ضمان موازنة ما في الصندوق مع المبلغ الفعلي المحفوظ في الصناديق والتحقق من وجود أي تناقضات.
  • ضمان التزام صارم للتحكم بإجراءات النقد لكل صندوق \ عملة (السحب النقدي اليومي و الجرد النقدي الاسبوعي) و تسوية مع المدير المالي لتأمين معلومات مالية حديثة و موثوقة.
  •  
  • مراقبة السلف النقدية والتأكيد على اتباع قواعد وبروتوكولات منظمة "اطباء بلا حدود" فيما يخص باسترداد المبالغ التشغيلية  على النحو الواجب.
  • متا­بعة الفواتير / القسائم وتكاليف التشغيل الأخرى وتحليل المعلومات ذات الصلة (التكاليف ، عقود الخدمة ...) لإعطاء معلومات موثوقة حول عمل مكتب التنسيق.
  • التأكد من ان الايصالات تتطابق مع متطلبات المنظمة " المواعيد, المعلومات, التواقيع ... )
  • التأكد من مطابقة تقارير الحسابات الشهرية لإجراءات المنظمة , فحص المدخلات الفردية و إعداد الوثائق الإدارية الضرورية ( الأصول)  كقاعدة لتسوية و شرح الدفع و الإيصالات  المنجزة.
  • مراجعة جودة الإيصالات لتتحقق من مدفوعات البنك و أداخلها في النظام الحسابي UF
  • تجهيز العد النقدي الاسبوعي كل يوم خميس والتأكد من قيام المدير المسئول بالعد.
  • إبلاغ المشرفين بأي مشاكل\مسائل قد تطرأ عند ادائهم لعملهم.
  • إعداد سداد الضرائب والضمان الاجتماعي في حدود البيانات القانونية.
  • تنفيذ إدارة النقد وإجراءات الطلب النقدي للمصروفات النثرية في كل من عملتي الريال اليمني والدولار من أجل ضمان الأمان وتحسين (الحد الأدنى) من النقد.
  • معالجة الدفع للموردين والالتزام الصارم بجميع الوثائق المعنية، وإبلاغ مدير الشؤون المالية بأي نوع من التباين.
  • الإشراف على إدخال بيانات المحاسبة في برنامج المحاسبة UF ، بدعم من مدير الشؤون المالية.
  • إنشاء وتحرير فاتورة المورد في النظام المالي UF
  • تنفيذ جميع المهام والأنشطة الحسابية من اجل ضمان رقابة صارمة على جميع النفقات وتوثيق البيانات والوثائق.
  • اتبع تعليمات المنسق المالي مع مدير الشؤون المالية، والإشراف على اتباع السياسات المالية وجدول التفويض في مكتب التنسيق لضمان تنفيذ الإجراءات المالية لمنظمة أطباء بلا حدود.
  • تحديث جدول متابعة العقود لمكتب التنسيق والمشاريع وتقديمه إلى منسق الشؤون المالية ومدير الشؤون المالية شهرياً وتنظيمه وفقاً للمشاريع في ملف العقود.
  • متابعة جميع العقود التأجير المنتهية في مكتب التنسيق والمشاريع وإبلاغ المنسق المالي مع المدير المالي في الوقت المناسب لضمان التجديد أو العثور على بديل قبل الانتهاء من فترة الإشعار.
  • إدارة صندوق الغداء للموظفين الوافدين والوطنيين بشكل يومي بعد تلقي قائمة الأسماء من قسم الموارد البشرية ثم تقييدها في نهاية الشهر مع تحديث الملف الخاص ب النظام الحسابي لتسوية حسابات الوافدين.
  • مساعدة المدير المالي لرسم خطة الإجازة من اجل تنظيم الاجازات الموظفين في قسم الشؤون المالية مكتب التنسيق.
  • المسؤوليات والمهام المذكورة غير حصرية وقد تعين مهام ومسؤوليات إضافية من قبل الطاقم اذا لزم الأمر.
  • يمنع على طاقم العمل مضغ القات خلال ساعات العمل.
  • يمنع تحت اي ظرف من الظروف حمل الاسلحة النارية في مركبات او مباني منظمة اطباء بلا حدود.

المتطلبات والمؤهلات :

  • المستوى العلمي: شهادة جامعية او دبلوم الإدارة المالية او اي تعليم مماثل.
  • الخبرات : خبرة لا تقل عن سنه كمساعد موارد بشرية او مساعد إداري او مساعد مالي او اي وظائف شبيهه.
  • اللغة: العربية / الإنجليزية
  • المهارات: استخدام الكمبيوتر (ورد- إكسيل- إنترنت)

الكفاءات

  • ان يكون قادرا على تقديم النتائج والحلول، العمل كفريق، المرونة، الالتزام.
  • القدرة على التنظيم \ ترتيب اولويات العمل عن طريق المبادرة.
  • المرونة والاستيعاب الأمني
  • القدرة على السفر الى جميع المحافظات
  • مهارات التواصل الجيدة – القدرة على التواصل مع طاقم العمل، السلطات، الموردين ووجود حلول دبلوماسية مع احترام مبادئ طباء بلا حدود.
  • يتحلى بالصبر
How to Apply

Interested applicants should send a detailed CV and cover letter in English to the following email address: yemen@oca.msf.org with the title “Finance Assistant” before the end of 18th July 2019. Only shortlisted candidates will be contacted for an interview .

  • Employer: MSF
  • Category: Accounting/Finance
  • Location: Sana'a
  • Posted on: 10 July 2019
  • Deadline: 18 July 2019

TOP