Procurement Officer (موظف المشتريات والمراسلات التجارية)

The Job

مسمى الوظيفة: 

موظف المشتريات والمراسلات التجارية

الوصف العام:

  يختص هذا المستوى بإدارة كافة العمليات والنشاطات المختلفة في قسم المشتريات التجارية والقيام بعمليات التفاوض مع الموردين والعملاء الخارجيين لتنسيق الطلبات والشحنات الدورية والتأكد من مدى مطابقتها للمواصفات والمقاييس والاشتراطات المحلية والدولية وكذا شحنها ومناولتها وتخليصها وفق الرسوم واللوائح القانونية والموازنات المعتمدة بما فيها العمليات المرتبطة مع كافة الإدارات المعنية. وبترشيد خطة الشراء العامة والسيطرة على الرصيد المخزني للسلع والمنتجات والتدفقات إلى مخازن الشركة بما يفي ويحقق خطط وسياسات وأهداف الشركة بشكل علم.

مجال الوظيفة وأثرها:

تتعلق مهام هذه الوظيفة بأصل النشاط التجاري للشركة من عمليات التفاوض مع الموردين الخارجيين وتحديد كميات وأسعار السلع والمنتجات التجارية وعمليات وإجراءات الشراء المختلفة المرتبطة بها من فتح اعتمادا وطلب وشحن وتخليص ونقل وتسليم السلع والمنتجات التجارية لمخازن الشركة على أسس علمية  تؤسس لاتخاذ قرارات السيطرة على المخزون , وتنتج الممارسة المهنية للوظيفة آثارا تمس بشكل مباشر الأهداف الرئيسية للشركة .

محددات العمل (الإرشادات ) وصعوبته:

تعتمد هذه الوظيفة على السياسات والأهداف والنظم واللوائح الخاصة بالشركة, وعلى كافة النظم والقرارات والقوانين التجارية النافذة والمعمول بها في الجمهورية اليمنية والمؤثرة في نشاط الشركة التجاري , وتنطوي الوظيفة على قدر كبير من الصعوبة.

المؤهلات العلمية والعملية:

  1. شهادة جامعية في مجال التخطيط أو الاقتصاد أو المجالات الإدارية الأخرى ذات الصلة بخبرة لا تقل عن ثلاث سنوات في نفس المجال.
  2. تدريب متخصص في مجال المشتريات التجارية وأساليب التحليل والتخطيط.
  3. تدريب متخصص في مهارات الاتصال والتفاوض التجاري.

الخصائص الشخصية والمعرفية:

1-الأمانة و الاستقامة.

2- قدرات تحليلية وتخطيطية واتصال وتفاوض عاليين.

3- يمتاز بالمنطق والتركيز والدقة.

4- يمتاز بمظهر جيد بشكل عام يعكس ألأهمية والقيمة العالية للوظيفة.

5- القدرة على التعامل مع المعادلات الرياضية

القدرات و المهارات:

  1. معرفة بنظم معاملات وإجراءات إدارة المشتريات التجارية.
  2. مهارة وإتقان للمراسلات التجارية.
  3. معرفة وإلمام كامل بكافة القوانين واللوائح الحكومية والدولية المتعلقة والمؤثرة على النشاط التجاري
  4. مهارة في استخدامات الحاسوب بكافة برامجه.
  5. اجادة اللغة الإنجليزية قراءة وكتابة ونطقا وبطلاقة .

أهم الواجبات:-

تطبيق الواجبات والمسؤوليات عن طريق:-

  • تقدير المتطلبات التفصيلية لعمليات الاستيراد والتصدير للمنتجات والسلع التجارية في علاقاتها بمنظومات التوقعات والنقل والتخزين والمناولة والتوزيع والاحتياجات المالية والبشرية والتدريبية والخدمات الأخرى ذات الصلة في إطار الموارد المتاحة وذلك بالتنسيق مع إدارة الإمداد والتموين ومختلف الإدارات المعنية.
  • تصميم وتطوير عمليات المشتريات التجارية بمعايير أداء واضحة وعملية تضمن القدرة على قياس أداء المهام وتحقق أعلى سرعه ومرونة ممكنه.
  • تقليل التكاليف المالية إلى حدها الأدنى والدراسة المستمرة لأثر التكاليف المالية الثابتة والمتغيرة لعمليات المشتريات التجارية بالتنسيق مع إدارة الإمداد والتموين ومع الإدارة ذات الاختصاص والمترتبة عن أداء الأنشطة والمهام ومدى فعاليتها وتوافقها مع الأهداف والسياسات العامة للإدارة وكذا للشركة.
  • عمل الموازنة السنوية لقسم بالتنسيق مع مدير الإمداد وفق أهداف للشركة ومراجعتها بشكل شهري.
  • التنسيق مع المبيعات والتسويق في عمليات التوقعات السنوية لجميع المنتجات والسلع التجارية ومراجعتها بشكل شهري.
  • القيام بعمليات التفاوض مع كافة الموردين الخارجيين فيما يخص ضمان تطبيق الاشتراطات والمتطلبات والمواصفات والمقاييس التجارية المتضمنة ضمن القوانين والقرارات واللوائح المحلية والعالمية .
  • التطوير المستمر للأنظمة والعمليات ومدى التنفيذ الفعلي لها بما يحقق الأهداف والنتائج المتوقعة وتحديد الأسباب والآثار المترتبة عن أي انحرافات أو أي مشكلات أخرى تكتنف التنفيذ والعمل على وضع الإجراءات التصحيحية المطلوبة لحلها وتلافيها مستقبلا بالتنسيق مع إدارة الإمداد والتموين.. 
  • القيام بكافة المهام الأخرى ذات الصلة بأنشطتها وأهدافها وتلك التي تكلف بها من قبل إدارة الإمداد والتموين و إدارة الشركة.
  • توثيق كافة المستندات والوثائق الناشئة عن مهام الوظيفة .
  • رفع البيانات والتقارير الإحصائية للإدارة بصورة منتظمة المطلوبة عن مهام الوظيفة ونتائجها ومنجزاتها.

تنظيم أعمال الشراء التجاري والأشراف على كافة متطلباته بالتنسيق مع مدير الإدارة من حيث:-

  • وضع برامج تنفيذية للمشتريات التجارية محددا النوع والكمية ومعايير الطلب والمخزون ومصادر الشراء والأسعار ومواعيد تتبع المراحل المختلفة المتوقعة بناء العلى توقعات المبيعات المحددة.
  • تطبيق كافة الإجراءات والمراسلات التجارية مع كافة الموردين ضمن العقود والاتفاقيات المبرمة معهم ووفق الأنظمة والقوانين التجارية الدولية والمحلية النافذة في الجمهورية اليمنية والمنظمة لمثل هذه الأنشطة والعمليات.    
  • أجراء التعديلات الضرورية على الأنظمة والمهام والبرامج في نطاق القسم بحسب ما يطرأ من متغيرات أو اتجاهات جديدة للعمليات التجارية للشركة بالتنسيق مع الإدارات ذات الاختصاص .
  • أجراء مسوح للأسعار العالمية وأي أسعار محل اتفاق مع الشركات (الموردة) وتقدير القيمة الكلية للمشتريات المتوقعة.
  • متابعة الشركات الموردة بتوفير وثائق الشحن وكافة الوثائق الرسمية المتعلقة بتوريد المشتريات حسب المتطلبات والمعايير المطلوبة وتسديد أي التزامات قانونية بموجبها وتحصيل سندات الدفع الخاصة بذلك.
  • ضمان توفير السلع والمنتجات التجارية حسب التوقعات المحددة في الوقت المطلوب حسب سياسة الشراء والمخزون للشركة بحسب المواصفات المطلوبة وفق القوانين اللوائح والنظم الخاصة والعامة.
  • متابعة تخليص واستلام وفحص البضاعة فور وصولها ومطابقتها من حيث السعر والتكاليف الكم والنوع والمواصفات المحددة والتأكد من سلامتها وعدم تعرضها لأي تلف أثناء الشحن وتحرير القوائم والتقارير الخاصة والمدعمة لذلك وتسليمها للأقسام والإدارات المعنية في الأوقات المواعيد المحددة.
  • عمل إجراءات المطالبة والتعويضات الواجب تحصيلها للخسائر الناجمة عن استلام السلع والمواد من الموردين في صورة غير مطابقة للكم والنوع والمواصفات المتفق عليها.
  • ضمان سير عمليات الشراء التجارية ابتداء من عمليات التوقعات والشحن والنقل وانتهاء بالتسليم.
  • الدراسة المستمرة لتقليل تكاليف الشحن وتكاليف التخليص بما يحقق التقليل والتوفير المستمر لهذه التكاليف.
How to Apply

التقديم من خلال ارسال ملفات المتقدمين معنونة باسم الوظيفة المتقدم لها عبر الايميل التالي : a.mesar2012@gmail.com ‏  

او الواتس  772225617

موعد انتهاء التقديم : ١٦ أغسطس ٢٠٢٠

يرجى ذكر إسم الوظيفة في عنوان رسالة  البريد الإلكتروني المُرسل من أجل ضمان الإطلاع على ملفاتكم لهذه الوظيفة.

  • Employer: Confidential
  • Category: Logistics
  • Location: Sana'a
  • Posted on: 16 June 2020
  • Deadline: 16 August 2020

TOP