Ended Liaison Assistant (مساعد إتصال)

The Job

TITLE: LIAISON ASSISTANT

PLACE:  HAJJAH YEMEN

الوظيفة: مساعد إتصال

الموقع: محافظة حجة - اليمن

THE ORGANISATION 

Handicap International (HI) is an independent and impartial international aid organization working in situations of poverty and exclusion, conflict and disaster. Working alongside persons with disabilities and other vulnerable groups, our action and testimony are focused on responding to their essential needs, improving their living conditions and promoting respect for their dignity and their fundamental rights. Handicap International is a not-for-profit organization with no religious or political affiliation. It operates as a federation made up of a network of associations. 

Handicap International works in 61 countries affected by conflict, disaster or poverty. More information can be found at http://www.handicap-international.org   

التعريف بالمنظمة

هانديكاب الدولية منظمة دولية مستقلة وغير متحيزة، غير ربحية وليس لها انتماء ديني أو سياسي، تعمل كاتحاد مكون من شبكة من الجمعيات. تنشط حيث ينتشر الفقر والإقصاء والكوارث والحروب، وتعمل جنباً إلى جنب مع الأشخاص ذوي الإعاقة والفئات الاجتماعية الضعيفة الأخرى المعرضة للخطر فتقدم لهم المساعدة والدعم اللازم حتى يتمكنوا من الاعتماد على ذواتهم. تركز المنظمة على الإستجابة للاحتياجات الأساسية لأولئك الأشخاص وتحسين ظروفهم المعيشية وتعزيز مبدأ احترام كرامتهم وحقوقهم الأساسية.

تعمل منظمة هانديكاب الدولية في 61 بلداً متأثراً بالحروب أو الكوارث أو الفقر. يمكن الحصول على مزيد من المعلومات حول المنظمة على الرابط  http://www.handicap-international.org.

HI in Yemen

HI has been intervening in Yemen on and off for the last 12 years, with its actions initially focused on development issues, notably through the support to the development of physical and functional rehabilitation services for people with disabilities  as well as through the capacity-building of the national networks of Yemen Disabled People’s Organizations (DPOs).

Since the summer of 2015, HI has had a permanent presence in Yemen and its interventions have been adapted to the current context of conflict in Yemen. HI has been supporting a number of hospitals and one physical and functional rehabilitation centre in Sana'a City, building the capacities of their key staff in early rehabilitation care and psychological first aid (including specifically for children), supplying rehabilitation equipment, and directly providing physical and functional rehabilitation care to war affected people.

In 2020, HI continues these sectors of activity (integrated rehabilitation and inclusion) and also extend the intervention to health facilities and populations outside Sana’a city.

منظمة هانديكاب اليمن

عملت منظمة هانديكاب في اليمن بشكل متقطع خلال الإثني عشر عامًا الماضية، حيث ركزت أعمالها في البداية على قضايا التنمية، تحديداً من خلال دعم تطوير خدمات إعادة التأهيل الجسدي والوظيفي للأشخاص ذوي الإعاقة، وكذا من خلال بناء قدرات الشبكات الوطنية للمنظمات التي تعنى بالأشخاص ذوي الإعاقة.

منذ صيف 2015، كان لمنظمة هانديكاب تواجداً دائماً في اليمن، حيث عملت على تكييف تدخلاتها لتلائم السياق الحالي للحرب الدائرة في اليمن بدعم من وزارة الخارجية الألمانية والمساعدات اﻹنسانية والحماية المدنية (المفوضية الأوربية) ووزارة التنمية الدولية البريطانية، إذ قامت بدعم عدد من المستشفيات ومركز إعادة التأهيل البدني والوظيفي للأشخاص ذوي الإعاقة في مدينة صنعاء، وبناء قدرات الموظفين الرئيسيين لتلك المستشفيات والمراكز الصحية في مجالات إعادة التأهيل المبكر والإسعافات الأولية النفسية (على وجه التحديد الأطفال)، وتوفير معدات إعادة التأهيل، وتقديم الرعاية الصحية المتمثلة في إعادة التأهيل الجسدي والوظيفي مباشرة للأشخاص المتضررين من الحرب.

في العام 2020، واصلت منظمة هانديكاب نشاطها في قطاعي (إعادة التأهيل والإدماج المتكامل) وكذلك ستعمل على توسيع نطاق تدخلاتها لتشمل المرافق الصحية والسكان خارج مدينة صنعاء.

GLOBAL OBJECTIVE OF THE POSITION

The Liaison Assistant falls under the line management of the Security and Liaison (S&L) Manager. They are  responsible for assisting the S&L Manager in submitting documentation and follow-up of the different governmental processes to ensure that all activities of Handicap International in Yemen are in conformity with the legal framework of Yemeni law . The Liaison Assistant is in charge of liaison activities with local stakeholders and implementation of strategy relationships in order to ensure the smooth operation of HI’s activities

الهدف العام للوظيفة

يتبع مساعد الاتصال مباشرة مدير الأمن والاتصال، ويقع على عاتقه مساعدة مدير الأمن والاتصال في إعداد وتقديم الوثائق ومتابعة الإجراءات الحكومية المختلفة لضمان أن تكون جميع أنشطةl منظمة هانديكاب في اليمن متوافقة مع الأطر القانونية للتشريعات اليمنية. يتحمل مساعد الاتصال المسؤول أيضًا عن تمثيل منظمة هانديكاب والتعريف بها أمام أصحاب المصلحة المحليين وإدارة العلاقات معهم بما يضمن تنفيذ أنشطة المنظمة بشكل سلس

HIERARCHICAL RELATIONSHIPS

Line manager: Security and Liaison Manager

Line Manager +1 :Field Coordinator/Area Manager

Team Managed: None

العلاقة الهرمية التنظيمي

المدير المباشر: مدير الأمن والاتصال

المدير في نفس المستوى +1: المنسق الميداني / مدير المنطقة

الفريق الذي سيعمل تحت إدارته: لا يوجد

RESPONSIBILITIES AND TASKS DESCRIPTION

  1. Fully understand HI’s mandate, strategy and activities, to uphold them and be able to communicate these to stakeholders
  2. Coordinate with local stakeholders through frequent meetings; informing them of HI’s activities and developing productive relationships
  3. Provide assistance as required by the Liaison Manager in liaison and negotiation with stakeholders in Hajjah. These stakeholders may include but are not limited to: Government authorities, INGOs, NGOs, public services, health facilities, commercial entities.
  4. Attend local meetings with NGOs and authorities as required and requested by the line manager;
  5. Remain informed and report to the S&L Manager, the latest instructions, announcements and regulations given by the Yemeni authorities that can potentially impact the activities of the mission.
  6. Report announcements and new instructions from authorities in a timely manner to the Line Manager
  7. Report any incidents, issues and challenges up the chain of command to Line Manager for decision-making.
  8. Collect information, data and documents relevant to specific activities and liaise with the corresponding department for the  completion of all required paperwork  requested  by the government entities
  9. Obtain all necessary approvals and signatures to enable HI to operate in the region
  10. Respond to staff enquiries about government permits, security clearances and other documentation, and to frequently update the line manager and/or requestor about the status of ongoing paperwork.
  11. Support the S&L Manager with documentation; obtaining information, drafting and reviewing.
  12. Assist in the processing of administrative issues and ensure a good filling system for all files and documents both hard and soft copy
  13. Carry out any other tasks as reasonably assigned by supervisor

وصف مهام ومسؤوليات الوظيفة

  • الاستيعاب الكلي والفهم للتفويض الممنوح لمنظمة هانديكاب واستراتيجيتها وأنشطتها من أجل دعم ذلك التفويض وتلك الاستراتيجية والأنشطة وليكون لديه القدرة على توصيلها إلى أصحاب المصلحة.
  • التنسيق مع أصحاب المصلحة المحليين من خلال الاجتماعات المتكررة؛ إبلاغهم بأنشطة منظمة هانديكاب وبناء علاقات مثمرة.
  • تقديم المساعدة حسب توجيهات "مدير الاتصال" من خلال الاتصال والتنسيق والتفاوض مع أصحاب المصلحة في محافظة حجة. وهؤلاء قد يتضمنوا على سبيل المثال لا الحصر: السلطات الحكومية، المنظمات الدولية غير الحكومية، المنظمات المحلية غير الحكومية، المؤسسات المعنية بتقديم الخدمات العامة، والمنشآت الصحية، والمؤسسات التجارية.
  • حضور الاجتماعات المحلية مع المنظمات المحلية غير الحكومية والسلطات الرسمية عند الحاجة
  • البقاء على تواصل مع المستجدات المتعلقة بالتعليمات والإعلانات واللوائح الصادرة عن السلطات اليمنية والتي يمكن أن تؤثر على أنشطة المنظمة أو بعثتها.
  • إبلاغ المدير المباشر في الوقت المناسب بالإعلانات والتعليمات الجديدة الصادرة عن السلطات الرسمية
  • إبلاغ المدير المباشر عن أي حوادث أو مشاكل أو تحديات أمام الإدارة العليا لاتخاذ القرار.
  • جمع البيانات والمعلومات والوثائق ذات الصلة بالأنشطة المحددة والتواصل مع الإدارة المعنية لاستكمال جميع الأوراق المطلوبة التي تطلبها الجهات الحكومية
  • الحصول على جميع الموافقات والتوقيعات اللازمة لتمكين منظمة هانديكاب من العمل في المنطقة
  • الرد على استفسارات الموظفين حول الموافقات الحكومية، والتراخيص والتصاريح الأمنية وغيرها من الوثائق، والبقاء على تواصل مع المدير المباشر و / أو مقدم الطلب لموافاته بالمستجدات حول التقدم المحرز في الإجراءات المؤسسية الجارية.
  • دعم مدير الأمن والاتصال في جواني التوثيق والحصول على المعلومات وصياغة المذكرات والوثائق ومراجعتها.
  • المساعدة في معالجة القضايا الإدارية والتأكد من وجود نظام حفض جيد لجميع الملفات والوثائق سواء الورقية أو الإلكترونية
  • القيام بأي مهام أخرى يتم تكليفه بها بشكل معقول من قبل المشرف.

Qualifications

  • Excellent literacy and numeracy, at least high-school level qualification
  • At least two years of experience in a similar position, preferably with an INGO;
  • Cross cultural awareness and sensitivity (esp. gender and ethnicity) is required
  • Excellent interpersonal skills required, as well as the ability to communicate clearly and efficiently with a variety of audiences (e.g. government authorities, public servants,  and other team members)
  • A knowledge of security protocols and procedures is desirable
  • Ability to manage multiple tasks and responsibilities, work efficiently under pressure and in changing circumstances
  • English is a pulse
  • Excellent computer literacy (Microsoft Word, Excel, Power Point) required

المؤهلات المطلوب لشغل الوظيفة

  • إجادة القراءة والكتابة والحساب، أن يكون حاصلاً على شهادة الثانوية العامة على الأقل.
  • أن يكون لديه خبرة سنتين على الأقل في العمل في وظيفة مماثلة، ويفضل أن يكون ذلك مع منظمة غير حكومية دولية؛
  • الوعي بتعدد الثقافات والمواضيع ذات الطبيعة الحساسة (خاصة الجنس والعرق) أمراً مطلوباً.
  • مهارات شخصية ممتازة في التعامل مع الآخرين أمراً مطلوباً، بالإضافة إلى القدرة على التواصل بفعالية ووضوح مع الشرائح الجماهيرية المتنوعة (مثل السلطات الحكومية والموظفين العموميين وأعضاء فرق العمل الأخرى)
  • يفضل من لديه معرفة البروتوكولات والإجراءات الأمنية
  • القدرة على إدارة المهام والمسؤوليات المتعددة والعمل بكفاءة تحت الضغط وفي الظروف المتغيرة
  • إجادة اللغة الإنجليزية ميزة أضافية.
  • المعرفة الممتازة بالكمبيوتر مطلوبة (معالج النصوص وورد- معالج الجداول الإحصائية أكسل – العروض التقديمية باور بوينت)

Job Conditions

  • The salary will be defined according to HI’s existing salary scale
  • Based in Hajjah , with possibility of training and occasional work in Sana’a or other areas as required
  • Start: ASAP
  • 30 day leave/year + benefits (transport allowance, health insurance, life insurance)
  • The working hours are the following: 8:00 to 16:30 (with 30 minutes lunch break) from Sunday to Thursday.

Note that working time can go up to 48 hours per week (according to the Yemen labor law) if it is required by the volume of activities and by the line manager.                                                                

شروط الوظيفة

  • الراتب: سيتم تحديد الراتب وفقًا لسلم الرواتب الحالي الخاص بمنظمة هانديكاب
  • مكان العمل: محافظة حجة، مع إمكانية التدريب والعمل عرضياً في صنعاء أو أي منطقة أخرى حسب الحاجة.
  • مباشرة العمل: في أقرب وقت ممكن
  • الإجازة السنوية: 30 يومًا / سنة + المزايا (بدل مواصلات والتأمين الصحي والتأمين على الحياة)
  • ساعات العمل: يبدأ الدوام من الساعة 8:00 صباحاً حتى الساعة 04:30 مساءً (يتخللها 30 دقيقة استراحة غداء) من الأحد إلى الخميس.

ملاحظة: يمكن زيادة ساعات العمل لتصل إلى 48 ساعة في الأسبوع (وفقًا لقانون العمل اليمني) إذا كان ذلك مطلوبًا بناءً على حجم الأنشطة وحسب توجهات المدير المباشر.

How to Apply

Application Process
Interested candidates may please send their CV with cover letter in English or Arabic, with the reference in the email subject: 

YEME/HR/SUP/2020/LIAISON/ASS/ HAJ+ APPLICANT FULL NAME

  • Deadline for applications is 11:30 pm on Wednesday the 21st Oct 2020
  • Please address all applications to:

recruitment-yemen@yemen.hi.org

  • Please note that only shortlisted candidates will be contacted. 

Handicap International, is committed to diversity and inclusion within its workforce, and encourages qualified female and male candidates, including persons living with disabilities, to apply to become a part of our organization. Please note that only shortlisted candidates will be contacted.

إجراءات التقدم لشغل الوظيفة

يرجى من المرشحين الراغبين في التقدم لشغل الوظيفة إرسال السيرة الذاتية باللغة الإنجليزية أو العربية عبر البريد الإلكتروني أدناه مع ضرورة الإشارة في موضوع الرسالة إلى كود الوظيفة كالتالي:

YEME/HR/2020/SUP/LIAISON/ASS/ HAJ+ الاسم الكامل لمقدم الطلب

الموعد النهائي لتقديم الطلبات: يوم الأربعاء 21 اكتوبر 2020 الساعة 11:30 مساءً.

يرجى إرسال جميع الطلبات إلى البريد الإلكتروني: recruitment-yemen@yemen.hi.org

يرجى ملاحظة أنه سيتم التواصل فقط بقائمة قصيرة من المرشحين.

منظمة هانديكاب الدولية، ملتزمة بتنويع وإدماج النوع الاجتماعي في مواردها البشرية، وتشجع المرشحين المؤهلين من الإناث والذكور، بما في ذلك الأشخاص ذوي الإعاقة، على التقدم للانضمام إلى المنظمة.

  • Employer: Handicap International
  • Category: Development/Non-Profit
  • Location: Hajjah
  • Posted on: 12 October 2020
  • Deadline: 21 October 2020
TOP