Procurement Officer - مسؤول مشتريات

GASSP Logo
Logistics
Posted on 04 Aug, 2022
Closing on 25 Aug, 2022

Job Description

إعلان – مسؤول مشتريات 

الوظيفة المطلوبة: مسؤول مشتريات. 
الشركة: الهيئة العامة للتأمينات والمعاشات – الإدارة العامة للاستثمار.
موقع الوظيفة: الهيئة العامة للتأمينات والمعاشات – الإدارة العامة للاستثمار – أمانة العاصمة.
نوع العقد: دوام كامل.
مدة العقد: عقد محدد الفترة لمدة سنة، قابلة للتمديد.
المسئولية والتبعية الإدارية:
تخضع هذه الوظيفة للإشراف المباشر وتقييم الأداء الوظيفي من قبل مدير عام الاستثمار.

الغرض من الوظيفة:

إدارة وتنسيق كافة الجوانب المتعلقة بالمشتريات الخاصة بقطاع الاستثمار بكفاءة وفاعلية، من خلال التحضير والتخطيط والتنظيم والتنسيق والتواصل مع الموردين والجهات الخارجية، ، وتنظيم عمليات الشراء والتأكد من سلامة إجراءاتها ومدى إلتزامها بالتشريعات المالية والإدارية ذات الصلة، ومتابعة تقييم واختيار الموردين للحصول على أفضل العروض وبأقل تكلفة، وضمان تنفيذ عمليات الشراء وتوفير المواد والمشتريات المطلوبة ذات الجودة والنوعية المطلوبة، وتوريدها في الموعد والمكان المناسبين، وتوثيق كافة العمليات وحفظ وأرشفة كافة الوثائق والمستندات الخاصة بالمشتريات وإعداد التقارير الدورية، والمساهمة في تحقيق أهداف الإدارة بما يتوافق مع الخطط والإستراتيجيات العامة

المهام والمسئوليات:

  • المشاركة في إعداد البرامج التنفيذية لأعمال وأنشطة إدارة المشتريات وضمان الإلتزام بالسياسات والإجراءات المعتمدة لتحقيق أفضل ممارسات وأساليب الشراء.
  • المشاركة في إعداد الموازنة التقديرية للإحتياجات، بالتنسيق مع الإدارات المعنية، ومتابعة إستكمال إجراءات إعداد برامج زمنية لطلب الإحتياجات من مصادر التوريد والتعاقد معها.
  • عمل قائمة موردين معتمدين ومحدثة بالمعلومات حسب السلع والخدمات وتصنيف الأداء بناء على التقييمات الأخيرة بعد التسليم.
  • التأكد من قدرات الموردين على الوفاء بمتطلبات الشراء وتناسب عروض الأسعار، والتحقق من توفر الإحتياجات عن طريق الموردين المعتمدين الذين يتم قيدهم، وتقييمهم وإعتمادهم.
  • القيام بالدراسات والأبحاث للسوق من حيث المواد المطلوب شرائها وتوفرها وأسعارها ونوعيتها لرفع مستوى الأداء والكفاءة والفاعلية في عملية الشراء.
  • إستلام طلبات الشراء من الجهات الطالبة بعد التوجيه بشرائها، ودراساتها وتدقيقها والتأكد من مطابقتها للإجراءات.
  • مخاطبة لجنة المواصفات لإعداد المواصفات والتكلفة التقديرية للمواد المطلوبة.
  • الحصول على عروض الأسعار للمواد المطلوب شرائها وفق المواصفات والنظام المعتمد في حالة الامر المباشر والممارسة.
  • تجهيز كراسة الشروط والمواصفات ومخاطبة الموردين في حالة المناقصات المحدودة، أو الإعلان عن المناقصة في الجريدة الرسمية في حالة المناقصات العامة.
  • استقبال المظاريف المختومة بالشمع الأحمر ومخاطبة لجنة فتح المظاريف للحضور لفتح المظاريف في الموعد المحدد.
  • رفع المظاريف إلى لجنة التحليل لتحليل العطاءات والرفع إلى رئيس لجنة المناقصات بالتوصيات.
  • مخاطبة رئيس لجنة المناقصات بتحديد موعد لإجتماع لجنة المناقصات للإطلاع على تقرير لجنة التحليل.
  • كتابة محضر لجنة المناقصات واستكمال توقيعه.
  • مخاطبة الشركة التي تم إرساء العطاء عليها للحضور لإحضار الضمان المحدد في كراسة الشروط وتوقيع العقد.
  • مخاطبة الشؤون القانونية لصياغة العقد بين الطرفين.
  • التفاوض مع الشركات والموردين فيما يخص جودة المنتج والأسعار والمواصفات وطريقة الدفع ومدتها.
  • تنفيذ عمليات الشراء ومتابعة الموردين إلى ان يتم تسليم المواد إلى المخازن وفقا للشروط والمواصفات.
  • توثيق جميع عمليات الشراء والتعاملات مع الموردين وجدول الأسعار وحفظ وتنظيم الوثائق والمستندات المرتبطة بأعمال الشراء والتخزين والنقل وفقاً للأنظمة واللوائح.
  • إعداد تقارير العمل الدورية والشهرية.
  • القيام بأي مهام اخري يكلف بها من قبل الإدارة العليا.

المؤهلات والخبرات المطلوبة:

  • درجة البكالريوس في المحاسبة / المالية، أو ما يعادلها في تخصص مشابه.
  • خبرة عكلية لا تقل عن 10 سنوات في مجال المشتريات.
  • خبرة عملية ممتازة في استخدام الحاسوب الآلي وتطبيقات مايكروسوفت أوفيس والأنظمة المتعلقة بالعمل.
  • معرفة وخبرة واسعة في تنفيذ إجراءات المشتريات.
  • خبرة عملية في إعداد الموازنات ورقابتها، وإجراء العمليات الحسابية والإحصائية والقدرة على التحليل والتنبوء.
  • خبرة ومعرفة في صياغة العقود والمراسلات التجارية وإبرام الصفقات التجارية.
  • خبرة في إعداد التقارير والعروض التقديمية.
  • إجادة اللغتين العربية والإنجليزية إجادة تامة كتابة ونطقاً.

الكفاءات والمهارات المطلوبة:

  • معرفة ممتازة بقانون المناقصات والمشتريات الحكومية.
  • القدرة على التخطيط والتنظيم والتطوير وتحديد الأولويات.
  • الالمام بكافة السياسات والاجراءات والانظمة المتعلقة بالعمل.
  • القدرة على إعداد البيانات الحسابية والإحصائية وتحليلها.
  • القدرة على تحليل المخاطر وعمل التنبؤات وإعداد التقارير.
  • القدرة على إستخدام الحاسوب والأنظمة المحاسبية.
  • إلمام تام بالجوانب القانونية والتشريعية والمالية والإدارية.
  • الإشراف والمتابعة والتقييم وإدارة الوقت.
  • التواصل والاتصال والعرض والإلقاء.
  • المبادرة في سرعة إتخاذ القرارات التصحيحية ومتابعتها.
  • العمل بروح الفريق وإدارة الموارد بفاعلية والاستباقية والمبادرة.
  • مهارات التركيز على العملاء وإقامة علاقات طيبة مع الآخرين.
  • القدرة على العمل تحت الضغط ومواجهة الصعوبات والمشكلات.
  • التفكير الاستراتيجي والقدرة على قيادة التغيير.
  • القدرة على حل المشاكل ومواجهة التحديات.
  • القدرة على القيادة وإدارة وتوجيه فريق العمل.
  • تمكين الموظفين وتطوير قدراتهم.
  • المهارات التحليلية والإبداعية والتركيز على النتائج.
  • المرونة في العمل في بيئات مختلفة.
  • تحمل المسؤولية ومواجهة تبعات القرارات.

How to Apply

طريقة التقديم على الوظيفة:

للتقديم على الوظيفة يرجى تعبئة نموذج طلب الحصول على الوظيفة من خلال الرابط التالي: 

https://docs.google.com/forms/d/1MeOn936v1isRCII_nPaox66EkcZm_lg8kz1isnkaAmI/edit

أخر موعد للتقديم: يوم الخميس الموافق 25 أغسطس 2022، الساعة السادسة مساءً. 

Important Notes / مقترحات هامة

Following the instructions on How to apply will always increase your chances of getting your application looked at.
إتباع تعليمات التقديم المذكورة في كل إعلان ستزيد من فرصة النظر لسيرتك الذاتية من قبل الجهة المعلنة
If you’re applying by email, make sure you mention the job title in the “Subject” field of your message
تذكر أن تكتب إسم الوظيفة و موقعها في عنوان البريد عندما يكون التقديم عبر الإيميل