شروط المرجعية لوظيفة مديرة إدارة الحالة 

1. البيانات الأساسية    

• الوظيفة:  مديرة إدارة الحالة Case management manager  
• العدد المطلوب:1
• الجنس : انثى 
• نوع العقد  مؤقت
• مدة العقد  : حتى نهاية ديسمبر ٢٠٢٣ م. من تاريخه. قابل للتجديد
• موقع العمل  محافظة لحج ( مديرية القبيطة) - منطقة الراهدة
• نوع النشاط  تقديم الخدمات الارشاد الاسري والخدمات النفسية العلاجية المتخصصة- وتعزيز سبل العيش في المساحات الآمنة للنساء والفتيات.

2. نطاق العمل    

اختصاص الوظيفة    

مديرة إدارة الحالة مسؤول عن الإدارة العامة لنظام الإحالة في المشروع (المشاريع) المحدد. ستضمن أن نظام الإحالة يعمل بسلاسة وفقًا لنظام الإحالة SOP الخاص بالمانح.
مديرة إدارة الحالات مسؤولة عن الاكتشاف والرصد والتتبع وإدارة الحالة والإحالة داخليا الى مقدمي الخدمات لتلقي الخدمات النفسية داخل المركز او احالاها للخدمات الاخرى التي تقدمها المنظمة سواء القانونين او الصحية او سبل العيش او للإحالة الخارجية للمنظمات الاخرى لتقديم خدمات متكاملة وفق احتياج الحالة.
رفع التقارير والاستمارات الإلكترونية المشرف المباشر وادراج ذوي الاختصاص مركزيا عبر المراسلات بالبريد الالكتروني. مديرة ادارة الحالة ستمثل المنظمة مهنيا وإيجابيا لتعزيز وتعزيز القيم والمهمة الأساسية.

المهام والمسؤوليات     

• تقوم بإعداد خطة شهريه وفق الخطه المعتمده لكافة الأنشطة التي سيتم تنفيذها في المركز او مقر العمل  وفق الالية والنماذج المعتمدة من قبل إدارة المشروع.
• يعمل تحت اشراف" مدير الإحالة مركزياِ " وتعمل عن كثب مع والشركاء المحليين ولضمان استجابة جيدة لنشاط الإحالة وخلق قنوات اتصال والحالة.
• هي المسؤولة عن الإدارة الشاملة لنقاط الاتصال للإحالة.
• عند الإحالة الداخلية واستقبالها من اي مكون ضمن المشروع أو فريق النزول الميداني او مسئولي والتوعية المجتمعية تعطى لهم الأولوية، يكون مسؤولاً عن إعطاء الاستجابة للحالات المحالة للمركز خلال (٧٢ ساعة وفق معيار المانح للاستجابة (وكذلك عند للإحالة الخارجية.
• رصد وضمان التطبيق السليم لسياسات الإحالة المتبعة ضمن المشروع وباتباع جميع عمليات الإحالة ونتائجها.
• يستجيب لملاحظات الحالة والشكاوى والتأكد من توفير الخدمات للمستفيدين بطريقة مناسبة.
• يضمن إجراء آلية التحقق والمتابعة من الحالة العادية أثناء وبعد النشاط.
• تحديث قائمة جهات الاتصال وقواعد البيانات من مقدمي الخدمات داخليا وخارجيا.
• حضور الاجتماعات مع الكتل ذو العلاقة (حمايه.... بموجب اعتماد المدير المباشر وغيرها.
• يضمن تطبيق "بروتوكولات سرية البيانات للحالات وعدم مشاركتها" التي تحمي معلومات المريض الطبية والشخصية وفقًا لسياسات الإحالة الخاصة بـالمنظمة.
• أرشفة جميع وثائق الإحالة والاحتفاظ بنسخ مطبوعة.
• يعمل عن كثب مع "ا المسئولين المباشرين" لتحليل قاعدة بيانات الإحالات للدروس التي يمكن تعلمها ويقدم اقتراحات لتحسين نظام الإحالة استناداً إلى المعايير الكمية والنوعية.
• يضمن أن جميع الحالات المحالة تتطابق مع معايير المنظمة للإحالة.
• الإبلاغ عن أي مشكلة في الوقت المناسب بالرجوع المشرف وفق التسلسل الاداري.
• الرفع باستمارات تحويل الخدمات والمساعدات النقدية عبر الرابط. 
• الرفع بالاستمارات الخاصة بادراه الحالة للراصدات للموافقة على تقديم الخدمات واهليه الحالات للحصول على الخدمات عبر الاستمارات الإلكترونية
• كتابة وتطوير قص النجاح وفق الأدلة والنماذج المعتمدة.
• مرافقة الحالات او التأكد من استلام الحوالات والوصول للخدمات ان لزم الامر في حاله الاحالات الخارجية.
• يتم تقدير المساعدات النقدية لتسهيل وصول المستفيدة لبقيه الخدمات سواء عند للإحالة الداخلية او الخارجية..
• الحرص على سرية المعلومات المتعلقة بالحالات التي تقدم لها الخدمات في المساحة الأمنه ومشاركة معلوماتها فقط مع المختصين في مشروع العنف القائم على اساس النوع الاجتماعي من خلال رفع تقرير لقاعدة البيانات.
• مسؤوله عن الاحالات الخارجية بالرجوع للمدير المباشر.
• الالتزام بحضور الاجتماعات الشهرية لمدراء ادارة الحالة.
• الالتزام بالتسلسل الإداري خاصة فيما يخص الاجازات او في المراسلات.
• الالتزام بمدونة سلوك المنظمة والعمل بها.
• إعداد تقارير يومية شهرية وربعية وسنوية عن مستوى الإنجاز يتضمن أبرز القضايا التي تحتاج إلى مناقشة مع إدارة المشروع ومقترحات التطوير، واستخدام الأنظمة الخاصة بالتقارير والمؤشرات والرفع بشكل يومي مع التاكد من المطابقة مع المؤيدات والارشفة الورقية والالكترونية.
• أي توجيهات من قبل المدير المباشر وإدارة المشروع.
• المراسلات تتم عبر البريد الالكتروني.

3. متطلبات الوظيفة    

المؤهلات والخبرات    

• درجة البكالوريوس في علم النفس او علم الاجتماع او اختصاصات ذو علاقة.
• خبرة في الدعم النفسي الاولي والتخصصي.
• خبرة سنتين على الأقل في العمل في هذا المجال.
• خبرة في إدارة الحالات، والإحالات، ورصد الحماية تعتبر رصيدا قويا.
• خبرة في مسارات الإحالة وخارطة تقديم الخدمات على كافة المستويات.
• يفضل خبرة سابقة في العمل مع المنظمات غير الحكومية / المنظمات غير الحكومية الدولية.
• خبرة في الاتصال والتواصل والتشبيك.
• خبرة في العمل الطوعي الانساني.
• خبرة في كتابة التقارير.

المهارات المطلوبة    

• القدرة على العمل ضمن فريق او منفرد بشكل جيد.
• القدرة على ادارة الوقت.
• القدرة على تحمل ضغوط العمل
• القدرة على تحمل المسؤولية 
• القدرة على التعامل مع التكنولوجيا (الكمبيوتر وبرامج الأوفيس وكذا الانترنت)
• الاستجابة السريعة القدرة على جمع معلومات بشكل سريع.
• القدرة على تنظيم العمل والمهارة في المتابعة.
• قيادة ممتازة لمايكروسوفت أوفيس.
• إظهار الدبلوماسية والتواصل الجيد ولديه مهارات جيدة في التعامل مع الآخرين.
• تمتلك مرونة متعددة الثقافات والخبرة.
• مهارات تنظيمية قوية وقدرة جيدة على تقديم اقتراحات استباقية.
• الهدوء، الاستماع بصرامة، وقادر على العمل تحت الضغط والتعامل مع الموقف المجهد.
• القدرة على إدارة الأولويات، واتخاذ المبادرات والعمل دون إشراف مستمر.