تفاصيل الوظيفة

المســمى الـــوظيفي: أخصائي شئون إدارية
المستوى الوظيفـــي: التخصصي والكتابي (التنفيذي)
الدرجة الوظيفية: الخامسة
الـرئيـس المباشــــر: مشرف الموارد البشرية
المســــار الوظيفــــي: إداري

الهدف العام للوظيفة 

1.    يقوم بتنفيذ كافة الإجراءات والأعمال المتعلقة باحتساب الأجور والمرتبات والاستحقاقات المالية لموظفي الشركة عن أعمالهم الرسمية أو الإضافية وكذا ما يرتبط بها من خصميات واستقطاعات ضمن القوانين والتشريعات المنظمة لذلك في الجمهورية اليمنية وحسب نظام إدارة الأجور المعتمد في الشركة.  
2.    تنفيذ إجراءات عمليات الاختيار والتعيين واستكمال اجراءات التوظيف والتعاقد مع العاملين الجدد وتنفيذ برامج التهيئة والاعداد لهم ضمن القواعد والضوابط المنظمة لذلك والمعتمدة في الشركة.
3.    إعداد القرارات والتكليفات بكل ما يتعلق بتعيين ونقل وترقية العاملين وكذا فيما يتعلق بالعقوبات والجزاءات الناتجة عن المشاركة في التحقيقات حول المخالفات المرتكبة من العاملين.
4.    تنظيم عملية حفظ وتوثيق ملفات العاملين وكل ما يتعلق بها من نماذج و مستندات نتيجة علاقتهم بالشركة بطريقة اليه و ورقية في مكان أمن وإدارة البيانات التاريخية ضمن قواعد البيانات الخاصة بالعاملين  من خلال استخدام النظام الألى للموارد البشرية .

أبعاد الوظيفة

عدد الموظفين التابعين اداريا لشاغل الوظيفة
مباشر: 0
غير مباشر: 0

الصلاحيات المالية/الإدارية/الفنية: وفق دليل الاجراءات المالية والإدارية والفنية ولائحة الصلاحيات المنظمة لذلك.

مهام ومسئوليات العمل:

1.    يقوم بتجميع كافة المتغيرات الخاصة بالحضور والانصراف والإجازات والأذون والجزاءات وكل ما يرتبط بدوام العاملين تمهيداً لإدخالها في نظام الأجور والمرتبات بعد إجراء عملية التحليل والمراجعة لها ضمن الضوابط الخاصة والمنظمة لذلك.
2.    يقوم بعمليات احتساب الأجور والمرتبات والاستحقاقات المالية للموظفين في النظام الآلي وفق المدخلات الصحيحة والسليمة ضمن اللوائح والنظم الخاصة بالأجور والمرتبات المعتمدة بالشركة.    
3.    يستخرج كشوفات الأجور والمرتبات والاستحقاقات المالية الخاصة بالموظفين ويجري المراجعة الأولية لتلك الكشوفات ويوقع عليها ويرفعها للرئيس المباشر لإجراء المراجعة التالية.
4.    يعد التقارير الإحصائية المرتبطة بالأجور والمرتبات الشهرية والاستحقاقات المالية الدورية لموظفي الشركة ويرفعها إلى الرئيس المباشر مشفوعة بالمقترحات والحلول للمشاكل.
5.    يتابع كافة الإجراءات اللازمة لصرف الأجور والمرتبات والاستحقاقات المالية للموظفين في مواعيدها المحددة وتحويلها إلى حساباتهم في البنوك.
6.    يعد ويشارك في وضع التقديرات الخاصة بالأجور والمرتبات والاستحقاقات المالية ومصاريف العاملين ضمن الموازنة التقديرية لإدارة الموارد البشرية والشركة عموماً.
7.    يراجع أوامر التكليف الخاصة بالتشغيل الإضافي والمستندات المرفقة بها تمهيداً لإدخالها ضمن النظام الآلي لتجهيز كشوفات الصرف عنها بحسب الضوابط المحددة في ذلك.
8.    يعد كشوفات بالإكراميات الدورية والحوافز والبدلات المعتمدة لموظفي المركز الرئيسي حسب الاستحقاق ويتابع صرفها في المواعيد المحددة.    
9.    يجهز كشوفات ضرائب الدخل واستحقاقات الضمان الاجتماعي ويتابع تجهيزها من قبل الإدارة المالية وسدادها والحصول على نسخ من سندات التوريد.
10.    يراجع ويستوفي عملية صرف السلف والقروض حسب النظم واللوائح المعتمدة في ذلك.    
11.    يقوم بتجهيز كافة الاستحقاقات المالية عن مهام السفر التي يقوم بها موظفي الشركة في مهمات عمل داخلية أو خارجية حسب اللوائح والأنظمة المنظمة لذلك وتحويل المستحقات المالية عنها للصرف.
12.    يشارك في اعداد خطة العمالة المعتمدة ويضع خطة وبرامج تنفيذية حسب الاحتياجات ومواعيدها المحددة من الوحدات التنظيمية الاخرى.
13.    يقوم بتنفيذ سياسات واجراءات اختيار التعيين بحسب دليل اجراءات الموارد البشرية المعتمدة بهدف اختيار أفضل الكوادر لشغل الوظائف المحددة في خطة العمالة المعتمدة.    
14.    يقوم باستخراج وطباعة قرارات التعيين والتسكين للموظفين الجدد بموجب الهيكل التنظيمي والوظيفي والدرجات المالية والوظيفية المعتمدة بالشركة ورفعها لرئيسه للمراجعة.    
15.    يقوم بإعداد برامج التهيئة وعداد العاملين الجدد او العاملين المنقولين من اعمالهم ويتابع اعداد تقارير الاداء عنهم خلال فترة التجربة من رؤسائهم ويعد ملخصات بالنتائج.    
16.    يقوم باستخراج وطباعة كافة القرارات والتعاميم والتكليفات الخاصة بالعاملين ويرفعها للمراجعة لرئيسه ويدخلها ضمن النظام الالي بالخاص بشئون العاملين ويتابع التنفيذ.    
17.    يقوم بطباعة واستخراج كافة الوسائل التعريفية بالعاملين وكذا المذكرات التي تتعلق بغلاقتهم بالشركة وللجهات الخارجية بحسب الضوابط المعتمدة حول ذلك بالشركة.    
18.    يعد التقارير الإحصائية المرتبطة بشئون العاملين واعمالهم ويرفعها إلى الرئيس المباشر مشفوعة بالمقترحات والحلول للمشاكل.
19.    يقوم بالتنسيق مع أخصائي التوظيف لاستلام كافة الوثائق والمستندات الخاصة بالعاملين من خلال المراحل الوظيفية التي يزاولها منذ التعيين وحتى التقاعد أو إنهاء الخدمة أو الوفاة لا قدر الله، والقيام بحفظها وتوثيقها في قواعد بيانات الية ويدوية امنة ومنظمة ومحدثة باستمرار.
20.    يشارك في إعداد خطة وموازنة نشاط التأمينات والرعاية الصحية ويناقشها مع رؤسائه تمهيداً لاعتمادها ضمن الخطة الاستراتيجية والتشغيلية لإدارة الموارد البشرية.    
21.    يقوم بتنفيذ اجراءات التأمينات وبأنواعها (الضمان الاجتماعي- الحياة-الصحي- تامين حماية الأصول والممتلكات الخاصة بالشركة ضد التلف والحريق والسرقة – إصابات العمل والحوادث الشخصية.... وغيرها من أنواع التأمينات الواجب توافرها حسب السياسة المعتمدة بالشركة).    
22.    يشارك بتنفيذ إجراءات التأمين الصحي لكافة موظفي الشركة بما يوفر أعلى معايير الرعاية الصحية للموظفين وذويهم في اليمن وخارجه حسب السياسة المعتمدة من الإدارة العليا.    
23.    يقوم بإعداد استمارات التأمينات الاجتماعية للمؤسسة العامة للتأمينات العامة ومتابعة سداد الاستقطاعات الخاصة بالعاملين شهرياً.    
24.    ويساهم بإنجاز كافة المعاملات المرتبطة بتأمينات الشيخوخة والتقاعد لدى المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية ويتابع انجازها حتى الانتهاء من تنفيذها.    
25.    يساهم في انجاز وتوفير الرعاية الطبية لرئيس ونائب واعضاء مجلس الادارة حسب الضوابط المحددة لذلك.    
26.    يقوم بمتابعة إصدار البطائق الصحية الخاصة بالعاملين الرسميين والمتعاقدين بعد استيفاء كافة الوثائق والاوليات المطلوبة لذلك.    
27.    ينفذ اجراءات الرقابة الإدارية وما يرتبط بدوام العاملين بالشركة بالمكرز الرئيسي والفروع ومراكز الخدمات    
28.    يدخل ويثبت بيانات متغيرات ضبط ورقابة دوام العاملين بالشركة وفق مستندات والضوابط واللوائح المنظمة لذلك وموافقة الرؤساء المباشرين.    
29.    يساهم في تنفيذ عمليات النزول لمقرات أعمال العاملين ويتابع ويراجع عملية ضبط الدوام من خلال تقارير أنظمة البصمة.    
30.    يقوم على توجيه الرسائل القصيرة للموظفين بالتعاميم والقرارات والتكليفات المرتبطة بالدوام.    
31.    ويساهم في متابعة الدوام بالفروع المتواجدة بالمحافظات من خلال الأنشطة الآلية المجهزة لذلك وكذلك من خلال الواصل مع رؤساء الوحدات التنظيمية بالفروع.    
32.    يعد ويراجع التقارير الدورية والخاصة باستحقاق العاملين عن ساعات العمل الإضافية التي يؤديها من قبلهم ليتم التحاسب والصرف عنها مالياً من قبل الأنشطة الأخرى في إدارة الموارد البشرية.    
33.    يقوم بما يسند إليه من أعمال وفي حدود اختصاصه ولصالح العمل.    

المؤهلات والخبرة

الحد الادنى من المؤهلات: 

بكالوريوس أو ماجستير في أي من العلوم الإنسانية ويفضل محاسبة أو إدارة أعمال.

الخبـــــــــــــــــرات:    

بكالوريوس خبرة 3 سنوات في ذات المجال    

ماجستير خبرة 0 سنوات في ذات المجال