Human Resources Clerk - موظف موارد بشرية This job has ended. You cannot apply anymore.

MSF Logo
Human Resources
Posted on 01 Aug, 2022
Closing on 08 Aug, 2022

Job Description

Position HUMAN RESOURCES CLERK – الوظيفة موظف موارد بشرية

Médecins Sans Frontières (MSF) is an International, independently funded, non-profit, humanitarian medical organization that offers assistance to populations in distress, to victims of natural and manmade disasters and to victims of armed conflict without discrimination and irrespective of race, religion, creed or political affiliation. MSFH is pleased to announce the following position in Sanaa: 

منظمة أطباء بلا حدود (MSF) هي منظمة طبية إنسانية دولية تمويلها بشكل مستقل ولا تهدف للربح وتقدم المساعدة إلى السكان الذين يعيشون في محنة وضحايا الكوارث الطبيعية والتي من صنع الإنسان وضحايا النزاعات المسلحة دون تمييز وبغض النظر عن العرق أو الدين، العقيدة أو الانتماء السياسي. ويسر منظمة أطباء بلا حدود الهولندية ان تعلن الوظيفة التالية صنعاء: 

Identification

  • Title: HUMAN RESOURCES CLERK
  • Generic Function: HR Clerk
  • Report to (hierarical ):  HR Assistant
  • Report to (function): HR Assistants 
  • Job Family : Finance and Human Resources
  • Level:   4
  • Location: Sana’a
  • Code: AT04300-A 

Main purpose

Execute administrative tasks and do follow up of project accountancy, according to administration manager’s indications and MSF procedures, in order to ensure legal compliance and keep a strict control over monetary resources.

Accountabilities

ADMIN/HR Team Support    

  • Ensuring the administrative rules are adhered by the project staff, in close collaboration with the Admin Supervisor,
  • Ensure that all travels from field – project are organised and communicated with the coordination.
  • Assist department heads and supervisor in the drafting of their annual holiday plan and follows up the balance of outstanding leaves in the project and anticipates when necessary.
  • Make the administrative follow-up of staff sick leave, annual leaves and other and ensure all documentation is completed timely and according to the procedures.

Recruitment and introduction

Support the project in recruiting people:

  • Collect applications and make practical arrangements for the interview/test.
  • Assist in translation when needed.
  • Ensure that all new employees are sufficiently briefed by all departments and make general admin briefing on HR policies for all new employees.

Contract Management & Payroll

  • Ensure that all staff administrative files are completed, updated and kept according to procedures; guarantee their proper filing and confidentiality of the employees’ personal data.
  • Ensure registration/cancellation of employees into the pension scheme. 
  • Follow up of the clearance procedures of end of contract employees.
  • Distribute and explain pay slips when questions arise in the field.
  • Preparation of daily workers payments according to the seconded staff regulations.

Other

  • Expat compound management, room allocations and making sure the accommodation is well maintained in terms of kitchen arrangements, cleaning and linen arrangements.
  • Assisting in translation of memos, staff questions, official meetings etc.
  • Supervision of domestic cooks and cleaners
  • Liaises with Project HR/Admin to ensure all employees have valid MSF ID cards.
  • Keep information updated on NS Training, record trainings done in order to be able to provide accurate information at any time.
  • Make sure all admin documents are easily available in sufficient quantities to facilitate admin procedures (leave forms, employee file forms, …)
  • Facilitate payment for routine office expenses for daily operations
  • Assist the HR department in any other files as per the needs.

MSF Section/Context Specific Accountabilities

Finance 

  • Barcoding Sana’a and Aden invoice after hardposting the Unifeld entries ( MSF System) 
  • Scan and archive softcopy of Sana’a and Aden Bookkeppeeing and archive all projects Bookkeppeeing hardcopy on monthly basis.
  • Labeling all Finance files and archive in the room systemeticly. 
  • Organize the Archiving room. 
  • Follow up on project Bookkeppeeing sending dateline and report to Coordination Accountant if there is any delay from project to send the hardcopy of their Bookkeppeeing.
  • Submit cheques or any other financial document to the external authority and ensure receiption.
  • Cover Finance Assistant daily tasks in absence.

HR

  • Ensure proper filing for Social security forms, Payments, legal documents, correcspondance ..ect
  • Do scanning for the documents needs to be destroyed and any other scan requested by the supervisors.
  • Dispose the documents that are no longer needed which reach their legal date as per the guidline after having them scanned.
  • Regular follow up on HR archive room and ensure keep it well organized, and report any damage or need to the HR archive room.
  • Submit and get documents from/to Social security 
  • Keep the files well organized and labeled.
  • Assit in employee file management 

Tech/Supply

  • Labelling supply and tech archives 
  • Arranging archives per their needs and 
  • Make archives avaiable when needed by departements 
  • Have regular communicarion with departments to improve archiving system 

General:

  • Assit in Stationary management 
  • Udpated datae on shared point 
  • Staff are not allowed to chew QAT during working hours.
  • Under no circumstances are firearms/weapons allowed in MSF vehicles or on MSF premises.
  • The above-mentioned activities and responsibilities are not exhaustive, and staff may be assigned additional responsibilities or tasks as required.

Requirements
    
Education    

  • Diploma/Degree in personnel administration or related field

Experience    

  • Essential previous working experience of at least two years in relevant jobs. 
  • Desirable experience in MSF or other NGOs in developing countries

Languages        

  • Arabic and English essential

Knowledge

  • Essential computer literacy (word, excel, internet)

Competencies    

  • Results
  • Teamwork
  • Flexibility
  • Commitment
  • Stress Management 

محددات الوظيفة : 

  • المسمى الوظيفي : موظف موارد بشرية        
  • الوظيفة العامة :   موظف موارد بشرية        
  • الاشراف هرميا:  مساعد الموارد البشرية              
  • الاشراف وظيفيا:  مساعد الموارد البشرية         
  • التخصص :   الموارد البشرية والمالية               
  • المستوى :     4        
  • الموقع :  صنعاء        
  • الرمز:  AT04300-A        

المهام الرئيسية : 

تنفيذ المهام الإدارية ومتابعة  الجانب المحاسبي المشروع ، وفقًا لإرشادات مدير الإدارة وإجراءات منظمة أطباء بلا حدود ، من أجل ضمان الامتثال القانوني والحفاظ على رقابة صارمة على الموارد المالية..

المسؤوليات : 

دعم فريق الشؤون الادارية / الموارد البشرية

  • التأكد من التزام موظفي المشروع بالقواعد الإدارية، بالتعاون الوثيق مع المشرف الإداري،
  • التأكد من أن جميع الرحلات من الميدان والمشروع – تسير بشكل منظم والتواصل مع جانب التنسيق.  
  • مساعدة رؤساء الإدارات والمشرفين في صياغة خطة عطلتهم السنوية، ومتابعة رصيد الإجازات المعلقة في المشروع، والتوقع عند الضرورة.
  • إجراء المتابعة الإدارية للإجازات المرضية للموظفين والإجازات السنوية وغيرها والتأكد من استكمال جميع الوثائق في الوقت المناسب ووفقًا للإجراءات.

التوظيف والتقديم
دعم المشروع في استقطاب الكوادر:

  •   جمع طلبات التوظيف واتخاذ الترتيبات العملية للمقابلة / الاختبار.
  •   المساعدة في الترجمة عند الحاجة.
  • لتأكد من أن جميع الموظفين الجدد يتم اطلاعهم عن المهام والمسؤوليات بشكل كافٍ من قبل جميع الإدارات وتقديم إحاطة إدارية عامة عن سياسات الموارد البشرية لجميع الموظفين الجدد.

إدارة العقود والرواتب

  • لتأكد من استكمال جميع الملفات الإدارية للموظفين وتحديثها وحفظها وفقًا للإجراءات. ضمان حفظها بشكل صحيح وسرية البيانات الشخصية للموظفين. 
  • متابعة إجراءات التخليص الجمركي للموظفين في نهاية العقد. 
  • توزيع قسائم الرواتب واشرحها عند ظهور أسئلة في الميدان.    
  • إعداد مدفوعات العمال المياومين حسب لائحة الموظفين المعارين.

أخرى: 

  • إدارة مجمع الوافدين وتخصيص الغرف والتأكد من صيانة أماكن الإقامة بشكل جيد من حيث ترتيبات المطبخ والتنظيف وترتيبات التبطين. 
  • المساعدة في ترجمة المذكرات وأسئلة الموظفين والاجتماعات الرسمية وما إلى ذلك.
  • الإشراف على الطهاة وعمال النظافة المنزليين.
  •  التنسيق مع الموارد البشرية والإدارية للتأكد من أن جميع الموظفين لديهم بطاقات هوية صالحة لمنظمة أطباء بلا حدود.
  • حافظ على تحديث المعلومات الخاصة بتدريب NS ، وسجل التدريبات التي تم إجراؤها حتى تتمكن من تقديم معلومات دقيقة في أي وقت.
  • تأكد من أن جميع مستندات الشؤون الادارية متاحة بسهولة بكميات كافية لتسهيل إجراءات المسؤول (نماذج الإجازات، نماذج ملفات الموظف، ...) 
  • تسهيل دفع مصاريف المكتب الروتينية للعمليات اليومية.
  • مساعدة قسم الموارد البشرية في أي ملفات أخرى حسب الاحتياجات.

تحديد المسؤوليات/ قسم أطباء بلا حدود

الشؤون المالية: 

  • تشفير فواتير صنعاء وعدن بالباركود بعد نشر قيود يونيفيلد ( نظام أطباء بلا حدود)
  • التصوير الضوئي و ارشفة نسخة الكترونية من مسك الدفاتر في صنعاء وعدن و  ارشفة جميع  وثائق مسك الدفا تر الخاصة بالمشاريع علي اساس شهري
  • وضع اشارات علي جميع الملفات المالية و ارشفتها في الغرفة بشكل منظم 
  • تنظيم غرفة الأرشيف.
  • متابعة مسك الدفاتر للمشروع و ارسال جدول البيانات و ابلاغ محاسب المنسقية في حال وجود أي تأخير من المشروع لإرسال النسخة المطبوعة من لمسك الدفاتر.
  • ارسال الشيكات او مستند مالي اخر الى الجهة الخارجية والتأكد من استلامه
  • تغطية المهام اليومية لمساعد الشؤون المالية في حال غيابه.

الموارد البشرية:

  • التأكد من الحفظ السليم لنماذج التأمين الاجتماعي و المدفوعات والمستندات القانونية والمراسلات ..الخ
  • القيم بالمسح الضوئي للوثائق التي تحتاج  إلى إتلاف وأي مسح  ضوئي آخر يطلبه المشرفون.
  • التخلص من المستندات التي لم تعد مطلوبة وفقًا للإرشادات بعد مسحها ضوئيًا.
  • المتابعة المنتظمة لغرفة أرشيف الموارد البشرية والتأكد من أنها منظمة بشكل جيد، والإبلاغ عن أي ضرر أو احتياج لغرفة أرشيف الموارد البشرية.
  • تقديم والحصول على المستندات من/ الي الضمان الاجتماعي
  • المحافظة على الملفات بشكل منظم و وضع العلامة الخاص بها
  • تقديم المساعدة في إدارة ملفات الموظفين

الشؤون الفنية / الامداد:

  • وضع العلامات علي ارشيف التوريد والارشيف الفني
  • ترتيب المواد المؤرشفة حسب الحاجة لها
  • توفير المواد المؤرشفة عند الحاجة اليها من قبل الاقسام 
  • التواصل المنتظم مع الاقسام لتحسين نظام الارشفة

عـــــــــــام: 

  • المساعدة في ادارة المواد القرطاسية 
  • تحديث البيانات في المكان المشارك 
  • لا يسمح لطاقم العمل تناول القات أثناء ساعات العمل 
  • لا يسمح تحت أي ظرف بحمل أو حيازة السلاح على مركبات أطباء بلا حدود أو مرافقها.
  • الأنشطة والمسؤوليات المذكورة أعلاه ليست شاملة، وقد يتم تكليف الموظفين بمسؤوليات أو مهام إضافية حسب الطلب.

المتطلبات : 

 التعليم: 

  •  شهادة دبلوم / درجة في إدارة شؤون الموظفين أو مجال ذي صلة.      

الخبرة : 

  •  خبرة عملية سابقة أساسية لا تقل عن سنتين في الوظائف ذات الصلة.
  •  خبرة مرغوبة في منظمة أطباء بلا حدود أو غيرها من المنظمات غير الحكومية في البلدان النامية.    

اللغة : 

  • اللغة العربية والإنجليزية ضروري.    

 المعرفة :   

  • معرفة بالكمبيوتر ضرورية (ورد – اكسل – انترنت)

الكفاءة :

  • تحقيق النتائج.
  • العمل بروح الفريق الواحد.
  • المرونة.
  • الالتزام.
  • تحمل ضغوط العمل 

How to Apply

How to apply has been removed becuase this job has ended. If this is a special case, please contact us and we will help.

Important Notes / مقترحات هامة

Following the instructions on How to apply will always increase your chances of getting your application looked at.
إتباع تعليمات التقديم المذكورة في كل إعلان ستزيد من فرصة النظر لسيرتك الذاتية من قبل الجهة المعلنة
If you’re applying by email, make sure you mention the job title in the “Subject” field of your message
تذكر أن تكتب إسم الوظيفة و موقعها في عنوان البريد عندما يكون التقديم عبر الإيميل