Ended Liaison Officer

The Job

Name:  LIAISON OFFICER
Report to:  Deputy Head of Mission
Report to functional:  Admin Transit (HR movement officer)
Area:  Operations
Location:  Aden Base
Level:  5    

Main purpose:
Provide support with networking and communication with authorities in the Capital; provide support with any administrative work in obtaining any relevant permits (i.e. work, travel, etc.); provide support in maintaining contact with networks and security actors/officials; ensuring proper MSF procedures according to local and national laws, in order to ensure the smooth running of MSF activities.

Accountabilities:
•    Ensure that all MSF staff has applied and obtained on time any visa, stay, travel or working permits in the mission country according to needs.
•    Keep information on legal, administrative procedures and keep Deputy Head of Mission informed of specific situations or changes to official procedures.
•    Know all the procedures that MSF needs to follow in order to import goods from any country and assist the mission in following these procedures, in cooperation with logistic department of the mission.
•    Follow up clearances of MSF cargos and informs about any possible planned or extraordinary needs, in cooperation with the logistic department of the mission.
•    Arrange for the airport pick up, drop off and associated process for expats and visiting staff
•    Keeps update of the tracking sheet of visas and provides regular update for the Admin Transit in Sana’a (HR Movement Officer).
•    Establish and maintain professional contacts with relevant authorities, depending on the context and the needs of the mission.
•    On request, arrange meetings related to administrative issues for the Deputy Head of Mission, as well as attending them. Take minutes of the meetings attended for documentation of outcomes and agreements.
•    Keep all documentation and files updated, properly filed and easily accessible for the internal users.
•    Translate documents and act as an interpreter when needed.
•    Ensure that Deputy Head of Mission are informed promptly about ongoing processes, specific situations (eg, delays) or changes in the procedures or process of visas, working permits, etc.
•    Reflect and communicate MSF principles, values and activities internally and externally in a positive way with authorities and any local interlocutors, when appropriate.
•    Upon request, assist other projects or departments in drafting guidelines on the procedures that MSF must follow in Yemen, in order to improve the understanding of all the procedures that MSF needs to follow in order to facilitate its work.
•    Staff are not allowed to chew QAT during working hours.
•    Under no circumstances are firearms/weapons allowed in MSF vehicles or on MSF premises.
•    The above-mentioned activities and responsibilities are not exhaustive, and staff may be assigned additional responsibilities or tasks as required.

Requirements    
Education    
•    Secondary education essential.
•     Administration or communication 
•    Related studies desirable.
Experience    
•    Essential: Minimum 1-year previous experience in related relevant positions (MSF or other NGO).
Languages        
•    English and Arabic essential.
Competencies    
•    Computer skills (internet, excel and word essential)
•    Ability and willingness to travel throughout the governorate to all districts
•    Flexibility and good security  understanding
•    Working experience with authorities and community members
•    Good knowledge of the area including the population’s living conditions, traditions and beliefs
•    Good communication skills and behaviour vis-à-vis the local community
•    Diplomatic skills

 الإسم :  مسئول العلاقات العامة
المسؤول المباشر:     نائب رئيس البعثة        
وظيفيا :    مسئول تحركات الموارد البشرية        
التخصص :     العمليات         
 الموقع :  عدن      
المستوى :     5        

المهام الرئيسية:

تقديم الدعم من خلال علاقات تواصل واتصال مع السلطات في العاصمة، تقديم الدعم للأنشطة الادارية الخارجية في استخراج اي تصاريح (مثل: تصاريح العمل، السفر)، البقاء على تواصل مع الجهات الفاعلة والسلطات الحكومية، والتأكد من التزام منظمة أطباء بلا حدود بالإجراءات والقوانين المحلية بما يضمن سير انشطة المنظمة بصورة سلسة.

المسؤوليات :

•    بمعية منسق الموارد البشرية، التأكد من التقديم والحصول على التأشيرات (الفيز)، لطاقم أطباء بلا حدود، وكذلك التصاريح مثل الإقامة وتصاريح السفر في اليمن، حسب الحاجة 
•    الاحتفاظ بالمعلومات القانونية والإدارية حسب الإجراءات، واعلام نائب رئيس البعثة بأي حالات خاصة أو اي تغييرات في الاجراءات الرسمية.
•    المعرفة بكل الاجراءات التي يجب على اطباء بلا حدود اتباعها لاستيراد البضائع من أي دولة ومساعدة البعثة في اتباعها، بالتنسيق مع قسم اللوجستيك في البعثة.
•    متابعة اجراءات التخليص لشحنات أطباء بلا حدود والاعلام عن أي احتياجات محتملة سواء مخططة أو استثنائية، بالتنسيق مع قسم اللوجستيك في البعثة. 
•    الترتيب لاستقبال وتوديع المسافرين الأجانب والموظفين المحليين في المطار.
•    تحديث مستند متابعة التأشيرات (الفيز)، وموافت مسئول تحركات الموارد البشرية في صنعاء بالتحديثات بشكل منتظم.
•    انشاء علاقات مهنية والمحافظة عليها مع السلطات ذات العلاقة، وذلك اعتماداً على الوضع الحالي واحتياجات البعثة.
•    عند الطلب، تنظيم اجتماعات متعلقة بالمسائل الإدارية، لنائب رئيس البعثة وحضورها مع كتابة تفاصيل الاجتماع بغرض توثيق المخرجات والاتفاقات.
•    الابقاء على الوثائق والملفات محدثة و مؤرشفة بشكل سليم و يسهل الوصول اليها للاستخدام الداخلي.
•    ترجمة الوثائق والقيام بمهام المترجم الفوري في حال الحاجة لذلك.
•    التأكد من اعلام نائب رئيس البعثة على الفور عن المعاملات الجارية والاوضاع الاستثنائية (مثل التأخيرات) او التغيير في الاجراءات أو المعاملات المتعلقة بالتأشيرات (الفيز) وتصاريح العمل الخ.
•    أن يعكس وينشر مبادئ وقيم أطباء بلا حدود داخل البعثة وخارجها بشكل ايجابي وذلك من خلال التعامل مع السلطات، والهيئات المحلية، عندما يكون ذلك مناسبا 
•    عند الطلب، مساعدة المشاريع الاخرى والاقسام في كتابة الارشادات والاجراءات الخاصة بأطباء بلا حدود والتي يجب اتباعها في اليمن  وذلك لتحسين الفهم لجميع اجراءات اطباء بلا حدود، واتباعها  لتسهيل العمل. 
•    لا يسمح للموظفين بتناول القات أثناء ساعات العمل.
•    يمنع منعا باتا ادخال السلاح في المركبات الخاصة بمنظمة أطباء بلا حدود او مرافقها.الانشطة و المسؤوليات المذكورة أعلاه ليست شاملة، و قد يكلف الموظف بمهام اخرى إن لزم الأمر.

المتطلبات والمؤهلات : 
المؤهل العلمي:
الخبرة:
•    مطلوب شهادة ثانوية ويفضل وجود شهادات ادارة او ذات علاقة بالعلاقات العامة.
•    مطلوب خبرة لا تقل عن عام متصلة بالوظيفة لدى منظمة اطباء بلا حدود او اي منظمة غير حكومية اخرى.   

اللغة : 
•    مطلوب اللغة العربية و الانجليزية. 

المعرفة
•    امتلاك مهارات الحاسوب (اكسل وورد اساسيتين)
•    القدرة والرغبة في السفر الى المحافظات والمديريات.
•    المرونة والفهم الجيد للوضع الأمني. 

القدرات
•    الخبرة في العمل مع السلطات، والهيئات المجتمعية.
•    المعرفة الجيدة للمناطق والسكان المحليين وظروفهم المعيشية.
•    التقاليد والمعتقدات.
•    مهارات التواصل الجيدة والتعامل الجيد مع المجتمع وجهاً لوجه.
•    امتلاك مهارات دبلوماسية. 

How to Apply

Please mention the Title of the Position in the title of the email.

All applicants should submit an application letter (explaining relevant experience and motivation), CV, Copies of relevant Degrees, recommendation letters, Copy of Yemeni National ID Card, …, by Email to ; yemen@oca.msf.org

Please write the name of the position in the email title 

Closing date: February 18 2019, at 12:00pm.

Note:

  • ONLY shortlisted candidates will be contacted and dates for exams/tests and interviews will be communicated with them after the closing date.
  • NO transportation and NO per diems will be provided during recruitment procedure.

 Applicants who will not submit an identity card will not be selected for the test

  • Employer: MSF
  • Category: Accounting/Finance
  • Location: Aden
  • Posted on: 6 February 2019
  • Deadline: 18 February 2019

TOP