Ended Finance Assistant

The Job

Code:AS011
Name:  Finance Assistant 
Report to: Deputy HOM 
Report to functional:  Finance Manager 
Area: Finance  
Location:  Aden with a visit to Sana’a, when requested
Level: 6

  • This position will  be under service agreement (not MSF staff) for only three month with possible extension
  • This temporary position will be for 50% work, 8am to 1pm, 5 days in a week

Main purpose
Execute administrative and finance related tasks and follow up of Aden office / projects accountancy to support the Finance Manager following MSF standard and procedures, in order to ensure legal compliance and keep a strict control over monetary resources to achieve project objectives.

Accountabilities:
•    Maintain and update cashbook movements for each petty cash box, record all IN and Out, transactions ensure that cashbox balances always reflect the actual amount of money kept in the cashboxes and, investigate any discrepancy.
•    Ensure strict compliance with cash control procedures for each cash box / currency (daily cash control, weekly cash inventory, reconciliation with BKK together with the Finance manager, to ensure reliable and updated financial information. 
•    Monitor cash advances by ensuring that MSF rules and protocols are followed and the amounts advanced will be duly refunded. 
•    Keep track of bills/vouchers and other running costs and analyze the related information (costs, service contracts ...) to give reliable information about the coordination functioning
•    Ensure all receipts meet MSF requirements (deadlines, information, signatures ...). 
•    Ensure a monthly accounts report in accordance with MSF procedures, checking individual entries and preparing the necessary administrative documents (originals) as a basis for justification and explanation of payments and receipts made.
•    Check the quality of the receipts for check/Bank payments and to enter it in UF
•    Prepares weekly cash counts on Thursdays and ensures that the counts are done by the line-manager.
•    Inform supervisors of any issues / problems that may arise in their job performance. 
•    Prepare the payment of taxes and social security within legal datelines. 
•    Implement cash management and cash request procedures for the petty cash in both currency YER and USD in order to ensure security and optimize (minimum) availability of cash. 
•    Process the payment to suppliers and keep strict on all documentation involved, informing the Finance manager of any sort of disparity.
•    Supervise the entering of accounting data in the accounting software UF, with the support from the Finance manager.
•    Create and edit supply invoice in UF financial system  
•    Carry out all accounting tasks and activities in order to ensure strict control of all expenditures and the reliability of statements and documentation
•    Follow the Financial coordinator instructions with the Finance manager, supervise that the financial policies and Authorization table are followed in the coordination office in order to ensure the implementation of MSF Financial procedures.
•    Update contracts follow up sheet for coordination office and projects and submit it to Finance coordinator and Finance manager in a monthly basis. Organize all contracts according to the projects in the contracts box file.
•    Follow up all expiring Contracts / leases agreements in Coordination office and projects and inform formally the financial coordinator with the financial manager in time to ensure renewal or find a replacement before completion the notice period.
•    Manage lunch Food pot for expats and national staff on a daily basis after receiving the list of names from the Human Resources department and then enter them at the end of the month, update and send UF import file to Finance manage to settle it into expats subaccounts.
•    Support the Finance manager to draw up the leave plan in order to organize employee’s vacations in the Finance Department coordination office.
•    The above-mentioned activities and responsibilities are not exhaustive, and staff may be assigned additional responsibilities or tasks as required
•    Staff are not allowed to chew QAT during working hours.
•    Under no circumstances are firearms/weapons allowed in MSF vehicles or on MSF premises.

Requirements
•    Education :         Desirable, certificate or diploma in Finance.
•    Experience :        Minimum 1 year experience in a similar position  
•    Languages        Essential: Arabic and English
•    Knowledge :    Essential computer literacy (word, excel, internet)

Competencies
•    Results- and solution oriented, teamwork, flexibility, commitment, service
•    Ability to organize/prioritize workload independently, using initiative where appropriate.
•    Flexibility and good security understanding
•    Ability and willingness to travel throughout the governorate to all districts
•    Good communication skills essential – ability to communicate with staff, authorities, suppliers and find diplomatic solutions while respecting MSF standards
•    Patience

 الرمز : AS011

مساعد مالي

إسم الوظيفة:

نائب رئيس البعثة

المسئول المباشر

المدير المالي

المسئول وظيفياً

الشؤون المالية

التخصص:

عــــــــدن

الموقع:

6

المستوئ

المهام الرئيسية  
تنفيذ المهام الإدارية والمالية ذات الصلة ومتابعة حسابات مكتب عــدن/ المشاريع لدعم مدير الشؤون المالية لمتابعة معايير وإجراءات المالية لمنظمة أطباء بلا حدود ، من أجل ضمان الامتثال القانوني والحفاظ على رقابة صارمة على الموارد النقدية لتحقيق أهداف البعثة.

المسؤوليات :
•    حفظ وتجديد حركة العمليات الحسابية لكل صندوق نقد حسابي ثانوي، وتسجيل المعاملات الداخلة والخارجة، ضمان موازنة ما في الصندوق مع المبلغ الفعلي المحفوظ في الصناديق والتحقق من وجود أي تناقضات.
•    ضمان التزام صارم للتحكم بإجراءات النقد لكل صندوق \ عملة (السحب النقدي اليومي و الجرد النقدي الاسبوعي) و تسوية مع المدير المالي لتأمين معلومات مالية حديثة و موثوقة. 

•    مراقبة السلف النقدية والتأكيد على اتباع قواعد وبروتوكولات منظمة "اطباء بلا حدود" فيما يخص باسترداد المبالغ التشغيلية  على النحو الواجب.
•    متا¬بعة الفواتير / القسائم وتكاليف التشغيل الأخرى وتحليل المعلومات ذات الصلة (التكاليف ، عقود الخدمة ...) لإعطاء معلومات موثوقة حول عمل مكتب التنسيق.
•    التأكد من ان الايصالات تتطابق مع متطلبات المنظمة " المواعيد, المعلومات, التواقيع ... )
•    التأكد من مطابقة تقارير الحسابات الشهرية لإجراءات المنظمة , فحص المدخلات الفردية و إعداد الوثائق الإدارية الضرورية ( الأصول)  كقاعدة لتسوية و شرح الدفع و الإيصالات  المنجزة.
•    مراجعة جودة الإيصالات لتتحقق من مدفوعات البنك و أداخلها في النظام الحسابي UF
•    تجهيز العد النقدي الاسبوعي كل يوم خميس والتأكد من قيام المدير المسئول بالعد.
•    إبلاغ المشرفين بأي مشاكل\مسائل قد تطرأ عند ادائهم لعملهم.
•    إعداد سداد الضرائب والضمان الاجتماعي في حدود البيانات القانونية.
•    تنفيذ إدارة النقد وإجراءات الطلب النقدي للمصروفات النثرية في كل من عملتي الريال اليمني والدولار من أجل ضمان الأمان وتحسين (الحد الأدنى) من النقد.
•    معالجة الدفع للموردين والالتزام الصارم بجميع الوثائق المعنية، وإبلاغ مدير الشؤون المالية بأي نوع من التباين.
•    الإشراف على إدخال بيانات المحاسبة في برنامج المحاسبة UF ، بدعم من مدير الشؤون المالية.
•    إنشاء وتحرير فاتورة المورد في النظام المالي UF
•    تنفيذ جميع المهام والأنشطة الحسابية من اجل ضمان رقابة صارمة على جميع النفقات وتوثيق البيانات والوثائق.
•    اتبع تعليمات المنسق المالي مع مدير الشؤون المالية، والإشراف على اتباع السياسات المالية وجدول التفويض في مكتب التنسيق لضمان تنفيذ الإجراءات المالية لمنظمة أطباء بلا حدود.
•    تحديث جدول متابعة العقود لمكتب التنسيق والمشاريع وتقديمه إلى منسق الشؤون المالية ومدير الشؤون المالية شهرياً وتنظيمه وفقاً للمشاريع في ملف العقود.
•    متابعة جميع العقود التأجير المنتهية في مكتب التنسيق والمشاريع وإبلاغ المنسق المالي مع المدير المالي في الوقت المناسب لضمان التجديد أو العثور على بديل قبل الانتهاء من فترة الإشعار.
•    إدارة صندوق الغداء للموظفين الوافدين والوطنيين بشكل يومي بعد تلقي قائمة الأسماء من قسم الموارد البشرية ثم تقييدها في نهاية الشهر مع تحديث الملف الخاص ب النظام الحسابي لتسوية حسابات الوافدين.
•    مساعدة المدير المالي لرسم خطة الإجازة من اجل تنظيم الاجازات الموظفين في قسم الشؤون المالية مكتب التنسيق.
•    المسؤوليات والمهام المذكورة غير حصرية وقد تعين مهام ومسؤوليات إضافية من قبل الطاقم اذا لزم الأمر.
•    يمنع على طاقم العمل مضغ القات خلال ساعات العمل.
•    يمنع تحت اي ظرف من الظروف حمل الاسلحة النارية في مركبات او مباني منظمة اطباء بلا حدود.

المتطلبات والمؤهلات :
•    المستوى العلمي: شهادة جامعية او دبلوم الإدارة المالية او اي تعليم مماثل.
•    الخبرات : خبرة لا تقل عن سنه كمساعد موارد بشرية او مساعد إداري او مساعد مالي او اي وظائف شبيهه.
•    اللغة: العربية / الإنجليزية
•    المهارات: استخدام الكمبيوتر (ورد- إكسيل- إنترنت) 

الكفاءات
•    ان يكون قادرا على تقديم النتائج والحلول، العمل كفريق، المرونة، الالتزام.
•    القدرة على التنظيم \ ترتيب اولويات العمل عن طريق المبادرة.
•    المرونة والاستيعاب الأمني
•    القدرة على السفر الى جميع المحافظات 
•    مهارات التواصل الجيدة – القدرة على التواصل مع طاقم العمل، السلطات، الموردين ووجود حلول دبلوماسية مع احترام مبادئ طباء بلا حدود.
•    يتحلى بالصبر

How to Apply

Please mention the Title of the Position in the title of the email.

All applicants should submit an application letter (explaining relevant experience and motivation), CV, Copies of relevant Degrees, recommendation letters, Copy of Yemeni National ID Card, …, by Email to ;

yemen@oca.msf.org

Closing date: February 13 at 5:00pm 2019.

Note:

  • ONLY shortlisted candidates will be contacted and dates for exams/tests and interviews will be communicated with them after the closing date.
  • NO transportation and NO per diems will be provided during recruitment procedure.

Applicants who will not submit an identity card will not be selected for the test

  • Employer: MSF
  • Category: Accounting/Finance
  • Location: Aden
  • Posted on: 10 February 2019
  • Deadline: 13 February 2019

TOP