Ended Country Operation Manager (مديرعمليات الدولة - اليمن)

The Job

المسمى الوظيفي : مديرعمليات الدولة (اليمن)

ملخص الوظيفة:
يقوم مدير عمليات الدولة بتمثيل مؤسسة صلتك رسمياً على المستوى المحلي ويعد المسؤول الرئيسي عن إيجاد فرص لتوسيع نطاق عمل المؤسسة في الدولة المستهدفة. كما يتولى إدارة علاقات التعاون مع الجهات ذات العلاقة وتنسيق استخدام الموارد المالية والتقنية بالإضافة إلى التأكد من أن مشاريع وبرامج صلتك تدار بكفاءة وفعالية.

1. الوظائف والأنشطة الرئيسة:

تمثيل مؤسسة صلتك وإدارة العلاقات والفرص

  • تمثيل المؤسسة على كافة المستويات الإستراتيجية والتشغيلية والعمل كجهة تنسيق بين المؤسسة والجهات ذات العلاقة، إضافة إلى حماية مصالح المؤسسة والسعي لتعزيز صورتها ووضوح رؤيتها على المستوى المحلي.
  • تحديد وبناء العلاقات الإستراتيجية مع الجهات ذات الصلة و مع الشركاء على المستوى المحلي أو الإقليمي.  
  • إدارة العلاقات بشكل فعال مع الشركاء على المستوى المحلي والإقليمي والجهات المنفذة والمؤسسات الممولة وغيرهم.
  • التنسيق بين مؤسسة صلتك والمؤسسات الحكومية والشركاء، لضمان وجود قنوات اتصال فعالة ومباشرة.
  • المشاركة في الفعاليات المختلفة في الدولة كالمؤتمرات والندوات وغيرها وفقاً لخطة الاتصال المؤسسي المعتمدة.
  • تقديم التقارير العملياتية إلى إدارات وحدات العمل ذات الصلة بشكل منتظم ، وبحسب ما يتم تحديده والاتفاق عليه في وثيقة المشروع. يشمل ذلك أداء ومتابعة البرامج المنفذة مع الشركاء.
  • التنسيق مع وحدات العمل والأقسام ذات الصلة في المقر الرئيسي لإدارة المخاطر التنفيذية والتشغيلية للبرامج والمشاريع إضافة إلى إدارة سمعة المؤسسة في دولة التنفيذ.
  • الرصد والإشراف على المشاريع والبرامج الخاصة بالدولة بشكل دوري لتسهيل عملية إدارة الأداء، وذلك بحسب ما يتم الاتفاق عليه في وثيقة المشروع.

إدارة العمليات في دولة التنفيذ

  • التخطيط الإستراتيجي لتوسيع عمل المؤسسة وأنشطتها في الدولة وجذب مصادر التمويل من الشركاء المحتملين.
  • إعداد موازنة  المشاريع والبرامج في الدولة من أجل تحقيق الأهداف السنوية التي تم وضعها.
  • ضمان تنفيذ إستراتيجية المؤسسة للتوعية والإعلام بالتنسيق مع قسم الاتصال.
  • وضع إستراتيجية شاملة لتنفيذ البرامج والمشاريع في دولة التنفيذ بما يتناسب مع توقعات الجهات المحلية.
  • المشاركة في تنفيذ البرامج والمشاريع على المستوى المحلي لدعم أهداف المؤسسة.
  • حشد الموارد من الجهات المانحة لمبادرات صلتك المحلية.
  • العمل بشكل دوري على تحديث بيانات الجهات المانحة التي تعمل مع صلتك من خلال برامج تطوير وريادة الأعمال والتوظيف
  • دعم تأسيس مكتب تمثيل رسمي لصلتك في دولة التنفيذ إذا دعت الحاجة، والذي قد يتطلب إدارة هذا المكتب المحلي.
  • إدارة العمليات المحلية في دولة التنفيذ قد يشمل إعداد التقارير المالية وإدارة الموازنه التشغيلية السنوية، وضمان أكبر قدر من الإدارة المالية السليمة من خلال الشفافية والمساءلة.

العمل مع المقر الرئيسي

  • الاستشارة والتنسيق بشكل وثيق مع وحدات العمل في صلتك فيما يتعلق بتصميم المشاريع، وإطلاقها، وتنفيذها، ومتابعتها.
  • تزويد المؤسسة بالبيانات المتعلقة بالاحتياجات والفرص والوسط المحلي في دولة التنفيذ للمساهمة في تحسين تصميم البرامج والمشاريع الموجهة للشباب.
  • التنسيق مع المقر الرئيسي بشأن تنفيذ فعال للمشاريع في الدولة ، لتحقيق التوافق ما بين الجهات ذات الصلة ، ومخرجات ونتائج المشاريع، والخطط الزمنية ، ومعايير الجودة المطلوبة بحسب خطط العمل المتوافق عليها داخلياً.
  • مراجعة المواد الإعلامية بالتعاون والتنسيق مع إدارات الأقسام ذات الصلة في المؤسسة  للتأكد من توافقها التام مع أهداف صلتك في دولة التنفيذ.
  • العمل على حل القضايا أو النزاعات فور نشوبها، والتي قد تؤثر على فعالية برامج المؤسسة، والتأكد من أن جميع العمليات والموارد المسخرة للعمليات تتماشى مع الواقع والسياسات المحلية في دولة التنفيذ.

2. مبادئ وضوابط العمل:

  • العمل في بيئة متنوعة الثقافات
  • تطوير خطة العمل بالتنسيق مع صلتك من أجل ضمان الإدارة السليمة لكافة البرامج والمشاريع محلياً  في دولة التنفيذ.

3. الاتصال على المستوى الداخلي والخارجي:

الإتصال الداخلي ويشمل

  • التواصل مع مدير العمليات من خلال الاجتماعات ورسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية.
  • التواصل مع الإدارة العليا (عند الضرورة) من خلال الاجتماعات مع الرئيس التنفيذي للبرامج والرئيس التنفيذي للمؤسسة.
  • التواصل مع مدراء وحدات العمل لتصميم وتنفيذ البرامج أوالمشاريع الخاصة بالدولة.
  • التواصل مع مدراء البرامج في وحدات العمل لتصميم وتنفيذ البرامج أوالمشاريع الخاصة بالدولة.
  • التواصل مع المستشارين وفريق عمل صلتك في الدولة المستهدفة من أجل الاطلاع على سير الأعمال أو للتنسيق بشأن الخلافات التي قد تحدث مع الشركاء أو المؤسسات الحكومية أو الجهات ذات الصلة.
  • التواصل مع المستشار القانوني في مؤسسة صلتك من أجل مناقشة وتحديد المخاطر على المستوى المحلي، وما يترتب عليها من آثار قانونية.
  • التواصل مع رؤساء وحدات الدعم والإدارة المالية من أجل تنفيذ خطط التشغيل محلياً.

الاتصال الخارجي ويشمل:

  • تمثيل برامج صلتك على المستوى المحلي والإقليمي وبين مؤسسات المجتمع الدولي، بهدف تعزيز الوعي بالمؤسسة وأهدافها وضمان العمل الفعال والهادف مع الشركاء.
  • تنظيم الاجتماعات بشكل منتظم مع أصحاب المصلحة للتشاور حول الجهود الرامية لدعم الشباب، إضافة إلى الاتصال المباشر مع المنفذين والمستفيدين من برامج المؤسسة.
  • الحفاظ على العلاقات الوثيقة مع أصحاب المصلحة في البلد المستهدف والتي تشمل الجهات المانحة والمؤسسات الحكومية والمنظمات التي تخدم الشباب والقطاع الخاص

4 . حل المشكلات واتخاذ القرارات:

  • القدرة على تحديد المسؤوليات ومنح الثقة لأعضاء فريق العمل (إن وُجِد) لأداء المهام الموكلة إليه.
  • القدرة على تحديد وحل القضايا والمشكلات وإدارة المخاطر.
  • القدرة على إدارة الشراكات والتحالفات الإستراتيجية القائمة، والإبلاغ عن أي مسألة قد تنشأ مع الشركاء على المستوى المحلي في دولة التنفيذ

5. المهارات والخبرات المطلوبة:

  1. توافر خبرة عملية من ثلاث إلى خمس سنوات في الإدارة العليا وإدارة موازنات إجمالية لمشاريع يتجاوز مجموع موازناتها المليون دولار أمريكي.
  2. القدرة على القيادة الناجحة ، وتحديد الأهداف وترتيب الأولويات وإدارتها.
  3. التكيف مع العمل ضمن الفريق وتقديم الاقتراحات البناءة والجديدة.
  4. امتلاك مهارات التحليل والتقييم، وحل المشاكل بفاعلية.
  5. القدرة على تحفيز الموظفين وإيجاد بيئة يستطيع فيها الموظفون تحقيق النمو والأهداف المطلوبة.
  6. بناء علاقات جيدة مع أصحاب المصلحة لتعزيز فعالية برامج صلتك في مجال دعم الشباب على المستوى المحلي.
  7. القدرة على اتخاذ القرار المناسب في الوقت المناسب.
  8. امتلاك المهارات الشّخصيّة ومهارات الاتصال الفعالة.
  9. إجادة اللغة العربية والإنجليزية (أو الفرنسية عند اللزوم) وامتلاك القدرة على الكتابة والتحدث بطلاقة.
  10. امتلاك مهارات إعداد وكتابة التقارير والعروض التقديمية.
  11. العمل بدرجة عالية من الكفاءة دون الحاجة إلى إشراف مباشر.
  12. امتلاك مهارات الحاسوب و استخدام تطبيقاته.

6. المهارات والخبرات المطلوبة:

  1. توافر خبرة عملية من ثلاث إلى خمس سنوات في الإدارة العليا وإدارة موازنات إجمالية لمشاريع يتجاوز مجموع موازناتها المليون دولار أمريكي.
  2. القدرة على القيادة الناجحة ، وتحديد الأهداف وترتيب الأولويات وإدارتها.
  3. التكيف مع العمل ضمن الفريق وتقديم الاقتراحات البناءة والجديدة.
  4. امتلاك مهارات التحليل والتقييم، وحل المشاكل بفاعلية.
  5. القدرة على تحفيز الموظفين وإيجاد بيئة يستطيع فيها الموظفون تحقيق النمو والأهداف المطلوبة.
  6. بناء علاقات جيدة مع أصحاب المصلحة لتعزيز فعالية برامج صلتك في مجال دعم الشباب على المستوى المحلي.
  7. القدرة على اتخاذ القرار المناسب في الوقت المناسب.
  8. امتلاك المهارات الشّخصيّة ومهارات الاتصال الفعالة.
  9. إجادة اللغة العربية والإنجليزية (أو الفرنسية عند اللزوم) وامتلاك القدرة على الكتابة والتحدث بطلاقة.
  10. امتلاك مهارات إعداد وكتابة التقارير والعروض التقديمية.
  11. العمل بدرجة عالية من الكفاءة دون الحاجة إلى إشراف مباشر.
  12. امتلاك مهارات الحاسوب و استخدام تطبيقاته
How to Apply

Interested applicants should send a CV (English) by June 30, 2019 to cv@silatech.org  with the subject heading ‘Country Operation Manager’.

  • Employer: Silatech
  • Category: Development/Non-Profit
  • Location: Yemen
  • Posted on: 29 May 2019
  • Deadline: 30 June 2019

TOP