المسمى الوظيفي: مديرة مكتب  
موقع الوظيفة:  صنعاء
الشركة: شركة هيلثيوم لإستيراد الادوية والاجهزة الطبيه.

الغرض من الوظيفه

على المستوى الأساسي المعين لها ، تدعم مديرة المكتب مديرها المباشر في معالجة العمليات السكرتارية، ومتابعة قضايا الموارد البشرية ، وتنفيذ جميع الأنشطة اللوجستية والإشراف عليها.
على وجه الخصوص ، يقدم الدعم لتنفيذ الأنشطة العاجلة وحفظ وأرشفة الوثائق الرسمية / أو الداخلية.
يتولى مؤقتًا المهام الأساسية للمدير المباشر في حالة غيابه.

قائمة المهام الرئيسية

العلاقة مع المدير العام:
•    مساعدة المدير العام في ادارة وتنظيم العمل والقيام بتنظيم اعمال السكرتارية والمراسلات والمحافظة على سرية المعلومات الواردة لمكتب المدير العام.
•    اعداد خطة عمل المدير العام لليوم التالي وتقديمها للمدير العام في الوقت المناسب.
•    تسجيل والاحتفاظ بسجلات جميع الاوامر والقرارات الصادره من المدير العام.
•    تنسيق العمل مابين الادارات المختلفه بالشركة وفقا لتعليمات المدير العام.
•    تنسيق العمل مابين فروع الشركه وفقا لتعليمات المدير العام.
•    متابعه تنفيذ أوامر وتوجيهات المدير العام للموظفين في الشركة وتوجيهاته للفروع.
•    الاحتفاظ بسجلات المواعيد النهائية لتنفيذ أوامر المدير العام لجيمع الادارات والفروع بالشركة.
•    تقديم التقارير اليومية عن سير العمل في الشركة وتقارير الموظفين اليومية للمدير العام .
•    التفكير في تفاصيل العمل التي قد تغيب عن ملاحظة المدير العام بسبب انشغال
•    تنظيم جميع الاعمال المكتبية في الشركة .
•    تنظيم الملفات الالكترونية وعمل ارشيف الكتروني للشركة وترميز الملفات وتصنيفها وفهرستها.
•    تنظيم وارشفه جميع الملفات الخاصة بالشركة بشكل يومي، وترميز الملفات وتصنيفها وفهرستها.
•    تحدد الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة.
•    تطلع على ملف المتابعة يوميا
•    تتخذ الاجراء المناسب لمتابعة مواضيع الشركة.
•    التنسيق للحصول على متطلبات الشركة ، وتأمين المواد والقرطاسية الخاصة بالشركة.
•    استقبال الضيوف والزوار والترحيب بهم .
•    استقبال المكالمات الواردة.
•    اعداد السجل الهاتفي وسجل العناوين.
•    تدون الاتصالات الهاتفية في غياب المدير.
•    تعد بلاغات الصيانة والاعطال ومتابعه اصلاحها مع الجهات المختصة.
•    اجراء المراسلات وتحريرها وطباعتها.
•    استلام المواد والمستلزمات الخاصة بالشركة.
•    تحضير المصروفات النثرية للشركة.

ادارة شؤون الموظفين:
•    المسؤول عن التنظيم الإداري للموظفين.
•    المسؤول عن جهاز البصمة والحضور والانصراف والعمل على برامج البصمة بشكل يومي واصدار تقارير الحضور والغياب.
•    تنسيق الاجازات الخاصة بالموظفين.
•    مراقبة الحضور والغياب الخاص بالمركز الرئيسي وبفرع تعزورفع تقارير بذلك للمدير العام.
•    متابعه مندوبي المبيعات واستلام تقارير يوميه منهم وحفظها في سجلات يومية وشهريه.
•    قناة اتصال مابين الموظفين والمدير العام.
•    ضمان أرشفة ومراقبة الملفات الفردية وتسليم جميع الوثائق المتعلقة بالموظفين.
•    ضمان سرية جميع بيانات الموارد البشرية.
•    المشاركة في مراقبة عقود العمل .
•    إصدار كشوف الرواتب والإشراف على صرف الرواتب بعد اعتمادها من المدير
•    حساب الضرائب والرسوم وإنشاء سجلات الأجور للجهات ذات الصلة.
•    مساعدة الإدارة في تنظيم وعقد الاجتماعات مع الموظفين.
•    الاشراف على عامل النظافه ومتابعه النظافه بالشركة بشكل يومي.
•    تجهيز كشف بالمصروفات اليومية والشهرية بالشركة.

الأنشطة المتعلقة باللوجستيات:
•    تحديث قوائم الأسعار وقواعد بيانات الموردين / العملاء.
•    كتابة وتجهيز العقود الخاصة بالعملاء.
•    اصدار الفواتير ومعرفة ومتابعه الاسعار وتغيراتها.
•    اجراء المراسلات التجارية مع الشركات في الخارج.
•    مراقبة إجراءات الشراء 
•    التحقق من طلبات عروض الأسعار ومعالجتها
•    تحضير وأرشفة مجلدات الشراء.
•    تنفيذ عمليات الشراء ومراقبة الالتزام بلوائح وإجراءات التحقق من صحة البيانات.
•    التفاوض على الأسعار والمواعيد النهائية وطرق التسليم
•    تأكد من مراقبة العلاقات مع الموردين / العملاء.
•    تنظيم والإشراف على جميع الجوانب اللوجستية والوثائق لنقل البضائع / الإمدادات: فواتير الطريق ، وقوائم التعبئة ، وسجلات التسليم / التوزيع النهائي، ومتابعه المخلصين / الجمارك
•    اي مهام اخرى تكلف بها.

المؤهلات المطلوبة:

درجة البكالوريوس في ادارة الاعمال او مايشابها.
يفضل وجود شهاده دبلوم سكرتارية.
يفضل وجود شهادة دبلوم مراسلات تجارية .

المهارات والقدرات التنظيمية:    

مهارات ممتازة في استخدام البرامج الأساسية ، MS Word و Excel و PowerPoint.
اللغه الانجليزية كتابة ونطقا.
مهارات الاتصال الشفوي والكتابي الفعال باللغتين العربية والإنجليزية.
خبرة قوية في إدارة المكاتب.
قدره على إدارة البيانات (الإلكترونية والورقية).
مهارات تنظيمية ممتازة ، قادرة على تحديد المشاكل وحلها في الوقت المناسب
مهارات وقدرات في المراسلات التجاريه والتواصل مع الموردين والعملاء.
مهارات ممتازة في التمثيل والتفاوض والشخصية والتواصل
مهارات في بناء العلاقات
القدره على التكييف على اجواء العمل.
العمل تحت الضغط وفي المواقف الصعبه.
القدرة على كتابة التقارير
مهارات في ارشفه وتنصيف وترميز الملفات.
القدرة على تحويل خطط العمل إلى إجراءات واضحة لأعضاء الفريق لدعم تنفيذ العمل. 

الخبرات

خبره لاتقل عن ثلاث سنوات في العمل في كمديرة مكتب   .
خبرة لا تقل عن ثلاث سنوات  في العمل في  المراسلات التجارية.