Finance Assistant - مساعد مالي This job has ended. You cannot apply anymore.

HALO Trust Logo
Finance/Accounting
Posted on 16 Sep, 2021
Closing on 27 Sep, 2021

Job Description

ABOUT

The HALO Trust is the world’s largest humanitarian demining organization. HALO is a non-governmental, non-political, non-religious organization headquartered in the UK. HALO’s mission is to protect lives and restore the livelihoods of those affected by conflict. We clear landmines and the explosive debris of war so families, communities and countries can recover.

HALO is an equal opportunities employer, and will not discriminate against any candidate on the basis of age, sex, ethnicity, religion, or any other characteristic. All recruitment is conducted in a transparent manner, with selection made solely on the basis of ability. Women and people with disabilities are encouraged to apply.

 

JOB TITLE: Finance Assistant

LOCATION: Al Turbah, Taiz

REPORTING TO: Finance Officer (Aden); Location Manager (Al Turbah)

 

MAIN DESCRIPTION

The Finance Assistant (FA) is responsible for undertaking daily financial tasks necessary to ensuring the smooth functioning of HALO operations in the Al Turbah location. The FA is responsible for conducting payments and ensuring all documentation is properly filled and recorded. They are expected to have the highest level of attention to detail, personal integrity and ability to manage multiple tasks on a daily basis. The Finance Assistant reports directly to the Finance Officer in Aden, and on a daily basis is managed by the Location Manager in Al Turbah.

JOB DESCRIPTION

Finance

  • Prepare payment vouchers (PVs) and open vouchers (OVs), collect and examine supporting documents, and ensure that documents and signatures are valid and in accordance with procedures
  • Maintain accurate records of all finance transactions manually in the cashbook and digitally on the balance sheet
  • Digital and physical filing of accounts and financial documents
  • Management and accountability of petty cash flow payments
  • Deliver clear and transparent accounting of HALO financial transactions in accordance with the Global Finance and Accounting Manual
  • Ensure all staff are aware of and follow purchasing and payment procedures, especially logistics and procurement functions
  • Ensure allowances and other related payments are accurately calculated as per operational and team requirements, and that payment systems work accurately and on time
  • Conduct visits to programme bank, tax and social security authorities as required
  • Ensure programme financial policies and procedures are followed strictly and in compliance with HALO’s Global Finance and Accounting Manual.
  • Assist FO with ensuring each donor’s audit compliance requirements are met.
  • Assist the Location Manager to oversee local procurement procedures to ensure compliance and value for money.
  • Execute additional responsibilities during periods of Admin Assistant annual leave
  • In the absence of the Admin Assistant, the Finance Assistant will perform HR functions as follows:
  • Maintain accurate daily attendance records in advance of monthly payroll processing
  • Ensure HR documentation including annual leave, disciplinary and training records are physically and digitally filed
  • Assist with employee onboarding and end of service processing
  • Assist with shortlisting candidates and arranging interviews
  • Execute additional responsibilities during periods of Admin Assistant annual leave

REQUIREMENTS – ESSENTIAL

  • Degree in Accounting, Finance or Business Management or related field
  • Good spoken and written English
  • Good communication, interpersonal and analytical skills with meticulous attention to detail
  • Strong computer literacy, with proficiency in Microsoft Office, especially Excel
  • Ability to work effectively with a team in a culturally diverse environment
  • Commitment to HALO’s Values and Standards at all times, in and out of work
  • Commitment to HALO’s Global and National Policies, including Safeguarding & Whistleblowing

REQUIREMENTS – DESIRABLE

  • Experience working with accounting and/or enterprise resource planning software
  • Previous international NGO experience
  • Previous experience in human resources and procurement management

 

من نحن

منظمة "هالو ترست" هي أكبر منظمة إنسانية متخصصه بإزالة الألغام في العالم. منظمة هالو منظمة غير حكومية وغير سياسية وغير دينية مقرها في المملكة المتحدة. وتتمثل مهمة منظمة هالو في حماية الأرواح واستعادة سبل العيش للمتضررين من الصراعات. إننا نقوم بإزالة الألغام الأرضية والحطام المتفجر والمتبقية من الحروب حتى تتمكن الأسر والمجتمعات والبلدان من استعادة عافيتها والعودة للحياة الطبيعية.

منظمة هالو لديها رؤية بتكافؤ الفرص للعمل، ولن تنحاز ضد أي مرشح على أساس السن أو الجنس أو العرق أو الدين أو أي صفة أخرى. وتجري جميع عمليات التوظيف بطريقة شفافة، مع الاختيار على أساس القدرة فقط. وتشجع النساء والأشخاص ذوي الهمم على تقديم طلبات الالتحاق.

عنوان الوظيفة: مساعد مالي

الموقع: التربة, تعز

المدير المباشر: المسؤول المالي (عدن)؛ مدير الموقع (التربة)

 

الوصف الأساسي

المساعد المالي مسؤول على التعامل مع المهمات المالية اليومية الضرورية لحرص على إكمال عمليات منظمة هالو بطريقة سلسة في منطقة التربة. المساعد المالي مسؤول على إجراء الدفعات والتأكد من ملء جميع الوثائق وتسجيلها بشكل صحيح.

يتوقع أن يكون لديهم أعلى مستوى من الإنتباه للتفاصيل, النزاهة الشخصية, والقدرة على إدارة مهام متعددة بشكل يومي. المساعد المالي يقدم تقاريره مباشرة إلى الضابط المالي في عدن, ويتم إدارته بشكل يومي من قبل مدير الموقع في التربة.

الوصف الوظيفي

المالية

- قم بإعداد قسائم الدفع (PVs) والعهد والقسائم المفتوحة (OVs) ، وجمع وفحص المستندات الداعمة، والتأكد من أن المستندات والتوقيعات صالحة ووفقًا للإجراءات

- الاحتفاظ بسجلات دقيقة لجميع المعاملات المالية يدويًا في دفتر النقدية والدفتر الرقمي في الميزانية العمومية

- تعبئة الملفات المالية وتحديثها في الملفات الرقمية والورقية للحسابات والوثائق المالية

- إدارة مدفوعات صندوق المصروفات النقدية

- اتباع السياسات والإجراءات واضحة وشفافة للمعاملات المالية لـ هالو والمتوافقة مع الدليل المالية والمحاسبي العالمي.

- تأكد من أن جميع الموظفين على دراية بإجراءات الشراء والدفع ومتابعتهم لها، وخاصة وظائف الخدمات اللوجستية والمشتريات

- ضمان احتساب المخصصات والمدفوعات الأخرى ذات الصلة بدقة وفقًا لمتطلبات التشغيل والفريق ، وأن أنظمة الدفع تعمل بدقة وفي الوقت المحدد

- قم بزيارات إلى البنك الذي يتعامل معه البرنامج ، وسلطات الضرائب والضمان الاجتماعي كما هو مطلوب

- الحفاظ على السياسات والإجراءات المالية متعلقة بالبرنامج  بدقة وامتثالاً لدليل هالو المالي والمحاسبي العالمي.

- مساعدة المسؤول المالي لضمان الوفاء بمتطلبات المراجعين الماليين في كل الجهات المانحة.

- مساعدة مدير الموقع للإشراف على إجراءات المشتريات المحلية لضمان الامتثال والقيمة مقابل المال.

- تنفيذ مسؤوليات إضافية خلال فترات الإجازة السنوية للمساعد الإداري

- في حالة غياب المساعد الإداري, سيقوم المساعد المالي بتأدية وظائف الموارد البشرية كالتالي:

- الحفاظ على سجلات حضور يومية دقيقة قبل معالجة كشوف المرتبات الشهرية

- الحرص على أن وثائق الموارد البشرية من ضمنها الإجازة السنوية, التأديب, وسجلات التدريب تمت تعبئتها بشكل يدوي ورقمي

- المساعدة في إعداد الموظف وإجراءات نهاية الخدمة

- المساعدة في اختيار المرشحين وترتيب المقابلات

- تنفيذ مسؤوليات إضافية خلال فترات الإجازة السنوية للمساعد الإداري

المتطلبات - الأساسية

- شهادة في المحاسبة أو المالية أو إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة

- التحدث والكتابة باللغة الإنجليزية بشكل جيد

- التواصل الجيد والمهارات الشخصية والتحليلية مع الاهتمام الدقيق بالتفاصيل

- معرفة قوية باستخدام الكمبيوتر، مع إتقان استخدام Microsoft Office ، وخاصة Excel

- القدرة على العمل بفعالية مع فريق في بيئة متنوعة ثقافياً

- الإلتزام بمعايير وقيم منظمة هالو في جميع الأوقات, في وقت العمل أو خارجه

- الإلتزام بقوانين منظمة هالو العالمية والوطنية مما يتضمن بما في ذلك الحماية والإبلاغ عن المخالفات

المتطلبات - المرغوبة

- خبرة في العمل مع برامج المحاسبة و / أو تخطيط موارد المؤسسة

- خبرة سابقة في العمل مع منظمة دولية غير حكومية

- خبرة سابقة في إدارة الموارد البشرية والمشتريات

How to Apply

How to apply has been removed becuase this job has ended. If this is a special case, please contact us and we will help.

Important Notes / مقترحات هامة

Following the instructions on How to apply will always increase your chances of getting your application looked at.
إتباع تعليمات التقديم المذكورة في كل إعلان ستزيد من فرصة النظر لسيرتك الذاتية من قبل الجهة المعلنة
If you’re applying by email, make sure you mention the job title in the “Subject” field of your message
تذكر أن تكتب إسم الوظيفة و موقعها في عنوان البريد عندما يكون التقديم عبر الإيميل