مسؤول مالي

(1) بيانات عامة

 (1) مسمى الوظيفة:  مسئول مالي        
(2)  مجال الخبرة : خدمات لوجستية وشحن       
(3) الرئيس المباشر: المدير المالي 
(4) الموقع: صنعاء                            

(2) هدف الوظيفة

إعداد السجلاتِ المحاسبـية والحسابات الرئيسية والفرعية وحفظ وثائق الحركة و التشغيل ومستنداتها المؤيدة لكافة العمليات المحاسبية، الاحتفاظ بجميع السجلات والمستندات والدفاتر المحاسبية والتدقيق على جميع المستندات الخاصة بالقبض والصرف بالإضافة إلى التأكد من أن كافة العمليات المحاسبية مكتملة الوثائق قبل إدخالها للنظام المحاسبي واعداد الميزانية السنوية وحساباتها الختامية ونتائج الأعمال.

(3) المهام والواجبات

1.    فتح أرقام للشحنات بناء على المنافيست الذي يتم استلامه من إدارة الحركة والتشغيل وتقييده عبر النظام المحاسبي وتسجيل فواتير التخليص والتكاليف الأخرى التي تصرف على الشحنات من بداية استلامها من المرسل حتى وصولها للمستفيد النهائي.
2.    التأكد من أن كافة العمليات المحاسبية مرفقة بالمستندات المؤيدة بعد القيام بعملية الإدخال إلى النظام المحاسبي.
3.    التدقيق على جميع المستندات الخاصة بالقبض والصرف والتأكد من صحتها ومطابقتها والتاشيرعليها في نهاية كل يوم أو فترة.
4.    إصدار فواتير المبيعات بعد وصول الشحنات إلى العميل وبعد استلام نسخة الاستلام لإصدار الفاتورة عبر النظام المحاسبي.
5.    إعداد تقرير بعد اكتمال الرحلة بإجمالي فواتير البيع التي تمت وكذلك التكاليف المنصرفة على الرحلة من بداية استلامها وحتى وصولها للمستفيد النهائي.
6.    متابعة حساب الناقلات من تسجيل كافة المصروفات (صيانة، ....) وعمل مركز تكلفة لكل رحلة لمتابعة الحركة وإعداد تقرير عن كل رحلة ورفعة للمدير المباشر.
7.    تسجيل الحركة أولاً بأول وعمل التسويات اللازمة بعد موافقة الإدارة على ذلك.
8.    تسجيل الحركة اليومية للبنوك وشركات الصرافة عبر النظام بعد اعتمادها من الإدارة.
9.    إعداد كشوف التسويات البنكية ورفعة الى مسئوله المباشر نهاية كل شهر.
10.    مراقبة الخزينة والعهد التي تصرف للموظفين ومتابعة التصفيات وقيدها عبر النظام المحاسبي بعد إعتمادها من الإدارة.
11.    المتابعة والتنسيق والاشتراك في عمليات الجرد السنوي وعمل المطابقات اللازمة.
12.    التدقيق على جميع المستندات الخاصة بالقبض والصرف والتأكد من صحتها ومطابقتها.
13.    إعداد سجل الاصول الثابتة والاحتفاظ بكافة المستندات المؤيدة لذلك واعداد تقرير بها بشكل دوري.
14.    مراقبة الصرف حسب الحدود المقررة في الموازنات المالية.
15.    الاشراف والرقابة على أعمال الحسابات في البنوك وأعمال الإيداع والصرف ومراقبة الحسابات مع العملاء والشركات التي لها علاقة بالشركة وإعداد التسويات البنكية.
16.    استخراج الميزانية السنوية للقطاع وحساباتها الختامية ونتائج الأعمال تحت اشراف رئيس قسم الحسابات والمدير المالي.
17.    الحصول على كافة التقارير المؤيدة للعمليات المالية المرحلة للنظام.
18.    الحصول على ميزان مراجعة شهري مع كافة الكشوف الملحقة به.
19.    الالتزام بما ورد في دليل السياسات والإجراءات المالية .
20.    تنفيذ كل ما يطلب منه من قبل رئيسه المباشر بما لا يخالف أنظمة ولوائح العمل.

(4) المؤهلات العلمية والخبرات العملية المطلوبة للوظيفة

• بكالوريوس محاسبة  مع ست سنوات خبرة في نفس المجال.

(5) المهارات والصفات الشخصية المطلوبة لهذه الوظيفة (الجدارات)

1. الفهم الكامل للعملية المحاسبية لكافة القطاعات ومتابعتها وكتابة التقارير اليومية عنها. 
2. ذو شخصية قوية. 
3. القدرة على استخدام الكمبيوتر. 
4. إجادة اللغة الإنجليزية كتابة ونطقا- شرط أساسي 
5. القدرة على تحديد أولويات العمل.
6. القدرة على إدارة فريق العمل وتنظيم الأعمال. 
7. اجادة العمل على أنظمة إدارة الموارد - ERP   

Job Title: Finance Officer
Department: Finance
Reports to: Finance Manager
        
Responsibilities & Duties:

1)    Ensures that bank accounts are reconciled on a monthly basis.
2)    Review and process payroll and wages payments and ensures accurate and complete legal deductions.
3)    Responsible for maintaining proper, accurate and complete fixed assets records.
4)    Ensures that all financial transactions are sufficiently and accurately supported by relevant supporting documents and duly approved by the appropriate authorized person.
5)    Ensures that all payments are made on a timely manner and in compliance with the company policies, procedures, guidelines and instructions.
6)    Responsible for the monthly financial and accounting close.
7)    Responsible of keeping track of daily bank transactions through company system.
8)    Keeping record for truck related expenses making a cost center for each trip and report .
9)    Numbering the trips, based on the received manifests for each trip from the operation management  and inserting the data to the accounting system , and recording all the invoices related to the customs & clearance.
10)    Checking all the receipts and exchanges documents and making sure of the validity of all documents on daily basis.
11)    Preparing comprehensive report of the total sale invoices and expenses on the shipment from the very beginning of receiving the shipment until reaching to the end user (beneficiary).
12)    Issuing invoices after the shipment arrival to the client and issuing an invoice from the accounting system after receiving a copy of the receipt.
13)    Keeping records for transactions & creating all the needed settlements after having the approval of the management.
14)    Monitoring the treasury and following up clearing the employee’s custodies and then inserting all the related records to the accounting system after obtaining the management approval.
15)    Follow-up, coordination and participation in annual inventory and making necessary reconciliations.  
16)    Monitoring all the expenses based on the limits established in the finical budgets.
17)    Supervision and monitoring on all bank accounts transactions, clients and companies that is related to our company and preparing all the necessary bank settlements.
18)    Extracting the annual budget of the sector and its final accounts and the business results under the supervision of the head of Accounts Department and the Financial Manager.
19)    Obtaining all the supporting reports for all the system's posted financial transactions and operations.
20)    Obtaining a monthly Audit balance with all statements related to it.
21)    Compliance with what is stated in the financial policies and procedures manual to what is stated on any other relevant tasks assigned by direct Manager.

Qualifications & Experiences and other Personal skills and Competences:

1.    Bachelor degree in finance, or accounting.
2.    Minimum 6 years of relevant work experience in accounting field in transportation and logistics.
3.    Advanced skills in MS Office applications, especially Excel.
4.    Good communication skill and strong personality.
5.    Willingness to commit and adhere to the values, mission and vision of organization.
6.    Strong analytical and problem-solving skills.
7.    Experience using ERP systems.
8.    Proficiency in English language.