Ended Venders Pre-Qualification Assessment

Office: International Medical Corps Office

Deadline for Submission: 27 Feb 2018 @ 3:00pm

Request Subject : Requesting Qualified venders for:

1. Pharmaceutical Medicine.

2. Medical Supplies, Consumable and Equipment.


International Medical Corps, global, humanitarian, non-profit organization dedicated to saving lives and relieving suffering through health care training and relief, and development programs (https://internationalmedicalcorps.org), is going to do the pre-qualification assessment for venders who provide Pharmaceutical medicine, Medical supplies, consumable and equipment. Venders who want to participate in this should be able to follow the following instructions and provide the below documents.

Participate instructions:

Interested vendors can apply for this prequalification documents by sending the supporting documents for the below enquiries to this email; YemenProcurement@InternationalMedicalCorps.org
with subject line “Vendors Pre – Qualification for Pharmaceutical and medical Supplies, Consumables & Equipment’’

Completed documents must be submitted no later than 3.00 pm on Tuesday  , February  27, 2018  through the following ways;

  • Via email: YemenProcurement@InternationalMedicalCorps.org with subject lineVendors Pre – Qualification for Pharmaceutical and medical Supplies, Consumables & Equipment’’
  • By hand delivery in envelopes marked  “Vendors Pre – Qualification for Pharmaceutical and medical Supplies, Consumables & Equipment   to  International Medical Corps- Sana’a office at  Address;  International Medical Corps  Yemen – Sana'a Faj Attan; near Dar Al-Hayat street, Hadda.    Tel: 01- 428681 - P.O. Box:16448            
  1. International Medical Corps- Yemen reserves the right to accept /not accept uncompleted document.
  2. The offers should include the following documents: Valid commercial license, Tax card, and Social security card.
  3. Provide appropriate and valid business license/registration with appropriate Government Authority to sell any or multiple categories of goods among listed: medical supplies, medical equipment, rehabilitation equipment, laboratory equipment or supplies? Or pharmaceuticals, medical supplies, medical equipment, laboratory equipment or supplies?  Provide valid license/registration copy and list categories of goods vendor is allowed to sell.
  4. How old is the Company?  Number of employees?
  5. How old is the Company?  Annual turnover for last year?
  6. Does the vendor rely on information supplied by the National Medicines Regulatory Authority of the country?
  7. What quality assurance procedure does the vendor has in place?
  8. How quality of items is checked and is quality control aligned with WHO set criteria? Special emphasis for laboratory supplies and reagents
  9. Does the vendor have a general understanding of the production and quality control activities of the manufacturers and suppliers and of their commitment to the principles of Good Manufacturing Practices (GMP)?
  10. Can vendor present Certificates of Analysis for each batch of pharmaceuticals or provide other type of quality control assurance implementation?
  11. Does the vendor have a mechanism for handling customer complaints and item recalls?
  12. Largest sale in USD value and list of important customers?
  13. Does the vendor provide installation services for sophisticated equipment and orientation of technical staff about how to operate such equipment?
  14. Does the vendor have documents showing they are authorized dealers /licensed by manufacturer or main wholesaler to sell their products in country?
  15. Does the vendor have an adequate purchasing mechanism similar to WHO’s Model Quality Assurance System (MQAS)?http://www.who.int/prequal/info_applicants/procagencies/prequal_procagencies.htm
  16. Does the vendor provide warranty (in addition to manufacturer’s warranty) on medical equipment they sale? And provide post sale maintenance services for equipment during warranty period?
  17. Does the vendor follow good storage practices (GSP)? This includes facility cleanliness, cold chain availability, storage organization, adequate storage conditions…   Describe and provide support evidence, photos etc.
  18. Are offered items in conformity with ISO standards and/or other equivalent standards, as recognized by the GHTF? Do visually inspected items on stock conform to required standards?
  19. Does offered range of items have recognition by at least one of the regulatory authorities or an equivalent entity: MPALS License (Australia), Device License (Canada), CE Mark (EU), Device License (Japan), and 510 k Device Letter (USA)?
  20. Has company been accredited by a recognized accreditation entity, thus providing proof of compliance with at least one of the following standards or equivalent: Japan QS Standard for medical devices 1128, ISO 1348521 on quality management system of an organization, and ISO9002/1994 on quality assurance in production, installation and servicing?
  21. Does the vendor follow GSP (good storage practice) – observe facility cleanliness, storage organization, adequate storage conditions… etc., during visit and support evidence with photos as an annex to this form
  22. Does the vendor follow good distribution practices (GDP)? (i) Medicinal products are procured, held, supplied or exported in a way that is compliant with the requirements of GDP;
    (ii) Management responsibilities are clearly specified;
    (iii) Products are delivered to the right recipients within a satisfactory time period;
    (iv) Records are made contemporaneously;
    (v) deviations from established procedures are documented and investigated;
    (vi) Appropriate corrective and preventive actions (commonly known as ‘CAPA’) are taken to correct deviations and prevent them in line with the principles of quality risk management.
  23. Does the vendor carry adequate level of stock of offered items (per visual inspection of premises)?
  24. Can the vendor provide literature or operating manuals for equipment they sell in local languages if needed, and medical supplies labelled in the same language?

تقييم تأهيلي للموردين

المكان; مكتب الهيئه الطبيه الدولية

آخر موعد لتقديم العطاءات: 27 فبراير 2018 الساعه الثالثه عصرا

 طلب موردين مؤهلين لكلا من:

1. الادوية الطبية.

2. المستلزمات والمستهلكات والمعدات الطبية.

دعوة للمشاركة:

الهيئة الطبية الدولية منظمة عالمية إنسانية غير هادفة للربح تقوم بتكريس عملها في مجال الإنقاذ والإغاثة والتخفيف من المعاناة من خلال الرعاية الصحية والتدريب والإغاثة والبرامج التنموية.https://internationalmedicalcorps.org  يسرها أن تقوم بعمل تقييم تاهيلي لموردين الادوية الطبية،و المستلزمات، والمستهلكات، والمعدات الطبية. فعلى الموردين الراغبين بالمشاركة في هذا، يجب على ان يكون قادرا على اتباع التعليمات التالية وتوفير المستندات المذكورة اسفله:

تعليمات المشاركة:








على الموردين الراغبين في التقديم للتاهيل ارسال المستندات الداعمة للاستفسارات اسفله على البريد الكتروني التالي


 ويجب ان يكون موضوع الايمل كما يلي:

  • طلب تأهيل لموردين الادوية الطبية والمستلزمات والمعدات الطبيه .
  • عند اكمال جميع الوثائق المطلوبه يجب تسليمها في يوم الثلاثاء الموافق 27/02/2018 الساعه ثالثه عصرا كحد اقصى واتباع التالي:

     أ/ عن طريق الايميل الالكتروني التالي: (YemenProcurement@InternationalMedicalCorps.org)
     ويجب ان يكون موضوع الايمل   كما يلي:  

    طلب تأهيل لموردين الادوية الطبية والمستلزمات والمعدات الطبيه

    ب/ أو تسليم مضاريف ويتم كتابة رقم وعنوان المناقصه عليها : 

    طلب تأهيل لموردين الادوية الطبية والمستلزمات والمعدات الطبيه 

الى العنوان التالي:

اليمن-صنعاء الهيئه الطبيه الدوليه

فج عطان جوار دار الحياه

ص.ب/16448 – ت 01-428681.

  1. للهيئه الطبيه الدوليه حق في قبول او رفض اي متقدم ان كانت الوثائق غير مكتمل.
  2. يجب أن تتضمن العروض المستندات التالية:  صورة من السجل التجاري ساري المفعول، صورة من البطاقة الضريبية سارية المفعول، وبطاقة التأمينات الاجتماعي.
  3. تقديم ترخيص / تسجيل تجاري مناسب وصالح مع الهيئة الحكومية المختصة لبيع أي فئات أو فئات متعددة من السلع فيما يلي: اللوازم الطبية والمعدات الطبية ومعدات إعادة التأهيل ومعدات المختبرات أو اللوازم؟ أو المستحضرات الصيدلانية، وتقديم رخصة صالحة / نسخة التسجيل وفئات قائمة من بائع البضائع ويسمح للبيع.
  4. كم عمر الشركة؟ بذكر عدد الموظفين؟
  5.  كم عمر الشركة؟ بذكر الارباح السنوية للعام الماضي؟
  6. هل يعتمد البائع على المعلومات المقدمة من الهيئة العليا لللأدوية في البلاد؟
  7. ما هي إجراءات ضمان الجودة التي يتبعها البائع؟
  8. كيف يتم فحص جودة المواد ومراقبة الجودة بما يتماشى مع معايير منظمة الصحة العالمية؟ خاصة للإمدادات المخبرية والكواشف.
  9. هل لدى البائع فهم عام لأنشطة الإنتاج ومراقبة الجودة لدى المصنعين والموردين والتزامهم بمبادئ ممارسات التصنيع الجيدةGMP؟
  10. هل يمكن للبائع تقديم شهادات تحليل لكل دفعة من المستحضرات الصيدلانية أو تقديم نوع آخر من ضمان ضمان الجودة؟
  11. هل لدى البائع آلية للتعامل مع شكاوى العملاء وتسجيل الشكاوي؟
  12. أكبر قيمة بيع بالدولار الأمريكي وقائمة العملاء المهمين؟
  13. هل يقدم البائع خدمات التركيب للمعدات المتطورة وتوجيه الموظفين الفنيين حول كيفية تشغيل هذه المعدات؟
  14. هل لدى البائع وثائق تبين أنهم تجار معتمدون / مرخص لهم من قبل الشركة المصنعة أو تاجر الجملة الرئيسي لبيع منتجاتهم في البلد؟
  15. هل لدى البائع آلية شراء كافية مماثلة لنظام ضمان الجودة النموذجي لمنظمة الصحة العالمية ( MQAS )؟ //www.who.int/prequal/info_applicants/procagencies/prequal_procagencies.htm
  16. هل يقدم البائع الضمان (بالإضافة إلى ضمان الشركة الصانعة) على المعدات الطبية التي يبيعها؟ وتقديم خدمات صيانة ما بعد البيع للمعدات خلال فترة الضمان؟
  17. هل يتبع البائع ممارسات تخزين جيدة ؟ ويشمل ذلك نظافة المرافق، وتوافر سلسلة التبريد، وتنظيم التخزين، وظروف التخزين الكافية ... وصف وتقديم الأدلة الداعمة والصور وما إلى ذلك.
  18. هل  ينطبق على المواد الموفرة معايير ايزو / أو معايير أخرى مماثلة، كما هو معترف ؟ هل تتوافق البنود التي يتم فحصها بصريا في المخزون مع المعايير المطلوبة؟
  19. هل اصناف المواد الموفرة معترفا بها من قبل واحد على الأقل من السلطات التنظيمية أو جهة معتمدة ل:  MPALS License (Australia), Device License (Canada), CE Mark (EU), Device License (Japan), and 510 k Device Letter (USA)?
  20. هل تم اعتماد الشركة من قبل جهة اعتماد معترف بها، وبالتالي تقديم دليل على الامتثال لمعيار واحد على الأقل من المعايير التالية أو ما يعادلها: : Japan QS Standard for medical devices 1128, ISO 1348521 on quality management system of an organization, and ISO9002/1994 on quality assurance in production, installation and servicing?
  21. هل يتبع البائع نظام (الممارسة الجيدة للتخزين) - مراقبة نظافة المنشأة، وتنظيم التخزين، وظروف التخزين الكافية ... الخ، أثناء زيارة ودعم الأدلة مع الصور كمرفق لهذا النموذج
  22. هل يتبع البائع ممارسات التوزيع الجيد؟
  23. '1' يتم شراء المنتجات الطبية أو الاحتفاظ بها أو توريدها أو تصديرها بطريقة تتفق مع ممارسات التوزيع الجيد ؛
  24. ان تكون مسؤوليات الإدارة محدده بوضوح؛
    1.  تسلم المنتجات إلى المستفيدين المناسبين خلال فترة زمنية مرضية؛
    2.  تسجل السجلات بصورة متزامنة؛
    3.  توثيق الانحرافات عن الإجراءات المعمول بها والتحقيق فيها؛
    4.  تتخذ الإجراءات التصحيحية والوقائية المناسبة (المعروفة باسم " CAPA") لتصحيح الانحرافات وتمنعها وفقا لمبادئ إدارة مخاطر الجودة.
  25. هل يحمل المورد مستوى كافيا من مخزون الأصناف المعروضة (بحسب فحص مرئي للمكان)؟
  26. هل يمكن للمورد تقديم دليل عملي أو تشغيلي للمعدات التي تبيعها باللغات المحلية إذا لزم، وان تكون المستلزمات الطبية مسماه بنفس اللغة.