REQUEST FOR QUOTATION

RFQ Number: DKH Yemen 2022/004
Date:6-Jan-2022
Period of RFQ: 06 Jan – 20 Jan2022
From: Diakonei Katastrophenhilfe 
To: Prospective suppliers

Special instruction: 

All quotations must be submitted on company letterhead, must include Supplier’s legal address, must be stamped, and must be valid for at least 30 calendar days.

Quotation Submission Date:

No later than 20 Jan 2022 at 12 noon in the local time of Aden City Yemen

Submission of Bids:

Bids must be either submitted in person to DKH Yemen at Khormaksar, October Area, near Lebanese University, or emailed to:

Email: tender.yem@diakonie-katastrophenhilfe.org 

Quotations submitted in person must be submitted in a sealed envelope and handed to the Logistic Department

Please write “DKH Yemen-RFQ-2022/4” on the top right corner of the sealed envelope with the name of the supplier. The bidders name must also be written on the envelope.

Late bids will not be accepted

Bids to any other DKH office or department will not be accepted

Terms of Payment:

100% upon completion of the monthly service at the end of each month based on the actual number of vehicles rented and receiving a monthly invoice, with a signed log sheet, validated by DKH, attached 

REQUIREMENTS

1.    Required Items 

1.1    DKH Yemen has a requirement to rent vehicles for its offices and activities in Yemen (Sana’a, Aden, Hajja, Emran, Marib, Al Hodeida, Al Makha Abyan Shabwa Hadhramout Sa’ada. 
1.2    DKH will issue a Framework Agreement (Contract) with potential suppliers for a 1 Year contract (1 Feb 2022– 31 Jan 2023). The supplier will provide several types of vehicles to DKH (see table below)
1.3    The supplier is responsible for all insurance of the vehicles including liability and 3rd party insurance. 
1.4    The supplier shall provide DKH an official letter from the insurance company each three months as valid proof of insurance. 
1.5    The supplier is responsible for all necessary maintenance in accordance with the manufacturer’s requirements for its vehicles. DKH will not be liable for any type of maintenance that the vehicles may require.
1.6    All vehicles supplied must be fully complete with vehicle accessories, first aid kit, wheel changing equipment and any other safety equipment required for travel.
1.7    The supplier must immediately replace any vehicle that breaks down, or is not in a safe condition. To this effect the supplier must provide a 24-hour phone number to call for assistance, especially roadside assistance if required.
1.8    DKH will reimburse the supplier for the actual number of vehicles that are rented each month. Reimbursement will only be made after receiving invoice, Log sheet, and logistic request email from the vendor at the end of each month with actual number of vehicles that are rented.
1.9    After Signing the contract with the supplier, he should the legal document for the vehicle, in condition, it should be owned by the supplier.
2.    Technical Specification & Quantities
2.1    The number of vehicles and type that DKH Yemen will rent depends on the program activities. However, there will be one 4x4 Toyota Fortuner based in Aden, and other vehicle as travel is required in Yemen.
2.2    The rent cost is to include all fuel, insurance, driver, and maintenance
2.3    All vehicles supplied must be of production date of 2019 or newer
2.4    Qualified Drive: All drivers must have a current Yemen driver’s license, applicable for the type of vehicle that they are driving, be fit, responsible, and able to communicate with the DKH team, They must also have knowledge of the traffic rules and regulations, good driving habits, and can handle difficult travel/accommodation conditions.
2.5    Bidders must be able to replace drivers/vehicles upon our request in any governorates or districts due to the current situation in these areas.
2.6    The bid shall include the monthly, weekly and daily rate for rented vehicles.
2.7    Please state any maximum limit of Kilometers per month Use below table as an example.
2.8    Please provide the monthly, weekly and daily rate cost for driver services (although this is included in the vehicle rental rate)
2.9    Please note that the working Locations are - Aden, Sana’a, Al Makha, Al Khawkha, Hajja, Sa’ada, Emran, Marib, Hadhramout Shabwa, Abyan and Al Hodieda.  

 طلب عرض سعر

عرض سعر رقم

DKH Yemen 2022/004

التاريخ: 6 يناير 2022

فترة طلب عرض السعر: من 6 يناير إلى 20 يناير 2022

من: دياكوني كاتاستروفينهيلف    

لى: الموردين المحتملين

تعليمات خاصة:
يجب تقديم جميع عروض الأسعار على ورق الشركة  الرسمية، ويجب أن تتضمن العنوان القانوني للمورد ، ويجب أن تكون مختومة ، ويجب أن تكون صالحة لمدة 30 يومًا على الأقل

تاريخ تقديم عرض الأسعار

في موعد لا يتجاوز 20 يناير 2022 الساعة 12 ظهرًا بالتوقيت المحلي لمدينة عدن باليمن

تقديم العطاءات
يجب تقديم العطاءات إما شخصيًا إلى مكتب المنظمة في مديرية خور مكسر حي اكتوبر بجانب الجامعه اللبنانية او إرسالها عبر البريد الالكتروني :

tender.yem@diakonie-katastrophenhilfe.org

يجب تقديم عروض الأسعار المقدمة شخصيًا في مظروف مختوم وتسليمها إلى إدارة اللوجستيات

يرجى كتابة (  “DKH Yemen-RFQ-2022-4”   )   في الركن الأيمن العلوي من المغلف المختوم مع كتابة اسم المورد على الضرف

ولن تقبل العطاءات المتأخرة

شروط الدفع:

100٪ عند الانتهاء من الخدمة الشهرية في نهاية كل شهر بناءً على العدد الفعلي للمركبات المستأجرة واستلام فاتورة شهرية ، مع سجل الحركة موقعة ومصدق من قبل موظف المنظمة 

المتطلبات 

1- العناصر المطلوبة

1.1 لدى دياكوني اليمنية متطلب لاستئجار سيارات لمكاتبها وأنشطتها في اليمن (صنعاء وعدن وحجة وعمران ومأرب والمخا وأبين وشبوة وحضرموت وصعدة والحديدة
.
1.2 سيصدر دياكوني اتفاقية إطارية (عقد) مع الموردين المحتملين لعقد مدته سنتين (1 فبراير 2022 – 31 يناير  2023). سيوفر المورد عدة أنواع من المركبات لدياكوني (انظر الجدول أدناه)

1.3 المورد مسؤول عن جميع أنواع التأمين على المركبات ، بما في ذلك التأمين ضد المسؤولية والتأمين ضد الغير

1.4- يجب على المورد تزويد دياكوني برسالة رسمية من شركة التأمين كل ثلاثة أشهر كدليل صالح على التأمين.

1.5-المورد مسؤول عن جميع أعمال الصيانة اللازمة وفقًا لمتطلبات الشركة المصنعة لمركباته. لن تكون دياكوني مسؤولة عن أي نوع من الصيانة التي قد تتطلبها المركبات
.
1.6-يجب أن تكون جميع المركبات الموردة كاملة مع ملحقات السيارة ومجموعة الإسعافات الأولية ومعدات تغيير العجلات وأي معدات أمان أخرى مطلوبة للسفر

1.7- يجب على المورد على الفور استبدال أي مركبة تعطلت أو ليست في حالة آمنة. لهذا الغرض ، يجب على المورد توفير رقم هاتف على مدار 24 ساعة لطلب المساعدة ، وخاصة المساعدة على الطريق إذا لزم الأمر
.
1.8- دياكوني سوف يعوض المورد عن العدد الفعلي للسيارات المستأجرة كل شهر. لن يتم السداد إلا بعد استلام الفاتورة وصحيفة السجل والبريد الإلكتروني للطلب اللوجستي من البائع في نهاية كل شهر مع العدد الفعلي للمركبات المستأجرة

1.9 في حين تم توقيع العقد مع المورد على المورد ارسال كل الوثائق القانونية للمركبة المستأجرة  شريطة ان تكون مملوكة للمورد وغير مستأجرة من طرف ثالث

2- المواصفات الفنية والكميات

2.1- يعتمد عدد المركبات التي ستستأجرها دياكوني اليمن ونوعها على أنشطة البرنامج. ومع ذلك ، سيكون هناك سيارة تويوتا رباعية الدفع في عدن ، ومركبة أخرى حيث أن السفر مطلوب في اليمن.
2.2- يجب أن تشمل تكلفة الإيجار جميع الوقود والتأمين والسائق والصيانة
2.3- يجب أن تكون جميع المركبات الموردة من تاريخ الإنتاج لعام 2020 أو أحدث
2.4- القيادة المؤهلة: يجب أن يكون لدى جميع السائقين رخصة قيادة يمنية سارية ، تنطبق على نوع السيارة التي يقودونها ، وأن يكونوا لائقين ، ومسؤولين ، وقادرين على التواصل مع فريق الدياكوني ، كما يجب أن يكونوا على دراية بقواعد وأنظمة المرور ، عادات القيادة الجيدة ، ويمكنه التعامل مع ظروف السفر / الإقامة الصعبة
2.5- يجب أن يكون مقدمو العطاءات قادرين على استبدال السائقين / المركبات بناءً على طلبنا في أي محافظة أو منطقة بسبب الوضع الحالي في هذه المناطق
2.6- يجب أن يشمل العطاء السعر الشهري والأسبوعي واليومي للمركبات المستأجرة.
2.7- يرجى ذكر أي حد أقصى يبلغ كيلومترات في الشهر استخدم الجدول أدناه كمثال.
2.8- يرجى تقديم تكلفة الأسعار الشهرية والأسبوعية واليومية لخدمات السائق (على الرغم من أن هذا مدرج في معدل إيجار السيارة)
2.9- يرجى ملاحظة أن مواقع العمل هي - عدن ، صنعاء ، المخا ، الخوخة ، حجة ، صعدة ، عمران ، مأرب ، حضرموت شبوة وأبين والحديده.