نبذة عن الوكالة:

تأسست وكالة تنمية المنشآت الصغيرة والأصغر في العام 2005. وهي مؤسسة تابعة للصندوق الاجتماعي للتنمية (SFD) والذي يعتبر واحدًا من أهم وأكبر المنظمات الوطنية الرائدة والفاعلة التي تعمل في مجال التنمية منذ عام 1997. يساهم الصندوق الاجتماعي للتنمية في تحقيق ومواءمة برامجه مع أهداف الخطط والبرامج الوطنية للتنمية والتي تهدف في مجملها للحد من الفقر. تم تأسيس الوكالة لدعم التنمية الاقتصادية من خلال تطوير القطاع الخاص في إطار ثلاثة مكونات رئيسية:

تطوير سلسلة القيمة.

خدمات تطوير الأعمال.

ريادة الأعمال.

تعمل SMEPS على تحقيق أهدافها من خلال متابعة "استراتيجيات إبداعية للشركات الصغيرة والمتوسطة والصغيرة (MSME) من حيث التنوع والنمو من خلال نهج " الأسواق المٌوجهة". تماشياً مع هذا النهج تسعى تدخلات الوكالة إلى بناء وتيسير القدرات الاقتصادية والتقنية لكافة مكونات القطاع الخاص التي تحركها السوق بما في ذلك الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم نفسها، بدلاً من العمل كمزود خدمة مباشر للشركات الصغيرة والمتوسطة.

الهدف من النظام:

تهدف الوكالة إلى أتمتة عملياتها وتنفيذ إجراءاتها الداخلية من خلال نظام موحد يشمل جميع الأقسام المختلفة ويسهل العمل والتواصل فيما بينها. يجب أن يرتكز النظام على طبيعة عمل الوكالة المتعلق بتنفيذ المشاريع التنموية والتي تدار بشكل منفصل من حيث التخطيط والتنفيذ، مع مراعاة انه يمكن عمل بعض العمليات التي تشمل أكثر من مشروع وكذلك الحصول على تقارير تجميعية على مستوى أكثر من مشروع أو على مستوى كل المشاريع. بشكل عام يتوقع ان يقوم النظام بتسريع وبتنظيم العمل وكذلك يجب ان يعمل على توفير الوقت والتكاليف وان تساعد في مخرجاته في اتخاذ القرار.

بشكل عام المكونات الرئيسية الذي يجب ان يشملها نظام الـ ERP:

• إدارة البرامج والمشاريع

• إدارة الحسابات والعمليات المالية والموازنات والاصول

• إدارة العقود والمشتريات

• إدارة الموارد البشرية

تجدون أدناه بعض المواصفات المتعلقة في النظام ونبذة عن طبيعة المتطلبات والاحتياجات المراد تنفيذها وتلبيتها في النظام. لكن بشكل عام يجب دراسة المتطلبات وعمل المقابلات اللازمة وتحليل سير العمل والإجراءات بشكل مفصل وكذلك دراسة الأنظمة المستخدمة حاليا بهدف الخروج بتقرير دراسة الاحتياج قبل البدء بالتنفيذ.

مواصفات النظام الفنية:

يجب أن يدعم النظام انشاء الدورات المستندية وتدفق البيانات بما يتناسب مع العمل الجاري داخل الوكالة والعمل بلا أوراق. ادناه بعض المواصفات الفنية والقياسية المفترض تواجدها في النظام:

• يجب أن يكون مرن وقابل للتخصيص والتطوير

• Web-based

• مفتوح المصدر وذاتي الاستضافة (self-hosted)

• يحتوي على مصمم تقارير

• إدارة المستخدمين والصلاحيات

• يدعم ذكاء الأعمال وعمل الـ Dashboards

• يحتوي على منشئ نماذج (Form builder)

• يدعم انشاء الـ تدفقات العمل (workflows)

• تصدير واستيراد البيانات بصيغ مثل الاكسل والبي دي اف. PDF, Excel, Word

• يمكن إنشاء أو قبول APIs والربط مع أنظمة أخرى (3d party integration)

• يدعم الربط مع البنوك والمعاملات المصرفية

• يدعم عمل الجدولة في النظام (النسخ الاحتياطية ورسائل البريد الإلكتروني وجدولة التقارير وغيره)

• التكامل مع مجموعة برامج الـ MS Office and Outlook

• سهل الاستخدام ويمكن المستخدم من استعراض المساعدة والأدلة من خلال النظام

• نظم المعلومات الجغرافية (GIS)

• دعم الهاتف المحمول

• دعم سجلات التدقيق (Audit logs)

• يدعم الربط مع أجهزة البصمة والحضور والانصراف

• دعم التوقيع الإلكتروني والتوقيع الرقمي

• إمكانية اخذ نسخة احتياطية بشكل يدوي وتلقائي

• امكانية ارسال التقارير الى الايميل

• امكانية الوصول الى قاعدة البيانات

• ان تتوفر فيه الأمن والحماية للبيانات

سيتم موافاتكم بالمتطلبات الوظيفية والوثائق اللازمة عند الحاجة.  تجدون ادناه المكونات الرئيسة التي يجب توافرها

الإدارة المالية:

• يجب ان يحتوي النظام على إدارة الحسابات ويدعم العمليات المالية وتعدد العملات بطريقة أساس الاستحقاق.

• يجب ان يكون النظام قادر على اصدار التقارير المالية بعملات مختلفة حسب عملة المشروع وكذلك بشكل تجميعي بحسب عملتي الدولار والريال

• إمكانية ادخال الابعاد المالية حسب المشروع، المانح، الفرع وفئة النشاط وتحليل العمليات الحسابية بموجبها وإصدار التقارير المتعلقة

• إمكانية احتساب وترحيل تقييم العملة بحسب المشروع

• إدارة الحسابات الدائنة والمدينة والعمليات القياسية مثل الصرف والقبض والقيود اليومية

• إدارة الموازنات وتوقعات الصرف

• إدارة المنح والمستفيدين

• إدارة العهد المالية وتصفيتها

• إدارة الأصول الثابتة

إدارة العقود والمشتريات بحسب المشروع:

• إمكانية التسجيل للوظائف المؤقتة (الاستشاريين الافراد) وكذلك التسجيل كمورد في النظام

• إدارة عمليات المشتريات والبضائع وطلبات الشراء بحسب المشروع

• تحليل عروض الأسعار اختيار الموردين حسب اقل سعر وغيره من المعايير وإصدار أوامر الشراء

• عمل المفاضلات واختيار الافراد والشركات حسب الخبرة والمؤهلات

• إصدار العقود والأوامر التغييرية وإدارة الدفعات

الموارد البشرية والرواتب:

• إدارة الحضور والانصراف والاجازات والربط مع البصمة

• نظام الخدمة الذاتية واطلاع الموظف على المعلومات التي تخصه وتقديم الطلبات

• إدارة المهام والـ      Timesheet

• إدارة واتمتة عملية التوظيف والمقابلا

• إدارة ملفات وبيانات الموظفين

• إدارة العهد العينية للموظفين والسلف والقروض

• التخطيط للرواتب وإدارة موازنة الرواتب بحسب المشروع

• احتساب الرواتب والعمليات المتعلقة بالرواتب

• إدارة التأمينات الاجتماعية والتأمين الصحي

• إدارة التدريب واحتياجات التدريب

• إدارة التقييمات والترقيات

العمليات الأخرى التي تتعلق بإدارة المشاريع:

• التخطيط للمشاريع والاستهداف والموازنات

• بيانات المشاريع والاهداف والمؤشرات الخاصة بكل مشروع

• إدارة فريق المشروع والمهام بحسب خطة التنفيذ

• إدارة المستفيدين وقاعدة بيانات المستفيدين ومعايير الاختيار

• تتبع سير تنفيذ المشاريع وإصدار تقارير الإنجاز

• إدارة المسوحات والاستبيانات

• إدارة الخدمات الميدانية والنزول الميداني

• إدارة التنقلات وبدلات السفر

• إدارة وتتبع الشكاوى والمقترحات بحسب المشروع

بشكل عام يجب العمل على تهيئة النظام بما يتطلب مع احتياجات الوكالة تسهيل التواصل والعمل المشترك بين فرق المشاريع وعمل تحليل ودراسة للمتطلبات قبل التنفيذ.

يمكن للشركات التي تقدم أنظمة ERP   والتي لديها الرغبة تقديم مثل هذه الخدمات التسجيل في الرابط ادناه وسيتم تزوديكم في المتطلبات الأولية عند التسجيل. كما يمكنكم إرفاق أية بروشورات أو أي مستندات اخرى

https://forms.gle/YBVCKfwSso2fDaTZA

للاستفسار او التواصل على الرقم التالي:

777304457