HR Assistant - مساعد موارد بشرية

MSF Logo
Human Resources
Posted on 13 Jan, 2022
Closing on 20 Jan, 2022

Job Description

Title: HR ASSISTANT

Generic Function: FIN/ HR ASSISTANT

Code: AS01102

Level: 6 (E)

Médecins Sans Frontières (MSF) is an International, independently funded, non-profit, humanitarian medical organization that offers assistance to populations in distress, to victims of natural and manmade disasters and to victims of armed conflict without discrimination and irrespective of race, religion, creed or political affiliation. MSFH is pleased to announce the following position in Taiz City:

Position in the Organization

Reports to (Hierarchical):

Project HR Manager

Reports to (Functional):

Project HR Manager

Job Family:

HR & FIN

Supervises(Function):

Cook, Cook Aid, Cleaner and Receptionist

Main purpose

Execute administrative, HR and legal related  tasks to support the Project HR  Manager following  MSF standards and procedures, in order to ensure legal compliance and to realize the HR capacity required to achieve project objectives

Accountabilities

  • Under supervision of the Project HR Manager managing personal files in order to ensure accuracy, compliance and on time payements.
  • Updating the HR data base and personnel files to facilitate HR processes  management.
  • Updating Social security  Tax office files in order to meet legal requirements including specific amendments when necessary in order to ensure local labour and fiscal law compliance
  • Preparing employment contracts in conformity with legal requirements including specific amendments when necessary in order to ensure local labour and fiscal law compliance.
  • Preparing monthly pay slips for all staff, editing and updating the necessary data, in order to ensure the punctuality and accuracy of staff payroll.
  • Following up of all expiring rental contract dates and inform the Administration Manager in order to leave enough time to arrange a renewal or look for some other alternative
  • Making all administrative information available to the staff (posting, meetings, etc.), supporting  the Project HR Manager in translating documents into local language and assisting in meetings upon request.
  • Additional HR/ Admin tasks delegated by the Project HR Manager

MSF Section/Context Specific Activities

  • Coordinate with other MSF sections in hosting or organizing recruitment
  • Focal Point for Performance Management System (PMS), supporting supervisors and staff to complete complete all objective-setting, check-ins and reviews in an effective and timely manner and share reports with L&D Manager and project HR manager periodically.
  • Focal Point for staff Learning and Development, supporting supervisors and staff to identify needs and opportunities to fill those needs with internal or external trainings and other capacity-building possibilities. This includes:
    • Managing the English Class program for staff under level 5 and Arabic courses for International staff, as well as submitting L&D monthly and bi.montlhy reports to L&D Manager and Proeject HR Manager
    • Organizing and coordinating logistics and administrative tasks needed in the project for learning activities such as distribution of learning materials, equipment requests, transport arrangements, obtaining approval of other partners, etc.
    • Preparing and gathering documents for the selection process of participants.
    • Supporting his/her supervisor to ensure the coverage of the training needs and maintainance of high standards of quality according to L&D tools and policies by performing training needs assessments, determining appropriate content and target groups for trainings, ensuring continued improvements to ongoing trainings, and preparing and maintaining a calendar of trainings.
    • Taking responsibility for implementing the induction/onboarding program for new employees according to policy and approved tools.
  • Supporting the Project  HR Manager in adhering to OCA HR policy(s)  (including Memos), and Yemen law, in matters relating to human resource management, such as drafting contracts, taking disciplinary action and recruitment. And  with legal matters (Yemen labour, internal regulations, policies, etc.)
  • Manage, track and record  national staff annual leave ( both Hard copies and softcopies)
  • Superivse cleaners and cooks and Receptionist
  • The above-mentioned activities and responsibilities are not exhaustive, and staff may be assigned additional responsibilities or tasks as required.
  • Staff are not allowed to chew QAT during working hours.
  • Under no circumstances are firearms/weapons allowed in MSF vehicles or on MSF premises.

Requirements

Education:

Desirable finance, business or administration relate diploma.

Experience:

Essential previous working experience of at least two years in relevant jobs.

 

Language(s):

Desirable experience in MSF or other NGOs in developing countries.

English and Arabic language essential

Knowledge:

Essential computer literacy (word, excel, internet)

Competencies:

  • Results and Quality Orientation L2
  • Teamwork and Cooperation L2
  • Behavioural Flexibility L2
  • Commitment to MSF Principles L2
  • Stress Management L2

العنوان: مساعد موارد بشرية

الوظيفة العامة: مساعد الشؤون المالية / الموارد البشرية

الرمز : AS01102

المستوى : 6

منظمة أطباء بلا حدود (MSF) هي منظمة طبية إنسانية دولية تمويلها بشكل مستقل ولا تهدف للربح وتقدم المساعدة إلى السكان الذين يعيشون في محنة وضحايا الكوارث الطبيعية والتي من صنع الإنسان وضحايا النزاعات المسلحة دون تمييز وبغض النظر عن العرق أو الدين، العقيدة أو الانتماء السياسي. ويسر منظمة أطباء بلا حدود الهولندية ان تعلن الوظيفة التالية في تعز المدينة:

الوظيفة في المنظمة

تقارير إلى (هرميا): مدير الموارد البشرية للمشروع

تقارير إلى (وظيفيا): مدير الموارد البشرية للمشروع

الاسرة الوظيفية : الموارد البشرية والموارد المالية

الإشراف(الوظيفي) الطباخ ، مساعد الطباخ ، عامل النظافة وموظف الاستقبال

الغرض الرئيسي

تنفيذ المهام الإدارية والموارد البشرية والقانونية لدعم مدير الموارد البشرية للمشروع باتباع معايير وإجراءات منظمة أطباء بلا حدود ، من أجل ضمان الامتثال القانوني وتحقيق قدرة الموارد البشرية المطلوبة لتحقيق أهداف المشروع

المسؤوليات

• تحت إشراف مدير الموارد البشرية في المشروع لإدارة الملفات الشخصية من أجل ضمان الدقة والامتثال والمدفوعات في الوقت المحدد.

• تحديث قاعدة بيانات الموارد البشرية وملفات الموظفين لتسهيل إدارة عمليات الموارد البشرية.

• تحديث ملفات مكتب ضرائب الضمان الاجتماعي من أجل تلبية المتطلبات القانونية بما في ذلك التعديلات المحددة عند الضرورة لضمان الامتثال لقانون العمل والضرائب المحلية

• إعداد عقود العمل بما يتوافق مع المتطلبات القانونية بما في ذلك تعديلات محددة عند الضرورة من أجل ضمان العمل المحلي وقانون المالية العامة.

• إعداد قسائم الرواتب الشهرية لجميع الموظفين ، وتحريرها وتحديث البيانات اللازمة ، من أجل ضمان الالتزام بالمواعيد ودقة كشوف مرتبات الموظفين.

• متابعة جميع تواريخ عقود الإيجار المنتهية وإبلاغ مدير الإدارة من أجل ترك وقت كافٍ لترتيب التجديد أو البحث عن بديل آخر

• إتاحة جميع المعلومات الإدارية للموظفين (النشر ، والاجتماعات ، وما إلى ذلك) ، ودعم مدير الموارد البشرية للمشروع في ترجمة المستندات إلى اللغة المحلية والمساعدة في الاجتماعات عند الاقتضاء.

• مهام الموارد البشرية / المسؤول الإضافية المفوضة من قبل مدير الموارد البشرية للمشروع

قسم منظمة أطباء بلا حدود/ أنشطة محددة السياق

• التنسيق مع أقسام منظمة أطباء بلا حدود الأخرى في استضافة أو تنظيم التوظيف

• نقطة الاتصال لنظام إدارة الأداء (PMS) ، ودعم المشرفين والموظفين لإكمال تحديد الأهداف ، وعمليات تسجيل الوصول والاستعراضات بطريقة فعالة وفي الوقت المناسب ومشاركة التقارير مع مدير التعليم والتطوير  ومدير الموارد البشرية للمشروع بشكل دوري.

• نقطة الاتصال لتعليم وتطوير الموظفين ، ودعم المشرفين والموظفين لتحديد الاحتياجات والفرص لملء تلك الاحتياجات من خلال التدريبات الداخلية أو الخارجية وإمكانيات بناء القدرات الأخرى. هذا يتضمن:

- إدارة برنامج اللغة الإنجليزية للموظفين تحت المستوى 5 ودورات اللغة العربية للموظفين الدوليين ، بالإضافة إلى تقديم تقارير التعلم والتطوير الشهرية و تقارير نصف شهرية إلى مدير التعلم والتطوير و مدير الموارد البشرية في المشروع.

- تنظيم وتنسيق المهام اللوجستية والإدارية اللازمة في المشروع لأنشطة التعلم مثل توزيع المواد التعليمية وطلبات المعدات وترتيبات النقل والحصول على موافقة الشركاء الآخرين ، إلخ.

- إعداد وجمع الوثائق لعملية اختيار المشاركين.

- دعم مشرفه لضمان تغطية احتياجات التدريب والحفاظ على معايير الجودة العالية وفقًا لأدوات وسياسات التعلم والتطوير من خلال إجراء تقييمات لاحتياجات التدريب ، وتحديد المحتوى المناسب والمجموعات المستهدفة للتدريبات ، وضمان التحسينات المستمرة للتدريبات المستمرة ، و إعداد جدول التدريبات والحفاظ عليه.

- تحمل مسؤولية تنفيذ برنامج التعريفي / التأهيل للموظفين الجدد وفقًا للسياسة والأدوات المعتمدة.

• دعم مدير الموارد البشرية للمشروع في الالتزام بسياسة (سياسات) الموارد البشرية لأطباء بلا حدود الهولندية (بما في ذلك المذكرات) ، والقانون اليمني ، في المسائل المتعلقة بإدارة الموارد البشرية ، مثل صياغة العقود ، واتخاذ الإجراءات التأديبية والتوظيف. وفيما يتعلق بالمسائل القانونية (العمل اليمني ، اللوائح الداخلية ، السياسات ، إلخ).

• إدارة وتتبع وتسجيل الإجازة السنوية للموظفين الوطنيين (كل من النسخ المطبوعة والنسخ الإلكترونية)

• الاشراف على عمال النظافة والطهاة وموظف الاستقبال

• الأنشطة ولمسؤوليات المذكورة أعلاه ليست شاملة ويمكن تكليف الموظفين بمسؤوليات أو مهام إضافية حسب الاقتضاء.

• لا يسمح الموظفين بمضغ القات خلال ساعات العمل..

• لا يسمح بحمل الأسلحة النارية تحت أي ظرف من الظروف في مركبات أطباء بلا حدود أو في أماكن أطباء بلا حدود.

 

المتطلبات :
المؤهل التعليمي:

• (مرغوب فيه) دبلوم متعلق بالمالية أو الأعمال أو الإدارة.

الخبرة:

• خبرة عملية سابقة أساسية لا تقل عن سنتين في الوظائف ذات الصلة. خبرة مرغوبة في منظمة أطباء بلا حدود أو غيرها من المنظمات غير الحكومية في البلدان النامية.

اللغات :
• اللغة العربية والإنجليزية متطلب اساسي

المعرفة:

• القدرة على استخدام الكمبيوتر

الكفاءات:

• النتائج وجودة التوجيه المستوى 2

• التعاون والعمل بروح الفريق المستوى 2

• المرونة في السلوك المستوى 2

• الالتزام بمبادئ منظمة أطباء بلا حدود المستوى 2

• إدارة الضغوطات المستوى 2

 

 

How to Apply

Applications Guideline:

Applicants meeting above criteria can submit Cover letter with CV in English only along with Copies of relevant Degrees and Copy of Yemeni National ID Card by email to taizcity@oca.msf.org

  •  Applicants MUST put “HR ASSISTANT” in the subject line.
  • Note: Only Short listed candidates will be notified for Written/Interview after closing date.
  • NO transportation and NO per diems will be provided during recruitment procedure.
  • Applications sent without required documents mentioned above will not be considered.

Closing date of applications: Saturday ,the 20th , January ,2022


 

معلومات التقديم:

يمكن للمتقدمين الذين يستوفون المعايير المذكورة أعلاه تقديم رسالة تغطية مع السيرة الذاتية باللغة الإنجليزية فقط مع نسخ من الشهادات ذات الصلة ونسخة من بطاقة الهوية الوطنية اليمنية عبر البريد الإلكتروني إلى

taizcity@oca.msf.org

يجب على المتقدمين كتابة " مساعد موارد بشرية" في مكان الموضوع.

ملاحظة: سيتم إشعار المرشحين المدرجين في القائمة القصيرة فقط للاختبار الكتابي / المقابلة بعد تاريخ الإغلاق.

- لن يتم توفير بدل المواصلات ولن يتم توفير بدل المعيشة أثناء إجراءات التوظيف.

- لن يتم النظر في الطلبات المرسلة بدون المستندات المطلوبة المذكورة أعلاه.

تاريخ إغلاق تقديم الطلبات: السبت ال 20 ، يناير 2022

Important Notes / مقترحات هامة

Following the instructions on How to apply will always increase your chances of getting your application looked at.
إتباع تعليمات التقديم المذكورة في كل إعلان ستزيد من فرصة النظر لسيرتك الذاتية من قبل الجهة المعلنة
If you’re applying by email, make sure you mention the job title in the “Subject” field of your message
تذكر أن تكتب إسم الوظيفة و موقعها في عنوان البريد عندما يكون التقديم عبر الإيميل