JOB TITLE: Storekeeper

LOCATION: Taiz

REPORTING TO: Logistics Officer

MAIN DESCRIPTION

The Storekeeper role includes two sets of tasks as HALO expands its presence in Yemen. 
The Storekeeper will be in charge of managing and maintaining logistics stores in a tidy, correct, and efficient manner. And give the support to the logistics needs of HALO's Taiz office, ensuring that it is fully equipped and that activities run smoothly and efficiently. 

Storekeeper

Storekeeper Tasks

• Manage HALO Taiz’s non-capital stores, including demining, consumables, uniform, stationary.
• Assist the Logsitics Officer in the managing of capital stores, including detectors and PPE.
• Assist the Medical Officer in the management of medical stores.
• Respond promptly to reasonable staff needs to the supplies they require.
• Support Logistics office to maintain a digital record of stores and transactions via the online database Tracmor.
• Maintain stock cards for all non-capital equipment in the stores, recording the physical presence of items by their quantity and location.
• Complete ‘Supply In’ forms accurately and on time when purchased goods are received and brought into stores.
• Complete ‘Supply Out’ forms accurately and on time with accompanying signatures when supplies are distributed to operational and support staff.
• Verifying purchasing needs on Purchase Request Forms by checking stock levels.
• Ensure that all stores are kept in a tidy, organized manner.
• Ensure that physical stock levels, stock cards and Supply In/Out documentation matches.
• To ensure high working performance covering desired departments within office. 
• Ensure equipment is properly maintained, and remove items for repair or write-off as required.
• Raise breakup/narrative reports to the line-manager the supply-in and supply-out for materials received by Department request.
• Ensure proper filling/recording system for documentation/reports/transaction related to the activity.
• Fulfill other activities assigned by line-manager. 

Support Logistics task

• Support to Arrange and oversee the transport of goods and personnel between locations.
• Support the compliance of Logistic tasks with HALO policies and procedures.
• Support the compliance of HALO’s fleet with HALO policies and procedures.
• Support the Finance division in the management of Open Vouchers and Purchase Vouchers.
• Ensure regular maintenance of Equipment (Generator, Solar System, Electrical works) and premises.
• Ensures the direct supervision and management of the drivers, potential daily workers, and technicians in Taiz.
• Follow-up of maintenance and repair work on the mission vehicle and make sure the documentation for the car is valid (registration, insurance, etc.). 
• Ensure that a complete breakdown and first aid kits are available on board all vehicles.  
• Check that vehicle logbooks are implemented and correctly used on a weekly basis. Make sure drivers check oil, water, and tires properly and keep the lease vehicles in clean condition, both inside and outside.
• Back up the logistics officer when he is on leave.
• Fulfil other activities assigned by line-manager. 

REQUIREMENTS – ESSENTIAL

• Good spoken and written English.
• Strong computer skills, especially in database management and MS Office (Word, Excel, Access).
• Attention to detail and the ability to keep clear and consistent written records.
• Ability to plan, organize and prepare supplies required for smooth operations.
• Commitment to HALO’s Values and Standards at all times.
• Commitment to HALO’s Global and National Policies, including Safeguarding.

المنصب الوظيفي: أمين مخزن 

الموقع: تعز

المدير المباشر: موظف اللوجستيك

الوصف الرئيسي

أمين مخزن هو منصب يغطي مجموعتين من المسؤوليات مع تعزيز هالو لوجودها في اليمن. 

سيدعم امين مخزن، فهو مسؤول عن إدارة وصيانة المخازن اللوجستية بطريقة مرتبة وصحيحة وفعالة. وكذلك دعم الاحتياجات اللوجستية لمكتب تعز التابع لمنظمة هالو ، مما يضمن تجهيزه بالكامل وسير الأنشطة بسلاسة وكفاءة.

أمين المخزن

مهام ادارة المخزن

• إدارة مخازن هالو - تعز، بما في ذلك مخازن المعدات والمواد الاستهلاكية والزي الرسمي ومخزن الأدوات المكتبية.
• مساعدة موظف اللوجستيات في إدارة تخزين الاصول المخازن ، بما في ذلك كاشفات الألغام ومعدات الوقاية الشخصية.
• إدارة المخازن الطبية، بالمشاركة مع مساعدة الطبيب.
• الإستجابة على الفور لاحتياجات الموظفين –المعقولة– للإمدادات التي يحتاجونها.
• مساعدة المسؤول اللوجستي في السجل رقمي لقاعدة البيانات Tracmor ، للمخازن ولجميع الحركات فيها.
• الحفاظ على (بطاقات المخزون) لجميع المعدات في المخازن ، وتسجيل وجود الأصناف المختلفة من حيث الكمية والموقع في المخزن.
• أكمال استمارات "التوريد" بدقة وفي الوقت المحدد عند استلام المواد المشتراة وإحضارها إلى المخازن.
• أكمال نماذج "الصرف" بدقة وفي الوقت المحدد مع التوقيعات المصاحبة عند توزيع العدد المختلفة على موظفي التشغيل والدعم.
• التحقق من الاحتياجات في نماذج طلب الشراء عن طريق التحقق من مستويات المخزون المتوفر.
• إبقاء المخازن نظيفة، منظمة، ومرتبة.
• التأكد من تطابق مستويات المخزون وبطاقات المخزون ووثائق التوريد للداخلة / والصرف الخارجة.
• ضمان أداء عمل عالي يغطي الإدارات المطلوبة داخل المكتب.
• التأكد من صيانة المعدات بشكل صحيح ،و إزالة العناصر التي تحتاج للإصلاح أو الشطب وذلك حسب الحاجة.
• رفع التقارير التفصيلية / السردية إلى المدير المباشر بشأن التوريد والتوريد للخارج للمواد المستلمة بناءً على طلب الإدارة.
• ضمان نظام تعبئة / تسجيل مناسب للتوثيق / التقارير / المعاملات المتعلقة بالنشاط.
• تنفيذ الأنشطة الأخرى المعينة من قبل المدير المباشر.

دعم انشطة القسم اللوجستي

• دعم تنسيق النقل بين المواقع والإشراف عليه، وذلك لنقل المواد او انتقال الموظفين.
• دعم امتثال لسياسات وإجراءات هالو ترست في مهام اللوجستيك.
• دعم امتثال لسياسات وإجراءات هالو ترست في ادارة الحركة وادارة عمل المركبات.
• دعم ادارة الشؤون المالية في إدارة العهد المفتوحة ومستندات الشراء.
• الاشراف على الصيانة المنتظمة للمعدات (المولدات، والمنظومة الشمسية، والأشغال الكهربائية) والمباني.
• الإشراف و الإدارة المباشره للسائقين والعاملين اليوميين المحتملين والفنيين في تعز.
• متابعة أعمال الصيانة والإصلاح في المركبات والتأكد من صحة وثائق السيارة (التسجيل والتأمين وما إلى ذلك).
• التأكد من توافر مجموعة كاملة من أدوات الإسعافات الأولية على متن جميع المركبات.
• تحقق من سجلات المركبات واستخدامها بشكل صحيح على أساس أسبوعي. والتأكد من المعدات داخل السيارات، والتأكد من قيام السائقين بفحص الزيت والماء والإطارات بشكل صحيح والحفاظ على المركبات في حالة نظيفة، سواء في الداخل أو الخارج.
• تغطيه مهام المسؤول اللوجستي عندما يكون في اجازة.
• تنفيذ الأنشطة الأخرى المعينة من قبل المدير المباشر.

المتطلبات – ضرورية

• اللغة الإنجليزية تحدثا وكتابة جيدة
• مهارات حاسوبية قوية ، خاصة في إدارة قواعد البيانات و MS Office Word ، Excel ، Access
• الانتباه إلى التفاصيل والقدرة على الاحتفاظ بسجلات مكتوبة واضحة ومتسقة.
• القدرة على تخطيط وتنظيم وإعداد اللوازم اللازمة للعمليات السلسة.
• الالتزام بقيم هالو ترست ومعاييرها في جميع الأوقات.
• الالتزام بسياسات هالو العالمية والوطنية، بما في ذلك الحماية.