REQUEST FOR QUOTATION

RFQ Number: DKH Yemen 2022/010
Date:10-Nov-2022
Period of RFQ: 10 Nov – 10 Dec 2022
From: Diakonie Katastrophenhilfe 
To: Prospective suppliers

Special instruction: 

All quotations must be submitted on company letterhead, must include Supplier’s legal address, must be stamped, and must be valid for at least 30 calendar days.

Quotation Submission Date:

No later than 10 Dec 2022 at 3:00 noon in the local time of Aden City Yemen

Submission of Bids:

Bids must be either submitted in person to DKH Yemen at Khormaksar, October Area, near Lebanese University, or emailed to:

Email:  tender.yem@diakonie-katastrophenhilfe.org 

Quotations submitted in person must be submitted in a sealed envelope and handed to the Logistic Department

Please write “DKH Yemen-RFQ-2022/010” on the top right corner of the sealed envelope with the name of the supplier. The bidders name must also be written on the envelope.

Late bids will not be accepted

Bids to any other DKH office or department will not be accepted

Bidders to contact the logistics office to pick the full bid documents or contact: procurement.yem@diakonie-katastrophenhilfe.org

INSTRUCTIONS TO THE PROSPECTIVE SUPPLIER

A-    Form of Quotation

Your quotation must specify and include confirmation of the following:

1.    Adherence to Technical Specifications – The Bidder shall confirm that their bid and vehicles to be supplied meet or exceed the required Technical Specifications.
2.    Bidder Registration – The Bidder must submit that it is legally registered for business in Yemen and provide a valid business, employer or tax identification document that demonstrates this.
3.    Quotation Validity – Bidder must specify that the quotation is valid for 30 calendar days
4.    The Bid can be in either English or Arabic languages.
5.    Bidders must complete and submit the attached ‘company profile’. Where possible they should also include references of previous similar work performed for NGOs or other clients

B-    Evaluation Factors

DKH shall evaluate the bids as listed below: 

1.    Bidders, who did not completely submit the required documents for this bid, may not be considered for further evaluation.

a.    Certified copy of Valid Commercial Record ID card
b.    Completed copy of the Supplier Registration form (attached)
c.    Certified copy of Valid Tax ID Card
d.    The Quotation must be submitted in English or Arabic languages.
e.    Copy of vehicle third party, and liability insurance, is to be attached to bid 
f.    Adherence to Technical specification 

2.    Bidders need to ensure that they provide all the information required in the two table below
3.    The quotation that passes all mandatory requirements and earns the highest points will be determined to offer the best value to DKH. In conducting its evaluation, DKH may seek information from any source it deems appropriate to obtain or validate information regarding the Supplier’s quotation.
4.    DKH Yemen may award contracts to more than one bidder
5.    Bid must have a validity of 30 days

C-    Questions on this RFQ

Questions should be sent by no later than 10 Dec, 2022 at 3:00 PM in the local time of Aden city Yemen via email to: 

procurement.yem@diakonie-katastrophenhilfe.org

Any information given to one Bidder concerning this RFQ will be furnished to all Bidders as an amendment to this RFQ.

D-  Contract Award

• Bidders should submit their best offer.
• DKH Yemen will evaluate bids using the evaluation factors listed above and make an award without further discussions with bidders. 
• DKH Yemen reserves the right to conduct discussions if, following the evaluation, DKH deems it necessary
• Any changes to this RFQ shall be through amendment. Copies of amendments will be furnished to all Bidders.
• DKH reserves the rights to accept or reject any or all submitted quotation(s) at its discretion and is under no obligation to issue an award.

DKH reserves the right to issue multiple awards under this RFQ.

Please download the supplier form from the below link.

يرجى تعبئة نموذج الموردين من الرابط الاسفل

طلب عرض سعر
عرض سعر رقم
DKH Yemen 2022/010

التاريخ: 10 نوفمبر 2022
فترة طلب عرض السعر: من 10 نوفمبر إلى 10 ديسمبر 2022
من: دياكوني كاتاستروفينهيلف    
إلى: الموردين المحتملين

تعليمات خاصة:

يجب تقديم جميع عروض الأسعار على ورق الشركة  الرسمية، ويجب أن تتضمن العنوان القانوني للمورد ، ويجب أن تكون مختومة ، ويجب أن تكون صالحة لمدة 30 يومًا على الأقل

تاريخ تقديم عرض الأسعار: في موعد لا يتجاوز 10 ديسمبر 2022 الساعة 3:00  مساءً بالتوقيت المحلي لمدينة عدن باليمن

تقديم العطاءات
يجب تقديم العطاءات إما شخصيًا إلى مكتب المنظمة في مديرية خور مكسر حي اكتوبر بجانب الجامعه اللبنانية او إرسالها عبر البريد الالكتروني :

tender.yem@diakonie-katastrophenhilfe.org

يجب تقديم عروض الأسعار المقدمة شخصيًا في مظروف مختوم وتسليمها إلى إدارة اللوجستيات

يرجى كتابة “DKH Yemen-RFQ-2022-010”   في الركن الأيمن العلوي من المغلف المختوم مع كتابة اسم المورد على الضرف

ولن تقبل العطاءات المتأخرة

تعليمات للمورد المحتمل

أ- استمارة عرض السعر

يجب أن يحدد عرض الأسعار الخاص بك ويتضمن تأكيدًا لما يلي:

1 تسجيل مقدم العطاء - يجب على العارض تأكيد أنه مسجل قانونيًا للعمل في اليمن وتقديم وثيقة هوية تجارية أو صاحب عمل أو ضريبية سارية المفعول توضح ذلك

2 - صلاحية عرض الأسعار - يجب على العارض تحديد أن عرض الأسعار صالح لمدة 30 يومًا تقويميًا. يمكن أن يكون العطاء باللغة الإنجليزية أو العربية

3- يجب على مقدمي العطاءات إكمال وتقديم "الملف التعريفي للشركة" المرفق. حيثما أمكن ، يجب أن تتضمن أيضًا إشارات إلى عمل مماثل سابق تم أداؤه للمنظمات غير الحكومية أو عملاء آخرين

ب- عوامل التقييم

تقوم دياكوني بتقييم العطاءات على النحو الوارد أدناه :

1- لا يجوز إجراء المزيد من التقييم لمقدمي العطاءات الذين لم يقدموا المستندات المطلوبة لهذا العطاء بالكامل.

أ. نسخة مصدقة من بطاقة هوية السجل التجاري سارية المفعول
ب- نسخة كاملة من استمارة تسجيل المورد (مرفق)
ج. صورة مصدقة عن البطاقة الضريبية سارية المفعول
د. يجب تقديم عرض السعر باللغتين العربية والانجليزية او إحداهما 

2- على مقدمي العطاءات التأكد من توفير كافة المعلومات المطلوبة في الجداول أدناه

3- يتم تحديد عرض الأسعار الذي يجتاز جميع المتطلبات الإلزامية ويحصل على أعلى النقاط لتوفير أفضل قيمة للدياكوني. عند إجراء تقييمها ، قد تسعى دياكوني للحصول على معلومات من أي مصدر تراه مناسبًا للحصول على معلومات أو التحقق من صحتها بخصوص عرض أسعار المورد

4- يجب أن يكون العطاء صالحًا لمدة 30 يومًا

ج- أسئلة حول طلب عرض الأسعار هذا

يجب إرسال الأسئلة في موعد أقصاه 10 ديسمبر 2022 لساعة 3:00 مساءً بالتوقيت المحلي لمدينة عدن اليمن عبر البريد الإلكتروني إلى:

procurement.yem@diakonie-katastrophenhilfe.org

سيتم تقديم أي معلومات يتم تقديمها إلى أحد مقدمي العطاءات بخصوص طلب عرض الأسعار هذا إلى جميع مقدمي العطاءات كتعديل على طلب عرض الأسعار هذا

د- إرساء العقد

• يجب على مقدمي العطاءات تقديم أفضل عرض لديهم.
• ستقوم دياكوني اليمن بتقييم العطاءات باستخدام عوامل التقييم المذكورة أعلاه وتقديم القرار دون مزيد من المناقشات مع مقدمي العطاءات.
• تحتفظ دياكوني اليمن بالحق في إجراء مناقشات إذا رأت دياكوني بعد التقييم ، أن ذلك ضروريًا
• يجب إجراء أي تغييرات على طلب عرض الأسعار هذا من خلال التعديل. سيتم توفير نسخ من التعديلات لجميع مقدمي العطاءات.
• تحتفظ دياكوني بالحق في قبول أو رفض أي أو كل عروض الأسعار المقدمة وفقًا لتقديرها وليس عليها أي التزام بإصدار قرار.

تحتفظ دياكوني بالحق في إصدار قرارات متعددة بموجب طلب عرض الأسعار هذا