تفاصيل الوظيفة

• المســمى الـــوظيفي: أخصائي سكرتارية
• المستوى الوظيفـــي: التخصصي والكتابي (التنفيذي)
• الدرجة الوظيفية: الخامسة
• الـرئيـس المباشــــر: نائب المدير العام
• الإدارة: لا يوجد    
• القسم: لا يوجد
• المســــار الوظيفــــي: تخصصي

الهدف العام للوظيفة 

1.    تنظيم العمل في مكتب المدير العام ونائبه.
2.    استلام كافة المراسلات الواردة من كافة الجهات الداخلية والخارجية ويقيدها وعرضها على المدير العام أو نائبه.
3.    طباعة المذكرات والرسائل والردود الصادرة من المدير العام أو نائبه أو الشركة والعمل على قيدها.
4.    حفظ وأرشفة المستندات والمراسلات والنسخ منها بطريقة سلسلة ومنسقة يدوياً وآلياً يسهل الرجوع إليها في المستقبل.

مهام ومسئوليات العمل    

1. يعد الخطة السنوية لعمله في سكرتارية المدير العام ونائبه ويقرها من رئيسه المباشر.
2. يتعاون وينسق مع زملائه في نفس المستوى في الإدارات والفروع والمشرفين في الشركة وبما يسهل سير العمل وتطويره في الإدارة التي يعمل بها.
3. يقوم بأعداد وتجهيز كافة التقارير والبيانات عن سير أعماله والمشاكل والعراقيل التي يواجهها ومقترحاته للحل ويرفعها لرئيسه المباشر.
4. ينظم العمل والزيارات في مكتب المدير العام ونائبه ويرتب نوعية المقابلة مع الآخرين ويدير الوقت بكفاءة وفاعلية.
5. يستلم البريد الوارد والمعاملات بكافة الطرق ويقيدها في ملفات خاصة بها للعرض على المدير العام ونائبه وكذا يقوم بطباعة المراسلات والخطابات والتقارير الخاصة بأعمال الإدارة والأقسام التابعة للمدير العام ونائبه.
6. يوثق جميع البيانات والمعلومات آلياً أو يدوياً ولكافة الأعمال الخاصة بمكتب المدير العام ونائبه.
7. يحافظ على أمن وسرية المعلومات الخاصة بعمل مكتب المدير العام ونائبه.
8. يقوم بأعمال التصوير وإرسال المراسلات والخطابات عن طريق الوسائل المتاحة والاستعانة بالمراسل الداخلي.
9. يتابع النظافة في مكتب المدير العام ونائبه وينسق مع الخدمات الإدارية لتوفير كافة التجهيزات اللوجستية المساعدة على أداء المدير العام ونائبه وفريق العمل على تنفيذ مهامه بكفاءة.
10. ينشئ قواعد بيانات عن المعلومات والجهات الداخلية والخارجية المرتبطة بأعمال مكتب المدير العام ونائبه ويعمل على تحديثها باستمرار.
11. يقوم بما يسند إليه من أعمال وفي حدود اختصاصه ولصالح العمل.

امثلة لمؤشرات قياس الأداء

• نسب الإنجاز المحققة.
• سرعة الاستجابة لطلبات أصحاب المصلحة وفق الضوابط والإجراءات المعتمدة.
• عدد التقارير المرفوعة ومواعيدها.
• معدل الكفاءة والفعالية المحققة في تنظيم الوقت.
• معدل المفقودات من المراسلات والمستندات والمعاملات.
• معدل جودة وسرعة الطباعة والإخراج.
• معدل جودة التوثيق والارشفة ألياً ويدوياً.
• معدل سرعة التسليم للجهات المستلمة.
• نسبة جودة المخرجات نتيجة المتابعة.
• نسبة الإنجاز المحققة.
• عدد التكليفات المنجزة من قبله.

المؤهلات والخبرة

الحد الادنى من المؤهلات: بكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي تخصص مشابهة وأفضلية توافر دبلوم سكرتارية إتقان اللغة الانجليزية.
الخبـــــــــــــــــرات:    بكالوريوس خبرة 3 سنوات في ذات المجال/ ماجستير خبرة 0 سنوات في ذات المجال    

الكفاءات الفنية والسلوكية وفق المستويات المحددة بنظام ادارة الاداء المعتمد في الشركة 

الكفاءات السلوكية   

1- العمل بروح الفريق.    
2- التواصل ومهارات الاتصال.                                              
3- التركيز على خدمة العملاء.    
4- التركيز على النتائج.    
5- إدارة الموارد بفاعلية.    
6- المساءلة.    

 المهارات

1- إلمام بالجوانب القانونية والإجراءات المالية والإدارية والفنية..
2- إجادة باللغة الإنجليزية.
3- مهارات استخدام الحاسب الآلي وتطبيقاته.
4- مهارات العرض والإلقاء.
5- المعرفة بمبادئ إدارة الوقت والإجتماعات.
6- مهارات الاتصال.