تعلن إحدى المجموعات التجارية الرائدة في اليمن عن حاجتها لشغل وظيفة مدير مكتب مدير عام المجموعة.

نوع التوظيف: دوام كامل (فترتين)

الموعد النهائي لتقديم الطلب: 27 يوليو 2024

الهدف العام للوظيفة:

تنظيم وإدارة مكتب المدير العام ومساعدة المدير العام في الأعمال اليومية والتأكد من تطبيق النظام المعتمد بمكتب الإدارة العليا، وتقديم الدعم والمساندة في تسيير العمليات التشغيلية والتنفيذية لمكتب المدير العام والمجموعة.

الواجبات والمسئوليات:

1.    تحديد وصياغة الأهداف المطلوبة لضبط أداء مكتب المدير العام.
2.    تقديم الدعم والاسناد للفروع والإدارات والاقسام من خلال متابعة التقارير المقدمة ودراستها وتحليلها وإعطاء التوصيات باتخاذ الاجراءات اللازمة بالإضافة إلى متابعة متطلبات تسيير أعمال الفروع والإدارات ومعالجة أي معيقات تواجههم بالتعاون مع الجهات المعنية لضمان استمرارية العمليات التشغيلية للمجموعة.
3.    المشاركة في صياغة إجراءات إدارة مكتب المدير العام وكل ما يتبع له.
4.    استقبال زوار المدير العام.
5.    الإشراف على إظهار مكتب المدير العام بمظهر لائق من حيث النظافة والترتيب.
6.    مراجعة واعتماد تنسيق جدول المواعيد والمقابلات الخاص بالمدير العام، وبيان ما تم تأجيله مع ذكر الأسباب التي دعت للتأجيل.
7.    إعداد خطة أسبوعية تتضمن جدول الأعمال الخاص بالمدير العام.
8.    مراجعة الخطابات والمراسلات الخاصة بالمدير العام قبل عرضها عليه أو توجيهها للغير.
9.    التأكد من حفظ وأرشفة جميع الملفات الخاصة بمكتب المدير العام بشكل يضمن سلامتها وسرعة الوصول إليها عند الحاجة.
10.    مراجعة أعمال استلام البريد الوارد وفهرسة هذه المستندات قبل عرضها على المدير العام.
11.    مراجعة أعمال استلام وإرسال رسائل البريد الالكتروني الخاصة بالمدير العام وفهرسة هذه الرسائل.
12.    مراجعة أعمال تسجيل البريد الصادر والوارد.
13.    حضور جميع الاجتماعات والجلسات التي يكون المدير العام طرفاً فيها.
14.    مراجعة التحضير للاجتماعات الخاصة بالمدير العام وتنسيق وتجهيز كل الوثائق والمستندات التي تخص موضوع الاجتماع.
15.    مراجعة تنظيم وأرشفة التقارير الداخلية الواردة من الفروع والإدارات والأقسام الأخرى وعرضها على المدير العام ومتابعة قرار المدير العام بشأنها وتسجيلها في السجلات الخاصة بها.
16.    التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية والكهربائية في حالة صالحة للعمل باستمرار وطلب مسؤولي الصيانة من داخل الشركة ومن خارجها ومتابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب المدير العام.
17.    التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية والكتابية في مكتب المدير العام.
18.    توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماعات التي يدعو لها المدير العام.
19.    مراجعة حجز تذاكر السفر والفنادق الخاصة بالمدير العام وتنظيم رحلات العمل.
20.    تعليم وتوجيه أفراد السكرتارية والارتقاء بمستواهم الوظيفي، وتقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم.
21.    مساعدة الإدارة العليا في جميع الأعمال غير المدرجة في هذا التوصيف والتي لا تخالف قوانين وأنظمة المجموعة والقوانين والأنظمة المعمول بها والتي تساهم في تحقيق هدف المجموعة بناءً على طلب شخصي من الإدارة العليا.
22.    القيام بأية أعمال أخرى يكلف بها من المدير العام.

شروط ومهارات شغل الوظيفية

1.    درجة البكالوريوس.
2.    خبرة سابقة في نفس المجال لا تقل عن خمس سنوات.
3.    صياغة وتحديد الأهداف.
4.    التعامل الجيد مع برامج الحاسب الآلي والأجهزة المكتبية.
5.    القدرة على تحمل ضغط العمل.
6.    مهارات الاتصال والتواصل مع الأخرين.
7.    مهارات التفاوض في مجالات العمل.
8.    اللباقة في الحديث وبشاشة الوجه.
9.    حسن الاستماع والفهم وإدراك المواقف بوعي وتركيز.
10.    القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة.
11.    القدرة على إعداد الدراسات والتقارير وعرضها.