شركة رائدة في مجال الدوية

مكان العمل: صنعاء- التحرير خلف البنك المركزي
المطلوب: اخصائي مراسلات تجارية
تاريخ انتهاء الإعلان: 30/4/2024م 

"شركة رائدة في مجال استيراد وتوزيع الأدوية بحاجة إلى موظف مراسلات تجارية يمتلك الخبرة والمؤهلات اللازمة للعمل في مكتبها الرئيسي بمدينة صنعاء.

التوصيف الوظيفي للمراسلات التجارية

الهدف العام للوظيفة:

تسهيل التواصل مع الجهات الخارجية والعمل على جذب الشركات الموردة والحفاض على العلاقات الجيدة معهم والمشاركة في رفع قيمة الشركة في السوق .

المهام الوظيفية لوظيفة أخصائي مراسلات التجارية:

• البحث عن شركات جديدة والحصول على توكيلاتها.
• التواصل مع الشركات التي نمثلها وإرسال طلبيات الشراء والمتابعة حتى يتم الشحن
• الرد على رسائل البريد الإلكتروني والتواصل مع الشركات لحل أي مشكلات بواسطة البريد الإليكتروني وهاتفيًا والتنظيم للمؤتمرات واللقاءات على الإنترنت.
• استقبال مكالمات الطوارئ وغير الطوارئ وتسجيل المعلومات الضرورية.
• معالجة المشاكل من خلال تقديم المعلومات والحلول المناسبة.
• استقبال وإرسال طلبيات المنتجات ومتابعة عمليات التسليم.
• إعداد ومتابعة كافة المراسلات التجارية مع الموردين والمتعلقة بعروض الاسعار والمواصفات والتسهيلات ونماذج الطلبيات ومواصفاتها.
• التنسيق مع الادارات الاخرى لوضع الخطط السنوية وتنفيذها.
• متابعة طلبات ادارة التسويق والعمل على تزويدها بالاحتياجات المطلوبة.
• ترجمة الإيميلات الوثائق والاوليات ورفعها مع التوصيات للإدارة.
• متابعة الشركات الموردة اولا بأول والحفاظ على العلاقات الطيبة معهم.
• رفع المشاكل مع التوصيات والمقترحات المتعلقة بشئون الشركات الموردة للإدارة وتنفيذ ما يلزم لحلها
• العمل على استيفاء وثائق تسجيل المنتجات من الشركات الموردة
• العمل على الحفاظ على سجلات الشركات وارشفة والوثائق الهامة وتقديمها عند الطلب.
• إنشاء وجدولة رسائل دورية للحفاظ على ديمومة التواصل مع الشركات والاستفادة من اقصى العروض والميزات المقدمة.
• إدخال البيانات في نظام الكمبيوتر والحفاظ على الايميلات وسجلات التواصل والأنشطة وغيرها من المعلومات.
• جمع السجلات ذات الصلة بمشاكل محددة، واستعراضها للتأكيد من اكتمالها ودقتها، وإرفاق السجلات للمراسلات عند الضرورة.
• الحفاظ على الملفات والسجلات ومتابعة أنشطة المراسلات.
• رفع تقارير الأداء بشكل دوري واعداد التقارير الخاصة عند الطلب.
• إنشاء رسائل رداً على مراسلات تتعلق ببنود الطلبات المتعلقة بالبضائع أو مطالبات الضرر أو طلبات معلومات الائتمان أو الحسابات المتأخرة أو الفواتير غير الصحيحة وغير المرضية.
• مراجعة حسابات الشركات الموردة.
• متابعة العمل منذ بدء الطلب حتى بدء الشحن ووصول البضاعة.

المهارات اللازمة لوظيفة أخصائي مراسلات:

• اجادة التعامل مع برامج مايكروسوفت برامج المراسلات.
• مهارات التخطيط التحليلية القوية.
• مهارات عالية في التفاوض مع الموردين.
• القدرة على المراسلات التجارية والتعامل الموردين.
• مهارات متقدمة في اللغة الانجليزية المكتوبة والمنطوقة.
• مهارات في انظمة الجودة الخاصة بالمخازن والمشتريات.
• القدرة على الكتابة السريعة والدقة في إدخال البيانات.
• معرفة إجراءات توجيه المكالمات وحالات الطوارئ.
• إجادة التحدث والكتابة باللغة العربية والانجليزية.
• القدرة على ترتيب المهام وتنظيم الوقت.
• امتلاك مهارات الاستماع والتواصل بشكل مميز.
• القدرة على تقديم الحلول المناسبة في الوقت المناسب.
• الانضباط في المواعيد.
• التركيز والمنطقية في التفكير.
• اللباقة في الحديث وبشاشة الوجه.
• حسن الاستماع والفهم وإدراك المواقف بوعي وتركيز.
• حسن المظهر والأناقة.
• القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة.
• التعامل مع الانترنت بشكل ممتاز.
• احترام لوائح العمل.
• تحمل ضغوطات العمل

متطلبات العمل في وظيفة اخصائي مراسلات:

• الحصول على شهادة البكالوريوس في اللغة الإنجليزية أو الترجمة أو إدارة الأعمال 
• إجادة تامة اللغة الإنجليزية كتابة ونطقًا.
• الخبرة العملية في وظيفة اخصائي مراسلات التجارية ويُفضل من لديه خبرة سابقة في مجال الأدوية.
• اتقان مهارات التعامل مع مايكروسوفت اوفيس
• مهارات التفاوض

تنويه: في حال قبول المتقدم يجب عليه تقديم ضمان تجاري في مدة لا تتجاوز اسبوعين.