الشركة: شركة تجارية رائدة في العمل التجاري
الوصف الوظيفي:مراقب مالي
الموقع: (اليمن – امانة العاصمة)
القسم: الحسابات
المسؤول المباشر: مدير الحسابات

1. الهدف العام للوظيفة:

الإشراف على تنفيذ خطط المبيعات والتوزيع والتحصيل، وضمان التزام الفريق الميداني بتحقيق الأهداف البيعية ومتابعة العملاء والمخزون والعروض الترويجية، مع العمل كحلقة وصل فعالة بين إدارة المؤسسة وفريق المبيعات.

2. المهام والمسؤوليات:

مراجعة القيود اليومية في ERP: 

• التحقق من صحة جميع القيود المحاسبية اليومية من حيث التوجيه المحاسبي، الحسابات، ، وربطها بالمستندات المؤيدة.إعداد خطوط السير اليومية والأسبوعية لفريق المبيعات، المسوقين، والمحصلين.
• مراجعة جميع القيود المحاسبية اليومية المدخلة في نظام ERP للتأكد من صحتها واكتمالها والتزامها بالسياسات والإجراءات المحاسبية المعتمدة.
• التحقق من صحة التوجيه المحاسبي للقيود من حيث الحسابات المدينة والدائنة، مراكز التكلفة، الأنشطة، والتصنيف المحاسبي الصحيح.
• مراجعة العمليات البنكية والصرافات المدخلة في نظام ERP والتأكد من مطابقتها لإشعارات البنوك والمستندات المؤيدة.
• التأكد من ربط كل عملية بنكية أو نقدية بمستندها النظامي الصحيح (فاتورة، أمر صرف، عقد، إشعار بنكي).
• مراجعة المطابقات البنكية والصرافات اليومية والأسبوعية والشهرية والتأكد من إعدادها بشكل صحيح ومعالجة الفروقات في الوقت المناسب.
• التحقق من تسجيل جميع إشعارات الخصم والإيداع والحوالات المرتجعة ومعالجتها محاسبيًا دون تأخير.
• مراجعة أوامر الصرف ومطالبات المصروفات قبل وبعد القيد للتأكد من وجود الاعتمادات الرسمية وعدم تجاوز الصلاحيات.

مراجعة العمليات البنكية والنقدية: 

• التدقيق على المصروفات المسجلة والتحقق من تحميلها على الحسابات الصحيحة وعدم وجود مصروفات غير نظامية أو مكررة.
• مراجعة قيود سلف الموظفين والتأكد من الالتزام بالسياسات المعتمدة وعدم تجاوز الحدود المسموح بها.
• مراجعة تسجيل فواتير المبيعات والتأكد من مطابقتها لأوامر البيع المعتمدة وصحة بيانات العملاء والكميات والأسعار والسقوف الائتمانية.
• التحقق من صحة قيود مرتجعات المبيعات والتأكد من استلامها فعليًا في المخازن وربطها بمستندات الإرجاع المعتمدة.

مراجعة المبيعات والمشتريات والمرتجعات: 

• مراجعة الخصومات والعمولات الممنوحة للعملاء والتأكد من اعتمادها رسميًا وعدم تكرارها وربطها الصحيح بالفواتير.
• مراجعة مصادقات العملاء وكشوف الحسابات وتحليل الفروقات غير المسواة ومتابعة معالجتها.
• مراجعة أعمار الديون للعملاء والتنبيه على الأرصدة الراكدة أو غير المتحركة ورفعها للإدارة المالية.
• مراجعة فواتير المشتريات والتأكد من مطابقتها لأوامر الشراء ومستندات الاستلام وربطها بالمخازن والحسابات الصحيحة.
• التدقيق على التحويلات المخزنية والتأكد من وجود طلبات معتمدة وتوفر الكميات وصحة التوجيه المخزني.
• مراجعة تحميل تكاليف النقل والجمارك والتأكد من توزيعها الصحيح على الأصناف أو الكميات وفق السياسة المعتمدة.

مراجعة المخزون والتحويلات المخزنية: 

• مراجعة المطابقات الدورية لأرصدة المخازن والتأكد من معالجة الفروقات الناتجة عن الجرد الدوري أو المفاجئ.
• التحقق من صحة قيود التسويات المخزنية واعتمادها من المخولين قبل إدخالها في النظام.
• مراجعة حسابات الموردين بشكل دوري والتأكد من صحة الأرصدة وعدم وجود دفعات غير مستحقة أو أرصدة مدينة غير مبررة.
• التحقق من مطابقة العمليات المدخلة في نظام ERP مع العمليات المرحّلة إلى نظام الأونكس من حيث القيم، التواريخ، الحسابات، والمستندات بشكل يومي.

مطابقة نظام ERP مع Onyx: 

• إجراء مطابقة يومية بين تقارير ERP وتقارير الأونكس واكتشاف أي فروقات أو عمليات مفقودة أو مكررة.
• التحقق من أن جميع العمليات التي تم ترحيلها إلى نظام الأونكس مدعومة بنفس المستندات المعتمدة في نظام ERP.
• إعداد تقارير مراجعة دورية توضح الأخطاء، الملاحظات، الفروقات، ونقاط الضعف في الإدخال أو الترحيل.
• رفع الملاحظات الجوهرية والمخالفات المحاسبية أو الإجرائية إلى مدير الحسابات مع التوصيات التصحيحية.
• متابعة تنفيذ التصحيحات المطلوبة والتأكد من إقفال الملاحظات وعدم تكرارها.

مطابقة الحسابات والأرصدة:

• تقييم كفاءة الضوابط الداخلية في نظام ERP واقتراح تحسينات تقلل الأخطاء أو مخاطر التلاعب.
• دعم أعمال المراجعة الداخلية والخارجية من خلال توفير البيانات والتقارير والمستندات المطلوبة.
• التأكد من الالتزام التام بسرية البيانات المالية وحماية معلومات النظام وعدم إساءة استخدام الصلاحيات.
• متابعة العمليات المعلقة: مراقبة جميع القيود أو المعاملات التي تم تأجيلها في النظام، والتأكد من حلها او رفضها بنفس اليوم  أو يقوم بالرفع لمدير الحسابات عن العمليات المعلقة.
• الالتزام بسياسات الشركة، ومعايير التدقيق الداخلي المعمول بها و الإجراءات المالية، والقوانين النافذة ، وأخلاقيات المهنة في جميع أعمال المراجعة
• إعداد التقاريرالدورية عن الفروقات والملاحظات والتوصيات إلى مدير الحسابات، ومتابعة تنفيذ التصحيحات اللازمة.

تعزيز الضوابط الداخلية  : 

• تقييم فعالية الضوابط المالية والإجرائية في النظام واقتراح تحسينات لتقليل المخاطر والأخطاء.

الالتزام بالسرية واللوائح: 

• الحفاظ على سرية المعلومات المالية وحماية المستندات والبيانات، والالتزام بسياسات الشركة وأخلاقيات المهنة

3. المؤهلات والخبرات المطلوبة:

الحد الأدنى من المؤهلات:

• الشهادة العلمية: دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال، أو أي تخصص ذي صلة
• الخبرة العملية: خبرة لا تقل عن 5-7سنوات في مجال المبيعات، منها 3 سنوات على الأقل في منصب إشرافي (مدير مبيعات او مشرف مبيعات)ويجب ان تكونالخبرة في شركات تجارية(مواد غذائية) او توزيع.

المهارات الوظيفية/العملية:

• مهارات قيادية وإدارية قوية: القدرة على قيادة فريق المبيعات ناء وتحفيزه لتحقيق الأهداف.
• مهارات تفاوض وإقناع ممتازة: القدرة على إبرام الصفقات الكبيرة وبعلاقات تجارية ناجحة.
• فهم عميق للسوق: معرفة قوية بسوق المواد الغذائية، اتجاهات المستهلكين، والمنافسين.
• مهارات تحليلية: القدرة على تحليل بيانات المبيعات وتحديد الفرص والتحديات.
• إجادة استخدام الحاسوب: مهارة عالية في استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس خاصة (Excelو PowerPoint)، ويجب ان يتكون لدية خبرة عميقة في أنظمة علاقات العملاء خاصة (ERPNext و ONYX ERP).
• مهارات تفاوض قوية: القدرة على التفاوض بفعالية للحصول على أفضل الصفقات.
• إدارة العملاء: القدرة على بناء وإدارة علاقات قوية مع العملاء.
• شهادات الخبرة من الشركات الذي عمل معها مع إخلاءات الطرف.

الكفاءات السلوكية:

• التوجه نحو تحقيق الأهداف: التركيز الشديد على تحقيق وتجاوز أهداف المبيعات. 
• مهارات التواصل الفعال: القدرة على التواصل بوضوح وفعالية مع العملاء والفريق والإدارة. 
• حل المشكلات: القدرة على التعامل مع التحديات التي تواجه المبيعات وابتكار حلول فعالة. 
• القدرة على التكيف: المرونة في التعامل مع التغيرات في السوق ومتطلبات العملاء.
• المبادرة والابتكار:البحث المستمر عن طرق جديدة لتحسين أداء المبيعات وتطوير ال أعمال.
• النزاهة والأمانة: التحلي بمستوى عالٍ من النزاهة في جميع التعاملات.