المسمى الوظيفي: مساعدة العيادة القانونية (الاستقبال والإحالة)
الموقع: عدن

مدة العمل:

خمسة (5) أشهر، تبدأ من يونيو 2026 وتنتهي في أكتوبر 2026، وذلك وفقًا لجدول العمل والمهام المحددة في هذه الوثيقة.
________________________________________

مقدمة:
مؤسسة طوعية غير ربحية تأسست في 15 يناير 2020م بترخيص رقم (427) معتمد من وزارة الشؤون الاجتماعية والعمل- الجمهورية اليمنية. أسسها مجموعة من الشباب والشابات والناشطين والناشطات المجتمعيين في محافظة عدن، رغبة منهم في بذل الجهود والمساعي نحو تعزيز تماسك المجتمع وتحقيق الاستقرار وتجذير العدالة ونشر مبادئ المواطنة والمشاركة.
________________________________________
الهدف من الوظيفة:
دعم تشغيل العيادة القانونية من خلال إدارة عملية الاستقبال (Intake) والإحالات (Referral) بكفاءة، وضمان تسجيل وإدخال البيانات بدقة، وتسهيل وصول المستفيدين إلى الخدمات القانونية وخدمات الحماية بطريقة آمنة وسرية.

المسؤوليات الرئيسية:

1. استقبال الحالات والتسجيل الأولي (Intake):

• استقبال المستفيدين بطريقة مهنية وآمنة تحترم الخصوصية.
• شرح خدمات العيادة ومعايير القبول بشكل واضح.
• الحصول على الموافقة المستنيرة قبل جمع أي معلومات.
• تعبئة نماذج الاستقبال الأولي (Intake Forms).
• تسجيل البيانات الأساسية للحالات بدقة.
• فتح ملفات جديدة للحالات وفق الإجراءات المعتمدة.
• إعطاء كل حالة رقم/معرف فريد (Unique ID).
• التحقق من عدم وجود تسجيل سابق للحالة.

________________________________________
2. الفرز الأولي وتحديد الاحتياجات

• إجراء فرز أولي لتحديد نوع الحالة (HLP، GBV، CP) وغيرها.
• تحديد الحالات العاجلة أو عالية الخطورة وإبلاغ المشرف/ة فورًا.
• تصنيف الحالات حسب نوع الخدمة المطلوبة.
• جمع معلومات أولية دون التعمق في التفاصيل الحساسة.
• ضمان التعامل مع الحالات بسرية واحترام.

________________________________________
3. الإحالة والتنسيق (Referral)

• إحالة الحالات داخليًا إلى الفريق القانوني حسب التخصص.
• إعداد نماذج الإحالة ومتابعتها.
• تنفيذ إحالات خارجية إلى خدمات (قانونية، نفسية، طبية، حماية، إيواء).
• التأكد من أن الإحالات تتم بموافقة المستفيد وبطريقة آمنة.
• متابعة الحالات المحالة للتأكد من وصولها للخدمات.
• التنسيق مع مقدمي الخدمات لتأكيد المواعيد والنتائج.
• تحديث دليل الخدمات ومسارات الإحالة بشكل مستمر.

________________________________________
4. إدخال البيانات وإدارة المعلومات (Data Entry & MIS)

• إدخال جميع بيانات الحالات في نظام إدارة المعلومات (MIS) بشكل يومي.
• إدخال بيانات الاستقبال، الفرز، الإحالة، المتابعة، والإغلاق.
• تحديث سجلات الحالات بعد كل تفاعل أو خدمة مقدمة.
• مراجعة البيانات المدخلة والتأكد من دقتها واكتمالها.
• تصحيح الأخطاء أو النواقص بالتنسيق مع الفريق.
• التأكد من توافق البيانات الإلكترونية مع النماذج الورقية.
• استخدام معرفات فريدة (Unique IDs) للحفاظ على سرية الحالات.
• تصنيف البيانات حسب النوع الاجتماعي، نوع الحالة، الموقع، ونوع الخدمة.
• أرشفة الملفات إلكترونيًا وورقيًا بطريقة منظمة وآمنة.
• الحفاظ على سرية البيانات وعدم مشاركتها إلا وفق السياسات المعتمدة.
• إعداد قواعد بيانات محدثة للحالات والإحالات.
• استخراج تقارير وإحصائيات دورية من النظام.
• دعم إعداد التقارير الشهرية من خلال توفير بيانات دقيقة.
• التنسيق مع الفريق لضمان جودة ودقة البيانات.

________________________________________
5. المتابعة والتنسيق اليومي

• متابعة الحالات المحالة داخليًا وخارجيًا.
• التنسيق مع منسقة العيادة والفريق القانوني.
• إبلاغ المشرف بأي تأخير أو عوائق.
• تنظيم مواعيد المستفيدين.
• دعم سير العمل اليومي داخل العيادة.

________________________________________
6. الدعم الإداري للعيادة

• تنظيم جدول المواعيد اليومية.
• تجهيز النماذج والأدوات الخاصة بالاستقبال والإحالة.
• ترتيب وأرشفة ملفات الحالات.
• دعم إعداد التقارير والأنشطة.
• المساعدة في تنظيم جلسات التوعية المجتمعية عند الحاجة.

________________________________________
7. الالتزام بالحماية والجودة

• الالتزام بمبادئ السرية، عدم الإضرار، والموافقة المستنيرة.
• الالتزام بسياسات (الحماية PSEAوAAP).
• احترام جميع المستفيدين دون تمييز.
• ضمان خصوصية المقابلات.
• الإبلاغ عن أي مخاوف حماية فورًا.
• الالتزام بالإجراءات والنماذج المعتمدة.
• تنفيذ أي مهام أخرى يكلف بها من قبل المدير المباشر.

المؤهلات والمتطلبات

• درجة البكالوريوس في القانون، علم النفس، العمل الاجتماعي أو مجال ذو صلة.
• خبرة لا تقل عن سنة إلى سنتين في العمل الإنساني أو مجال مشابه.
• معرفة بمفاهيم الحماية (GBV، CP، HLP).
• فهم جيد لمبادئ الإحالة وإدارة الحالات.
• معرفة بأنظمة إدارة البيانات (MIS) تعتبر ميزة قوية.
• إجادة اللغة العربية.
• إجادة اللغة الإنجليزية.
• إتقان استخدام Microsoft Office -Word Excel.

المهارات والقدرات

• مهارات تواصل ممتازة.
• دقة عالية في إدخال البيانات والانتباه للتفاصيل.
• مهارات تنظيم قوية وإدارة الوقت.
• القدرة على العمل تحت الضغط.
• القدرة على التعامل مع الحالات الحساسة.
• مهارات تنسيق ومتابعة.
• حساسية ثقافية عالية.
• القدرة على العمل ضمن فريق.
• مهارات حل المشكلات.

Job Description – Legal Clinic Assistant (Intake & Referral)
Job Title: Legal Clinic Assistant (Intake & Referral)
Location: Aden

Duration of work:

The duration of this assignment is Five (5) months, starting from June 2026 and ending in October 2026, in accordance with the work schedule and responsibilities outlined in this document.

Introduction:

A voluntary, non-profit organization established on January 15, 2020, under license No. (427), accredited by the Ministry of Social Affairs and Labor – Republic of Yemen. It was founded by a group of young men and women, as well as community activists in Aden Governorate, driven by their desire to make efforts and take initiatives to strengthen social cohesion, achieve stability, promote justice, and spread the principles of citizenship and participation.

Role Purpose:

Support the Legal Clinic operations by efficiently managing the intake and referral process, ensuring accurate data entry and recording, and facilitating beneficiaries’ access to legal and protection services in a safe, confidential, and dignified manner.

 Key Responsibilities:

1. Intake and Initial Registration

• Receive beneficiaries in a professional, safe, and confidential manner. 
• Clearly explain the services of the Legal Clinic and eligibility criteria. 
• Obtain informed consent before collecting any information. 
• Complete Intake Forms accurately. 
• Record basic case information with accuracy. 
• Open new case files in accordance with approved procedures. 
• Assign a unique identification number (Unique ID) to each case. 
• Ensure no duplicate registration exists for the same case. 

________________________________________
2. Initial Screening and Needs Identification

• Conduct initial screening to determine case type (HLP, GBV, CP, etc.). 
• Identify urgent or high-risk cases and immediately report to the supervisor. 
• Classify cases according to required service type. 
• Collect basic information without in-depth disclosure of sensitive details. 
• Ensure confidentiality and respectful handling of all cases. 

________________________________________
3. Referral and Coordination

• Refer cases internally to the legal team according to specialization. 
• Prepare and follow up on referral forms. 
• Conduct external referrals to legal, psychosocial, medical, protection, and shelter services. 
• Ensure referrals are made safely and with beneficiary consent. 
• Follow up on referred cases to ensure service access. 
• Coordinate with service providers to confirm appointments and outcomes. 
• Regularly update the service directory and referral pathways. 

________________________________________
4. Data Entry and Information Management (MIS)

• Enter all case data into the Management Information System (MIS) on a daily basis. 
• Record intake, screening, referrals, follow-up, and case closure data. 
• Update case records after every interaction or service provided. 
• Review data entries to ensure accuracy and completeness. 
• Correct errors or missing information in coordination with the team. 
• Ensure consistency between electronic and paper records. 
• Use unique identifiers to ensure confidentiality of cases. 
• Classify data by gender, case type, location, and service type. 
• Safely and systematically archive electronic and paper files. 
• Maintain strict confidentiality of data in accordance with policies. 
• Prepare updated case and referral databases. 
• Extract periodic reports and statistics from the system. 
• Support monthly reporting through accurate data provision. 
• Coordinate with the team to ensure data quality and accuracy. 

________________________________________
5. Daily Follow-up and Coordination

• Follow up on internally and externally referred cases. 
• Coordinate with the Legal Clinic Coordinator and legal team. 
• Inform supervisors of delays or challenges. 
• Schedule beneficiary appointments. 
• Support daily workflow within the clinic. 

________________________________________
6. Administrative Support

• Organize daily appointment schedules. 
• Prepare intake and referral forms and related tools. 
• File and organize case documentation. 
• Support reporting and activity preparation. 
• Assist in organizing community awareness sessions when needed. 

________________________________________
7. Protection and Quality Compliance

• Adhere to confidentiality, do-no-harm, and informed consent principles. 
• Comply with PSEA and AAP protection policies. 
• Treat all beneficiaries with dignity and without discrimination. 
• Ensure confidentiality of interviews and case information. 
• Report any protection concerns immediately. 
• Follow all approved procedures and documentation standards. 
• Perform any other tasks assigned by the direct supervisor. 

________________________________________ 
Qualifications and Requirements:

• Bachelor’s degree in law, Psychology, Social Work.
• 1–2 years of experience in humanitarian work or a similar field. 
• Knowledge of protection concepts (GBV, CP, HLP). 
• Strong understanding of referral systems and case management principles
• Strong knowledge of MIS systems is an asset. 
• Fluency in Arabic. 
• Good command of English. 
• Proficiency in Microsoft Office (Word, Excel). 

________________________________________
Skills and Competencies:

• Excellent communication skills. 
• High accuracy and attention to detail in data entry. 
• Strong organizational and time management skills. 
• Ability to work under pressure. 
• Ability to handle sensitive cases professionally. 
• Coordination and follow-up skills. 
• High cultural sensitivity. 
• Ability to work effectively within a team. 
• Strong problem-solving skills.