اسم الوظيفة: مساعد ضابط الخدمات الإدارية

الموقع: صنعاء

المسؤوليات الرئيسية:

توفير بيئة عمل مناسبة:

• التأكد من تجهيزات مقر العمل من حيث:
  • خدمات الأمن والطاقة والنظافة.
  • توفير احتياجات مكان العمل من تجهيزات وقرطاسية وأي أدوات مكتبية.
  • متابعة احتياجات الخدمات مثل النظافة و الكافتيرياوغيرها.
• التأكد من سلامة إجراءات نقل وسفر موظفي الوكالة.

ضمان سير العمل بسلاسة واعمال لوجستية.

• تقديم طلبات الشراء الخاصة بالمصاريف التشغيلية للوكالة.
• متابعة سجل حركة السيارات والسائقين والتأكد من تعبئتها اولاً بأول.
• التأكد من أوراق حركة السيارة اليومية.
• متابعة أي تدريب أو ورشة عمل داخل الوكالة.

دعم ضباط المشاريع:

• مساعدة ضابط المشاريع/ ادارة المشاريع في  من احتياجاتهم أو عمليات مشترياتهم في المشروع.
• حجز وعمل عقود سيارات خارجية لضباط مشاريع الوكالة – عمل قاعدة بيانات للسائقين.

إدارة الأصول:

• متابعة الأصول الثابتة ونقلها وحصرها وتحديثها بالاشتراك مع لجنة الجرد.

مهام إدارية أخرى:

• المساعدة في الأمور التالية: التأمين الصحي، تأمين الحياة، التعويضات، إنشاء حسابات، ... الخ. ومتابعتها.
• شراء احتياجات الوكالة من القرطاسية وغيرها وعمل الصيانة اللازمة عند الحاجة.
• متابعة تسديد فواتير الهاتف والكهرباء والمياه.
• الإشراف على موظفي الخدمات والعمال المتواجدين في المبنى.
• القيام بأي أعمال أخرى يكلف بها تتعلق بالوظيفة.

المهارات والكفاءات المطلوبة:

• شهادة البكالوريوس في تخصص ذو علاقة. 
• خبرة ذو علاقة حتى ثلاث سنوات.
• مهارات تنظيمية وتواصلية ممتازة.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وضمن فريق.
• مهارات حل المشكلات واتخاذ القرار.
• معرفة جيدة بإجراءات الشراء والتعاقدات.
• إتقان مهارات استخدام الحاسوب وبرامج Microsoft Office.
• إلمام بالقوانين واللوائح المتعلقة بالعمل.