إعلان وظيفي مساعد موارد بشرية

عن منظمة غدق للتنمية:

منظمة غدق للتنمية (Ghadaq for Development - GHFD) هي منظمة غير حكومية وغير ربحية، تأسست في العام 2015، وتعمل منذ ذلك الحين على تنفيذ مشاريع إنسانية وتنموية في اليمن. تركز المنظمة على مجالات الأمن الغذائي وسبل العيش، التعليم، المياه والإصحاح البيئي، الحماية، وبناء قدرات المجتمعات المحلية، وذلك وفق المبادئ الإنسانية ومعايير الجودة والشفافية
 تعلن منظمة غدق للتنمية عن رغبتها في توظيف مساعد موارد بشرية للعمل ضمن فريقها في محافظة حجة ، مع إمكانية التنقل مابين مكتب حجة و مكتب تعز وذلك  ضمن فريق  مشروع"تقديم مساعدات غذائية طارئة منقذة للحياة للمتضررين من الأزمة في مديريات ميدي , حرض وحيران بمحافظة حجة ”  بتمويل من صندوق التمويل الإنساني -   Yemen Humanitarian Fund

المهام والمسؤوليات

ستشمل مسؤوليات  مساعد الموارد البشرية   (على سبيل المثال لا الحصر) ما يلي:

• المساعدة في التوظيف تشمل دعم جميع خطوات التوظيف مثل: الإعلان عن الوظائف، ترتيب المقابلات، تجهيز العقود، واستكمال النماذج المطلوبة للموظفين الجدد.
• توفير وتقديم الدعم اللازم لتمكين فريق العمل من أداء مهامه بكفاءة وتحقيق الأهداف المرجوة.
• تنظيم ملفات الموظفين التأكد من أن ملفات جميع الموظفين مكتملة، سواء الورقية أو الرقمية، مع تحديثها بشكل مستمر حسب سياسة حفظ البيانات.
• إعداد التقارير تجهيز تقارير أسبوعية أو شهرية عن أنشطة الموارد البشرية، ورفعها لمدير الموارد البشرية عند الحاجة.
• تنسيق فعاليات الموظفين جلسات التوجية -  تنظيم ورش العمل، والدورات التدريبية، والمناسبات الداخلية، مع الاهتمام بجميع الترتيبات اللوجستية المطلوبة.
• متابعة أداء الموظفين الجدد مراقبة أداء الموظفين خلال فترة التجربة، والتنسيق مع المسؤولين لإجراء تقييم الأداء.
• المساهمة في إعداد الرواتب جمع معلومات الحضور والإجازات والمستحقات للمساعدة في تجهيز كشف الرواتب بدقة.
• تحديث الحضور والإجازات تسجيل حضور الموظفين يوميًا، وتحديث أرصدة الإجازات بشكل شهري، وإعداد تقارير بذلك.
• متابعة الجداول الزمنية التأكد من أن الموظفين يقدمون جداولهم الشهرية في الوقت المحدد، ومتابعة اكتمالها.
• إدارة سجلات التدريب تحديث قاعدة بيانات الدورات التدريبية التي يحضرها موظفوا المشروع ، وحفظ نسخ من الشهادات (ورقية ورقمية) في ملفاتهم.
• الرد على استفسارات الموظفين العمل كحلقة وصل بين الموظفين وقسم الموارد البشرية، والإجابة على أسئلتهم المتعلقة بالإجازات، السياسات، وغيرها.
• تجهيز مستندات الموارد البشرية إعداد خطابات التعيين، الإنذارات، التأكيدات، وأي وثائق أخرى مطلوبة من قبل المشروع أو الإدارة.
• ضمان فهم الموظفين لأدوارهم التأكد من أن كل موظف يعرف مسؤولياته بوضوح من خلال التواصل المباشر أو الأدلة الإرشادية.
• تقديم الدعم العام لفريق المشروع للعمل بأعلى مستوى كفاءه  و فاعليه .
• تنفيذ أي مهام إضافية يتم تكليفك بها من قبل مدير الموارد البشرية بما يخدم سير العمل.

والمؤهلات و الخبرات:

• بكالوريوس في إدارة الأعمال، الموارد البشرية أو تخصص ذي صلة.
• خبرة من 1 إلى 3 سنوات في مجال الموارد البشرية أو وظيفة إدارية مشابهة.
• إجادة استخدام برامج Microsoft Office، خاصة Word وExcel.
• مهارات قوية في التنظيم وإدارة الوقت وتعدد المهام.
• مهارات تواصل ممتازه  (شفهيًا وكتابيًا).
• القدرة على العمل تحت الضغط ومع فرق متعددة.
• القدرة التامة والاستعداد للسفر إلى مختلف المحافظات، والنزول الميداني إلى مواقع العمل عند الحاجة.
• المرونة العالية في العمل من مكاتب منظمة غدق في المحافظات المختلفة حسب متطلبات المشروع.
• روح المبادرة والاستعداد لتعلم مهام جديدة

نوع التوظيف :

• مؤقت – بحسب فترة المشروع.

مكان العمل:

• حجة -   مكاتب منظمة غدق للتنمية مع إمكانية التنقل مابين مكتب حجة و مكتب محافظة تعز. 

Job Vacancy Human Recourses assistant:

About Ghadaq Development Organization: Ghadaq for Development (GHFD) is a non-governmental and non-profit organization, established in 2015, and has been implementing humanitarian and development projects in Yemen ever since. GHFD focuses on food security and livelihoods, education, water and sanitation, protection and community capacity-building, in accordance with humanitarian principles, quality standards and transparency Ghadaq Organization for Development announces its desire to hire a HR Assistant to work within its team in Hajjah Governorate, with the possibility of traveling between the Hajjah and Taiz offices, as part of the project team “Lifesaving emergency food assistance for crisis-affected people in Midi Harad and Hayarn districts of Hajjah governorate." Funded by the Yemen Humanitarian Fund - YHF

Tasks and Responsibilities:

The Human Resources assistant's responsibilities will include (but are not limited to) the following:

• Recruitment assistance, including supporting all hiring steps, such as advertising positions, arranging interviews, preparing contracts, and completing required forms for new employees.
• Providing the necessary support to enable the team to perform effectively and achieve the desired goals.
• Organizing employee files: Ensuring that all employee files, both paper and digital, are complete and up to date according to the data retention policy.
• Reporting: Preparing weekly or monthly reports on HR activities and submitting them to the HR Manager when needed.
• Coordinating employee events: Organizing workshops, training sessions, and internal events, while taking care of all required logistical arrangements.
• Monitoring the performance of new employees: Monitoring employee performance during the probationary period and coordinating with managers to conduct performance evaluations.
• Contributing to payroll preparation: Collecting attendance, leave, and entitlement information to assist in accurate payroll processing.
• Updating attendance and leave: Recording employee attendance daily, updating leave balances monthly, and preparing reports.
• Updating the organizational structure: Maintaining an updated organizational chart showing who works in each position and sharing it with the HR Manager monthly.
• Monitor schedules. Ensure employees submit their monthly schedules on time and follow up on their completion.
• Manage training records. Update the database of training courses attended by employees and keep copies of certificates (paper and digital) in their files.
• Manage e-training programs. Follow up on employee registration for e-courses and assist them in completing them.
• Respond to employee inquiries. Act as a liaison between employees and the HR department, answering their questions regarding leave, policies, and more.
• Prepare HR documents. Prepare appointment letters, warnings, confirmations, and any other documents required by the project or department.
• Ensure employees understand their roles. Ensure each employee is clearly defined in their responsibilities through direct communication or guidance manuals.
• Perform any additional tasks assigned by the HR Manager to support the workflow.

Qualifications and Experience:

• Bachelor’s degree in business administration, Human Resources, or a related field.
• 1 to 3 years of experience in human resources or a similar administrative position.
• Proficiency in Microsoft Office, particularly Word and Excel.
• Strong organizational, time management, and multitasking skills.
• Good communication skills (verbal and written).
• Ability to work under pressure and with multiple teams.
• Full ability and willingness to travel to various governorates, and field visits to work sites when needed.
• High flexibility in working from Ghadaq organization offices in different governorates according to the project requirements.
• Initiative and willingness to learn new tasks.

Recruitment Type: Temporary – depending on the project period. 
    Place of work: Hajjah – Ghadaq office. With the possibility of traveling between Hajjah and Taiz offices.