مسمى الوظيفة: مسؤول المشتريات وإدارة المخزن
القسم: الإدارة المالية
الجهة: مؤسسة حضرموت للثقافة
الموقع: حضرموت (المكلا)
نوع العمل: دوام كامل 

الخلفية والسياق
تعمل مؤسسة حضرموت للثقافة على تنفيذ مشاريع ثقافية في مجالات الأدب والفنون والتراث، وتحتاج إلى تنظيم عمليات الشراء وإدارة الأصول المملوكة لها. يتولى مسؤول المشتريات والمخزن الإشراف على عمليات الشراء وضمان حسن استخدام وتخزين الأصول.

الوصف الوظيفي
سيكون مسؤول المشتريات والمخزن مسؤولًا عن تنفيذ كافة عمليات الشراء الخاصة بالمؤسسة وفق الإجراءات والسياسات المعتمدة، بالإضافة إلى الإشراف على المخزن البسيط الخاص بالأصول واستخدامها.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• إعداد وتنفيذ خطة المشتريات السنوية بالتنسيق مع الإدارات المعنية.
• جمع وتحليل عروض الأسعار ومقارنتها وفق معايير (السعر، الجودة، الضمان، التوفر).
• إعداد أوامر الشراء وتوثيق جميع مراحل عملية الشراء.
• تنفيذ المطابقة الثلاثية (أمر الشراء – الفاتورة – إيصال التسليم).
• توثيق وأرشفة كافة مستندات الشراء إلكترونيًا وورقيًا.
• تطبيق سياسة تضارب المصالح وتوثيق أي حالات استثناء.
• تحديث قائمة الموردين وتقييمهم دوريًا.
• الإشراف على استلام الأصول وتوثيق دخولها إلى المخزن.
• تنظيم الأصول وتصنيفها وتحديث سجلها حسب الاستخدام والموقع.
• تسليم الأصول للفرق المؤقتة عند الحاجة، وتوثيق ذلك في سجل الحركة.
• تنفيذ جرد ربع سنوي للأصول وتقديم تقارير للإدارة المالية.
• الإبلاغ عن أي أعطال أو تلفيات في الأصول واقتراح الحلول.
• حفظ الأصول في مكان آمن وضمان سهولة الوصول إليها عند الحاجة.
• دعم الفريق الإداري في أي إجراءات شراء تخص المشاريع أو الفعاليات.

المؤهلات والخبرات والمهارات المطلوبة

• شهادة جامعية في إدارة الأعمال أو المحاسبة أو تخصص ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن سنتين في المشتريات، ويفضل في القطاع غير الربحي.
• معرفة أساسية بإدارة المخزون.
• قدرة على العمل بتنظيم ودقة عالية.
• مهارة في استخدام Excel وWord.
• الالتزام بالشفافية والنزاهة والمسؤولية.

الهيكل التنظيمي

التبعية: مسؤول مباشرة أمام المدير المالي، ويتعاون مع السكرتير التنفيذي وبقية الأقسام عند تنفيذ المهام.
التعاون مع الأقسام: تنسيق دائم مع الإدارة المالية، والمشاريع، والدعم اللوجستي عند الحاجة.

مميزات العمل

• العمل ضمن فريق ثقافي محترف يقدّر الشفافية والتنظيم.
• بيئة داعمة للتعلم والتطوير المستمر.
• مرونة في ساعات العمل عند الحاجة.
• فرص للمشاركة في فعاليات ومشاريع ثقافية رائدة.