الشركة: شركة تجارية رائدة في العمل التجاري
الوصف الوظيفي: مسؤول مشتريات ونقل وتخليص
الموقع: (اليمن – امانة العاصمة)
القسم: المشتريات
المسؤول المباشر:المدير العام

1. الهدف العام للوظيفة:

تنفيذ ومتابعة كافة عمليات الشراء الخارجي، والنقل، والتخليص الجمركي، وضمان وصول البضائع بأفضل جودة وأقل تكلفة وفي الوقت المحدد، بالتنسيق مع الموردين وشركات النقل والتخليص، مع ضمان الالتزام الكامل بالإجراءات والسياسات المعتمدة في المؤسسة.

2. المهام والمسؤوليات:

تخطيط الشراء وتحليل بيانات التوريد 

• إعداد خطط الشراء الدورية (شهرية / ربع سنوية / سنوية) بناءً على احتياج السوق والمخزون الحالي.
• التخطيط والإشراف على حركة البضائع داخل الشركة وخارجها (الواردات والصادرات).
• مقارنة بيانات التوريد السابقة (سعر، وقت وصول، جودة، كفاءة) لتحديد أفضل الموردين وأكثرهم التزامًا.
• تنظيم عملية تخزين ونقل المنتجات.
• تقييم الأداء السابق لشركات النقل والتخليص لضمان اختيار الأنسب مستقبلاً.
• تحديد فترات الطلب المثالية لتقليل زمن الاستيراد وتكاليف التخزين
• تحسين دورة الشراء من خلال بناء قاعدة بيانات تاريخية ومحدثة لعمليات الشراء والنقل.

إدارة المشتريات الدولية والمحلية 

• إعداد أوامر الشراء بناء على الخطط التي يتم إعدادها والمعتمدة من الإدارة.
• التأكد من توافر المنتجات في الوقت المحدد مع الحفاظ على جودة الخدمة.
• مراقبة عمليات سلسلة الإمداد من الموردين حتى وصول المنتجات للعملاء.
• إصدار أوامر الشراء بناءً على طلبات الإدارات المختلفة بعد اعتمادها رسميًا
• متابعة تنفيذ أوامر الشراء وتأكيد المواعيد النهائية للتوريد.
• مراجعة وفحص الوثائق التجارية (فواتير، بوليصة شحن، شهادة منشأ...إلخ).
• البحث عن الموردين المؤهلين محليًا ودوليًا والتفاوض معهم للحصول على أفضل الأسعار وأعلى جودة.

إدارة النقل والتخليص الجمركي 

• تنظيم ومتابعة عمليات شحن البضائع من الموردين إلى مخازن الشركة.
• اختيار أفضل شركات الشحن بناءً على التكلفة والسرعة والموثوقية.
• التنسيق مع مخلصين جمركيين معتمدين لضمان سرعة إنهاء إجراءات التخليص.
• التأكد من مطابقة البيانات الجمركية لمستندات الشحن ومن قانونية كافة المعاملات.

إدارة العمليات اللوجستية وسلسلة الإمداد 

• التخطيط لحركة البضائع وتتبع الشحنات حتى وصولها.
• التأكد من توافر المنتجات في الوقت المحدد دون تأخير أو نقص.
• التنسيق مع المخازن لاستلام البضائع وتأكيد حالة الشحنة.
• مراقبة عمليات الإمداد من المورد إلى المخزن.

التنسيق والتواصل الداخلي 

• التنسيق مع قسم المبيعات لضمان توفر المنتجات المطلوبة في الوقت المناسب.
• التعاون مع إدارة المخازن لمتابعة استلام الشحنات وجدولة التوريد.
• التواصل المستمر مع الإدارة المالية لمطابقة الفواتير واعتمادها.
• العمل كحلقة وصل بين الشركة والموردين والمخلصين الجمركيين وشركات الشحن.

   حل المشكلات اللوجستية وتطوير الأداء

• التعامل السريع مع أي مشكلات متعلقة بالتأخير، التلف، أو ضياع الشحنات
• تقديم حلول بديلة لتجنب توقف سلسلة الإمداد أو التأخير في التوصيل.

    تحليل البيانات وإعداد التقارير

• تحسين أداء سلسلة الإمداد وتقليل التكاليف دون التأثير على الجودة.

حلقة وصل تنظيمية:

• إعداد تقارير شهرية ودورية عن المشتريات، الشحنات، التكاليف، الأداء.
• تقييم الموردين وشركات النقل والتخليص حسب الكفاءة والالتزام.
• تقديم مقترحات لتخفيض التكاليف وتحسين الكفاءة التشغيلية.
• مراقبة الامتثال للتعليمات الجمركية والقوانين المحلية والدولية.

3. المؤهلات والخبرات المطلوبة:

الحد الأدنى من المؤهلات:

• الشهادة العلمية:  بكالوريوس في إدارة الأعمال، إدارة التسويق، أو تخصص ذي صلة.
• الخبرة العملية: خبرة لا تقل عن 5-7سنوات في مجال النقل والخدمات اللوجستية) إتقان اللغة الانجليزية (خاصة المصطلحات التجارية واللوجستية) أمر ضروري للتعامل مع الموردين أو شركات الشحن الدولية، ويجب ان تكون الخبرة في شركات تجارية(مواد غذائية).

المهارات الوظيفية/العملية:

• مهارات قيادية وإدارية قوية: القدرة على قيادة فريق النقل ناء وتحفيزه لتحقيق الأهداف.
• إدارة الاساطيل: كيفية توزيع المركبات وتتبعها وجدولة الصيانة الدورية
• تخطيط المسارات: القدرة على اختيار أسرع وأرخص الطرق لتوصيل الشحنات لتقليل التكاليف.
• مهارات تحليلية: القدرة على تحليل بيانات المبيعات وتحديد الفرص والتحديات.
• إجادة استخدام الحاسوب: مهارة عالية في استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس خاصة (Excelو PowerPoint)، ويجب ان يتكون لدية خبرة عميقة في أنظمة علاقات العملاء خاصة (ERPNext و ONYX ERP).
• القوانين واللوائح: الإلمام بقوانيين المرور المحلية، ولوائح النقل البري، وإجراءات الجمارك(في حال الشحن الدولي).
• شهادات الخبرة من الشركات الذي عمل معها مع إخلاءات الطرف.

الكفاءات السلوكية:

• التوجه نحو تحقيق الأهداف: التركيز الشديد على تحقيق وتجاوز أهداف المبيعات. 
• مهارات التواصل الفعال: القدرة على التواصل بوضوح وفعالية مع السائقين والموردين والإدارة. 
• حل المشكلات: القدرة على التعامل مع التحديات التي تواجه النقل وابتكار حلول فعالة. 
• القدرة على التكيف: المرونة في التعامل مع التغيرات في حركة النقل.
• المبادرة والابتكار:البحث المستمر عن طرق جديدة لتحسين أداء النقل وتطوير الأعمال.
• النزاهة والأمانة: التحلي بمستوى عالٍ من النزاهة في جميع التعاملات.