• Position: Procurement Assistant
• Position Type:  Full time.
• Duty Station: Taiz .
• Duration of Contract: 9 months / The cost of work is lump-sum, non-incapable and the employee liability does not end except with the closure of the project.
• Supervision: Direct supervision of Procurement Officer&  Operations Manager
• Dateline: 16-08-2026

I.    Background

The Humanitarian Development Program (HDP) is a nonprofit and independent NGO in Yemen .It focuses on improving the quality of Yemeni people’s life through well-planned and comprehensive projects in WASH, education, Food security & livelihood Shelter, CCCM, Protection  ,health and related activities that strengthen underserved communities in all parts of Yemen with the flexibility to respond rapidly to emergencies.
HDP uniquely believes in the power of community, and the strength of partners and donors to make a positive impact in the lives of Yemeni people HDP uniquely believes in the power of community, and the strength of partners and donors to make a positive impact in the lives of Yemeni people. Humanitarian Development Program (HDP) places human dignity at the center of its relief and development work. At the heart of the Program’s efforts to impact poverty and social justice. Vulnerable adults and children are particularly at risk of sexual exploitation and abuse. HDP defines the program’s commitment to the protection from sexual exploitation and abuse (PSEA) of vulnerable adults, involving HDP Employees and Related Personnel. In recognition of the special vulnerability of children, also HDP affirms commitment to the welfare and protection from sexual exploitation and all forms of abuse of children, involving HDP employees and related personnel.
Project Accountant will focus on HDP portfolio and will support the Programs & Projects Manager in all relevant financial matters.              

II.    Project Summary :

The School Kitchen Project aims to provide healthy and proper daily school nutrition for male and female students. The project targets 30,000 students across 55 targeted schools in Taiz Governorate (Al-Mudhaffar, Al-Qahirah, and Salah Districts), funded by the World Food Programme (WFP) and implemented in partnership with Hayel Saeed Anam Group (HSA).

III.    Duties and Responsibilities

Under the direct supervision of Procurement Officer, the Procurement  Assistant will undertake the following tasks:

•  Assist in processing Purchase Requisitions (PRs) and ensuring all specifications and required justifications are clearly documented before proceeding.
• Prepare Request for Quotations (RFQs), distribute them to approved vendors, and collect sealed bids/quotations in line with procurement thresholds.
• Draft Bid Analysis Summaries (BAS) and comparison tables for review and approval by the Procurement Officer and Procurement Committee.
• Prepare draft Purchase Orders (POs), Service Contracts, and Framework Orders, ensuring accurate entry of commercial terms and delivery schedules.
• Coordinate with suppliers and warehouse staff to schedule and facilitate the timely receipt of food items and operational materials for the Taiz kitchens.
• Verify delivery documents (Goods Received Notes - GRNs, Waybills, Delivery Advices) against PO specifications and submit completed packages to Finance.
• Maintain and regularly update the local Procurement Tracking Sheet (PTS) to report the active status of all PRs, POs, and pending payments.
• Organize, maintain, and digitize all procurement files (physical and electronic archives), ensuring complete audit trail readiness at all times.
• Assist in market surveys to gather price trends, explore potential local vendors, and update the active supplier roster.
• Submitting procurement plans and reports (weekly/monthly), as well as the final report for the Procurement Officer
• Perform any other operational or administrative procurement duties requested by the Procurement Officer or Logistics Manager.
• Assist in processing Purchase Requisitions (PRs) and ensuring all specifications and required justifications are clearly documented before proceeding.
• Prepare Request for Quotations (RFQs), distribute them to approved vendors, and collect sealed bids/quotations in line with procurement thresholds.
• Draft Bid Analysis Summaries (BAS) and comparison tables for review and approval by the Procurement Officer and Procurement Committee.
• Prepare draft Purchase Orders (POs), Service Contracts, and Framework Orders, ensuring accurate entry of commercial terms and delivery schedules.
• Coordinate with suppliers and warehouse staff to schedule and facilitate the timely receipt of food items and operational materials for the Taiz kitchens.
• Verify delivery documents (Goods Received Notes - GRNs, Waybills, Delivery Advices) against PO specifications and submit completed packages to Finance.
• Maintain and regularly update the local Procurement Tracking Sheet (PTS) to report the active status of all PRs, POs, and pending payments.
• Organize, maintain, and digitize all procurement files (physical and electronic archives), ensuring complete audit trail readiness at all times.
• Assist in market surveys to gather price trends, explore potential local vendors, and update the active supplier roster.
• Submitting procurement plans and reports (weekly/monthly), as well as the final report for the Procurement Officer
• Perform any other operational or administrative procurement duties requested by the Procurement Officer or Logistics Manager.
   
• المساعدة في معالجة طلبات الشراء (PRs) والتأكد من توثيق كافة المواصفات الفنية والمبررات المطلوبة بوضوح قبل البدء بالتنفيذ.
• إعداد طلبات عروض الأسعار (RFQs)، وتوزيعها على الموردين المعتمدين، وجمع العطاءات/العروض وفقاً لحدود الصلاحيات المحددة.
• إعداد مسودات مذكرات تحليل العطاءات (BAS) وجداول المقارنة للمراجعة والاعتماد من قبل ضابط المشتريات ولجنة المشتريات.
• إعداد مسودات أوامر الشراء (POs)، وعقود الخدمات، وأوامر الاتفاقيات الإطارية مع التأكد من دقة الشروط التجارية ومواعيد التسليم.
• التنسيق مع الموردين ومسؤولي المخازن لجدولة وتسهيل الاستلام المنتظم للمواد الغذائية والمستلزمات التشغيلية لمطابخ تعز.
• التحقق من وثائق الاستلام والتسليم (سندات الاستلام GRN، مذكرة الشحن) ومطابقتها مع مواصفات أمر الشراء ورفع الملفات المكتملة للمالية.
• صيانة وتحديث جدول متابعة المشتريات (PTS) بشكل دوري لبيان حالة طلبات الشراء وأوامر الشراء والمدفوعات القائمة.
• تنظيم وصيانة وأرشفة كافة ملفات المشتريات ورقية وإلكترونية، وضمان اكتمال وثائق التدقيق (Audit Trail) في جميع الأوقات.
• المشاركة في المسوح الميدانية للأسواق لجمع اتجاهات الأسعار، والبحث عن موردين محليين محتملين، وتحديث قائمة الموردين المعتمدين.
• رفع الخطط والتقارير المتعلقة بالمشتريات  (اسبوعية/شهرية) وكذلك التقرير النهائي لضابط المشتريات
• أداء أي مهام تشغيلية أو إدارية أخرى في مجال المشتريات بتكليف من ضابط المشتريات أو مدير اللوجستيات.
• المساعدة في معالجة طلبات الشراء (PRs) والتأكد من توثيق كافة المواصفات الفنية والمبررات المطلوبة بوضوح قبل البدء بالتنفيذ.
• إعداد طلبات عروض الأسعار (RFQs)، وتوزيعها على الموردين المعتمدين، وجمع العطاءات/العروض وفقاً لحدود الصلاحيات المحددة.
• إعداد مسودات مذكرات تحليل العطاءات (BAS) وجداول المقارنة للمراجعة والاعتماد من قبل ضابط المشتريات ولجنة المشتريات.
• إعداد مسودات أوامر الشراء (POs)، وعقود الخدمات، وأوامر الاتفاقيات الإطارية مع التأكد من دقة الشروط التجارية ومواعيد التسليم.
• التنسيق مع الموردين ومسؤولي المخازن لجدولة وتسهيل الاستلام المنتظم للمواد الغذائية والمستلزمات التشغيلية لمطابخ تعز.
• التحقق من وثائق الاستلام والتسليم (سندات الاستلام GRN، مذكرة الشحن) ومطابقتها مع مواصفات أمر الشراء ورفع الملفات المكتملة للمالية.
• صيانة وتحديث جدول متابعة المشتريات (PTS) بشكل دوري لبيان حالة طلبات الشراء وأوامر الشراء والمدفوعات القائمة.
• تنظيم وصيانة وأرشفة كافة ملفات المشتريات ورقية وإلكترونية، وضمان اكتمال وثائق التدقيق (Audit Trail) في جميع الأوقات.
• المشاركة في المسوح الميدانية للأسواق لجمع اتجاهات الأسعار، والبحث عن موردين محليين محتملين، وتحديث قائمة الموردين المعتمدين.
• رفع الخطط والتقارير المتعلقة بالمشتريات  (اسبوعية/شهرية) وكذلك التقرير النهائي لضابط المشتريات
• أداء أي مهام تشغيلية أو إدارية أخرى في مجال المشتريات بتكليف من ضابط المشتريات أو مدير اللوجستيات.

I.    Core Competencies:  

• Integrity & Ethics: Strict compliance with administrative ethics, transparency, and organizational procedures.
• Safeguarding Policy (PSEA): Commitment to safeguarding principles and protection against exploitation.
• Attention to Detail & Accuracy: High precision in reviewing documents, numerical calculations, and administrative records.

II.    Functional Competencies:

• Procurement Operations Support: Sound knowledge of fundamental INGO procurement workflows, RFQs, BAS, and PO procedures.
• Document Management & Archiving: Proficiency in establishing organized physical and digital filing systems (Audit Trail).
• Communication & Vendor Liaison: Good interpersonal skills to communicate clearly and professionally with suppliers and internal teams.
• Time Management & Task Prioritization: Ability to manage multiple requests, meet tight deadlines, and work under pressure.

III.    Education and Experience

• Bachelor’s degree or Diploma in Business Administration, Supply Chain Management, Accounting, or a relevant field.
• Minimum of 1 to 2 years of practical experience in procurement or logistics support with NGOs or private sector organizations.
• Strong working knowledge of Microsoft Office applications (Word, Excel) and data entry software.
• Native Arabic speaker with Good Working Knowledge of English (written and spoken).