المسمى الوظيفي: سكرتير تنفيذي 
الموقع: تعز – المخا     
الجهة: شركة / مجموعة استثمارية 

الغرض من الوظيفة:

إدارة مكتب الإدارة العليا كمنظومة عمل متكاملة. ضمان دقة القرارات وسرعة تنفيذها. تحويل التوجيهات إلى مهام قابلة للقياس والمتابعة. رفع كفاءة الوقت والمعلومة لدى القيادة.

المهام والمسؤوليات:

1.    إدارة مكتب الإدارة العليا:

• إدارة جدول الرئيس التنفيذي بدقة عالية وفق الأولويات.
• تنظيم الاجتماعات والزيارات الرسمية والوفود.
• إدارة قنوات الاتصال الداخلي والخارجي.

2.    صياغة المراسلات والوثائق:

• إعداد الخطابات الرسمية بصياغة احترافية عالية.
• إعداد محاضر الاجتماعات التنفيذية ومتابعة مخرجاتها.
• إعداد تقارير تحليلية مختصرة تدعم اتخاذ القرار.

3.    إدارة القرارات والمتابعة التنفيذية:

• تحويل قرارات الإدارة العليا إلى خطط متابعة واضحة.
• متابعة تنفيذ المهام مع الإدارات المختلفة.
• إعداد تقارير حالة دورية (Daily / Weekly Executive Brief).

4.    إدارة المعلومات والسرية:

• إدارة الملفات الحساسة والوثائق الاستراتيجية.
• تنظيم قاعدة بيانات القرارات والمراسلات.
• ضمان أعلى مستويات السرية والانضباط.

5.    التنسيق المؤسسي عالي المستوى:

• التنسيق مع الجهات الحكومية والشركاء والمستثمرين
• تجهيز ملفات الاجتماعات والعروض الرسمية
• دعم الإدارة العليا في الاجتماعات التفاوضية.

6.    تحسين كفاءة العمل التنفيذي:

• تطوير آليات العمل داخل المكتب التنفيذي.
• تحسين تدفق المعلومات وسرعة اتخاذ القرار.
• اقتراح حلول تنظيمية وتشغيلية مستمرة.

المؤهلات المطلوبة:

• بكالوريوس إدارة أعمال أو تخصص ذي صلة
• خبرة لا تقل عن 5–8 سنوات في سكرتارية تنفيذية للإدارة العليا
• خبرة في بيئات احترافية أو شركات كبيرة.

الكفاءات الجوهرية:

• تفكير منظم وتحليل سريع.
• صياغة احترافية عالية المستوى.
• إدارة وقت متقدمة.
• قدرة على العمل تحت ضغط عالي.
• مهارات تواصل وتنسيق رفيعة.
• سرية مطلقة وانضباط مهني.

مؤشرات الأداء (KPIs):

• دقة وجودة المراسلات التنفيذية
• سرعة متابعة وتنفيذ قرارات الإدارة العليا
• كفاءة إدارة الوقت والجدول التنفيذي
• مستوى رضا الإدارة العليا
• جودة التقارير والملخصات.