مدير الخدمات الإدارية

Sana'a, اليمن

 نبذة عن الشركة

تعلن شركة وليد الحرازي وشريكه للتدقيق والاستشارات وهي من الشركات الرائدة في مجال التدقيق والاستشارات وعضو في جينيفا جروب انترناشونال (GGI) والتي تعتبر من الشركات الرائدة حول العالم والمتواجدة في أكثر من 120 دولة حول العالم عن حاجتها لهذه الوظيفة لشركة رائدة في اليمن في مجال الحديد ومواد البناء بدوام كامل.

الهدف العام من الوظيفة

إدارة الخدمات الإدارية في المؤسسة، بما في ذلك إدارة المرافق والنقل والأمن وإدارة الموارد البشرية والمواد والإمدادات لتوفير بيئة عمل فعالة ومنظمة للموظفين وضمان توفر الخدمات الضرورية للمؤسسة.

المؤهلات

• بكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة سلاسل الإمداد أو إدارة المشاريع. 
• خبرة لا تقل عن خمس سنوات في نفس المجال ويفضل في المناصب العليا

المهارات

• مهارات احترافية في اللغة العربية
• مهارات احترافية في اللغة الإنجليزية
• مهارات شخصية ملائمة
• مهارات القيادة والقدرة على اتخاذ القرار
• القدرة على إعداد الخطط التشغيلية, إدارة المخاطر التشغيلية و الإلمام بقوانين الجمارك و غيرها

يجب توافرها

• استخدام تطبيقات MS Office باحترافية.
• معرفة استخدام أنظمة إدارة موارد المؤسسات ERP.

المهام الرئيسية

التخطيط والتنظيم

• إعداد الخطة التشغيلية للإدارة والتوصية باعتمادها من قبل المدير التنفيذي. 
• إعداد الموازنة التقديرية الخاصة بالإدارة وكافة أقسامها بالتنسيق مع المدير المالي.

إدارة العمليات المصاحبة للنشاط

• الإشراف على تزويد المؤسسة بكافة المستلزمات والسلع المتعلقة بتشغيل العمليات اليومية.
•  الإشراف على تطوير البنية التحتية الإلكترونية للمؤسسة.
•  التأكد من ملائمة الأنظمة الإلكترونية لبيئة المؤسسة. 
• إدارة المخاطر التشغيلية المتعلقة بالنشاط.

الاتصال الفعال وإدارة العلاقات الداخلية والخارجية

• ضمان التنسيق الدائم بين جميع الإدارات لتحقيق التكامل الإداري. 
• التأكد من سير الأعمال وفق أدلة السياسات والإجراءات المعتمدة. 
•   التوعية بأهمية البناء المؤسسي وانعكاسه على الأداء العام للمؤسسة.
• ضمان سلاسة العمليات من خلال التنسيق مع الجهات المختصة (الحكومية، الخاصة).

إدارة أنشطة الموارد البشرية

• التخطيط وإعداد السياسات الخاصة باستقطاب وإدارة الموارد البشرية في المؤسسة. 
• الإشراف على إعداد الموازنة التقديرية الخاصة بإدارة الخدمات الإدارية.
• رسم المسارات الوظيفية من خلال خطة التعاقب الوظيفي.
• الرفع بتقارير مؤشرات الموارد البشرية الشهرية والسنوية للمدير التنفيذي.
• المشاركة في أعمال المقابلات وتنسيقها بالتعاون مع باقي إدارات المؤسسة والإدارة العليا.
• الإشراف على تدريب العاملين أو التوصية بانتدابهم للدورات التدريبية.
• تطوير سياسة المزايا والتعويضات لدى المؤسسة. 
• بناء وتحديث هيكل الأجور والمرتبات للمؤسسة لضمان المحافظة على الكوادر الحالية واستقطاب الكوادر المستقبلية. 
• الإشراف على إعداد كشف الرواتب الشهري لكافة العاملين في المؤسسة.
• الإشراف على إعداد ومنح البدلات الجانبية والمزايا الاستثنائية.
• الإشراف على إدارة ملفات العاملين فيما يخص التعيين والتدريب والتأمين ومراقبة الدوام والمغادرات وترصيد الإجازات وإنهاء الخدمات والتعويضات.
• الإشراف على إعداد خطة الصحة والسلامة المهنية للموظفين في المؤسسة وتحديثها بشكل دوري.
• إعداد دليل وسياسات الموارد البشرية في المؤسسة وإجراءات تطبيقها. 
• مساعدة الإدارة العليا في بلورة الأهداف، ورسم الخطة الاستراتيجية والسياسات العامة والمشاركة في القرارات التي تهم المؤسسة.
• الإشراف على إعداد الوصف الوظيفي وتحديثه وتطويره لكافة الوظائف في المؤسسة بالتعاون مع باقي الإدارات.
• تطوير الهيكل الإداري من خلال العمل على تطبيق ومحاكاة الممارسات التنظيمية الحديثة.

تفاصيل المهارات المطلوبة

السمات الشخصية

• التفكير المنطقي التحليلي.
• التفكير الإيجابي وتحويل نقاط الضعف إلى قوة.
• القدرة على التأهيل الذاتي واكتساب المهارات.
• الثبات الانفعالي والتعامل مع المواقف.
• الدبلوماسية وحل المشكلات.

المهارات الإدارية

• القدرة على إدارة المواقف والأزمات.

المهارات الفنية

• مستوى جيد جداً في الرياضيات، الاقتصاد، الإحصاء.
• إدارة المخاطر.