Médecins Sans Frontières (MSF), is an International Humanitarian Organization providing medical aid to populations in distress, victims of natural and man made disasters and victims of armed conflict, regardless of race, religion and political believes. For more information, visit our Arabic website, www.msf-me.org
Médecins Sans Frontières - France is looking for Yemeni nationals to recruit in Aden for the following position:

FLIGHT LIAISON OFFICER

Location:  Aden.    الموقع: عدن
Contract type: Daily worker.    نوع العقد: أجر يومي
Report to (Hierarchical):     Head of Mission.    المشرف الهرمي: رئيس البعثة
Reports to (Functional):     Project Coordinator.    المشرف الوظيفي: منسق المشروع

MAIN PURPOSE:

Give support to external administrative work and to the coordination team in obtaining working/travel permits, as well as all official contacts, procedures and importation of goods, according to local and international laws and MSF procedures, in order to ensure the smooth running of MSF activities.

تقديم الدعم للعمل الإداري الخارجي وفريق التنسيق في الحصول على تصاريح العمل / السفر، وكذلك جميع الاتصالات الرسمية والإجراءات واستيراد المستلزمات، وفقًا للقوانين المحلية والدولية وإجراءات منظمة أطباء بلا حدود، من أجل ضمان سلاسة سير أنشطة منظمة أطباء بلا حدود.

Accountabilities:

• Together with the HR department, ensure that all MSF staff have applied and obtained on time any visa, stay, travel or working permits in the mission country according to needs, and keep information on legal, administrative procedures.
• بالتعاون مع قسم الموارد البشرية، التأكد من تقديم جميع موظفي منظمة أطباء بلا حدود لطلبات التأشيرات أو تصاريح الإقامة أو العمل أو السفر والحصول عليها في الوقت المناسب في بلد البعثة وفقاً للاحتياجات، والاحتفاظ بمعلومات عن الإجراءات القانونية والإدارية.
• Keep the support travel service in Coordination informed about ongoing processes, specific situations or changes in the procedure related to visas, working permits, etc.
• إبقاء قسم متابعة السفر في مكتب التنسيق على علم بالعمليات الجارية، أو الحالات الخاصة، أو التغييرات في الإجراءات المتصلة بالتأشيرات، أو تصاريح العمل، وما إلى ذلك.
• Know all the procedures that MSF needs to follow in order to import goods from any country and assist the mission in following these procedures, in cooperation with the LogCo and the logistic department of the mission.
• معرفة كافة الإجراءات التي يجب أن تتبعها منظمة أطباء بلا حدود لاستيراد ما يلزمها من أي دولة، ومساعدة البعثة على متابعة هذه الإجراءات بالتنسيق مع المنسق اللوجستي والقسم اللوجستي في البعثة.
• Follow up clearances of MSF cargos and informs about any possible planned or extraordinary needs.
• متابعة التصاريح الخاصة بشحنات منظمة أطباء بلا حدود، والإبلاغ عن أي احتياجات محتملة أو استثنائية.
• Establish and maintain professional contacts with relevant authorities, depending on the context and the needs of the mission.
• إنشاء علاقات عمل مع السلطات ذات الصلة والحفاظ عليها، حسب سياق البعثة واحتياجاتها.
• Arrange meetings related to administrative issues for management as well as attend them.
• ترتيب الاجتماعات الإدارية وحضورها.
• Keep a complete and updated detailed list of all useful contacts in the Country/Mission with names, telephones, addresses and other relevant details.
• الاحتفاظ بقائمة مفصلة كاملة ومحدثة لجميع جهات الاتصال المفيدة في البلد / البعثة مع الأسماء والهواتف والعناوين والتفاصيل الأخرى ذات الصلة.
• Ensure, together with the functional manager, that all MSF activities are running lawfully and in agreement with the Memorandum of Understanding in all administrative or customs related issues and inform about any possible risks or problems.
• بالتعاون مع المدير الوظيفي، التأكد من أن جميع أنشطة منظمة أطباء بلا حدود تسير بشكل قانوني ووفقاً لمذكرة التفاهم في جميع القضايا الإدارية أو المتعلقة بالجمارك والإبلاغ عن أي مخاطر أو مشاكل محتملة.
• Ensure that no illegal money is paid to any authorities or any individual, promoting and sharing MSF principles and values at all levels.
• التأكد من عدم دفع أي أموال غير مشروعة إلى أي سلطات أو أي فرد، وتعزيز مبادئ وقيم منظمة أطباء بلا حدود ومشاركتها على جميع المستويات.
• Keep all documentation and files updated, properly filed and easily accessible for the internal users.
• تحديث جميع الوثائق والملفات وحفظها بشكل صحيح بحيث يمكن الوصول إليها بسهولة من قبل المستخدمين الداخليين.

MSF Section/Context Specific Accountabilities

• Know all the procedures that MSF needs to follow in order to smoothly run MSF Air Operations in and out of Yemen and/or Djibouti in General and Aden in specific.
• التعرف على جميع الإجراءات التي يجب على منظمة أطباء بلا حدود اتباعها من أجل إدارة عملياتها الجوية بسلاسة داخل اليمن و/أو جيبوتي وخارجها بشكل عام، وعدن بشكل خاص.
• Responsible for MSF Flights operations in Aden and/or Djibouti Airport in technical coordination with Flight Co Djibouti.
• الاضطللاع بالمسؤولية عن عمليات رحلات منظمة أطباء بلا حدود في مطار عدن بالتنسيق الفني مع منسق الطيران في جيبوتي.
• Liaise with civil aviation authorities and Aden and/or Djibouti Airport for securing Flight permits and individual entry formalities.
• التنسيق مع الطيران المدني ومطار عدن و/أو جيبوتي لتأمين تصاريح الطيران وإجراءات دخول الأفراد.
• Ensure the timely departure and arrival of passengers from and to Airport.
• ضمان المغادرة والوصول في الوقت المناسب للمسافرين من وإلى المطار.
• Liaise with all authorities related to the Flight Operations and visa processes in order always to have best possible service for MSF.
• التنسيق مع جميع الجهات ذات الصلة بعمليات الطيران وإجراءات الفيز من أجل الحصول على أفضل خدمة ممكنة لأطباء بلا حدود بشكل دائم.
• Complete the daily activities pre and post MSF flights arriving and departing in Aden and Djibouti.
• إكمال الأنشطة اليومية المتعلقة برحلات منظمة أطباء بلا حدود التي تصل إلى عدن وجيبوتي وتغادرهما.
• Disseminates and share timely information on any work-related issues with his supervisors.
• نشر وتبادل المعلومات مع المشرفين؛ وذلك في الوقت المناسب وحول أي قضايا متعلقة بالعمل.
• As MSF representative on Airport and civil aviation authorities for Aden and/or Djibouti, he maintains maximum professional and cordial relations with authorities for smooth functioning of MSF Flights.
• كممثل لمنظمة أطباء بلا حدود في مطار عدن و/أو جيبوتي والطيران المدني ، المحافظة على أقصى قدر من العلاقات المهنية والودية مع السلطات من أجل ضمان سلاسة تسيير رحلات منظمة أطباء بلا حدود. 
• Maintain professional links with finance for the expenses occurred during his work.
• الابقاء على علاقات مهنية مع قسم المالية فيما يتعلق بالنفقات التي حدثت أثناء العمل.
• Obtain the land permits for expats travelling to other projects by road and cargos supplied to projects out of Aden.
• الحصول على تصاريح السفر للموظفين الدوليين المسافرين إلى مشاريع أخرى عن طريق البر وللمستلزمات الموردة لمشاريع من خارج عدن.
• Obtain and extend visas for expats according to the needs expressed by the HR department.
• الحصول على التأشيرات للوافدين وتجديدها حسب الاحتياجات التي يراها قسم الموارد البشرية.
• Keep good contact and relationship with the “Ministry of Interior”, the Yemeni Embassy in Djibouti and regularly check for updates to Visa Policies.
• الحفاظ على اتصالات وعلاقات جيدة مع "وزارة الداخلية" و"سفارة اليمن في جيبوتي"، والمتابعة المستمرة للتحديثات في سياسات التأشيرات.
• Express his flexibility by completing other work indicated by his line supervisor.
• التحلي بالمرونة لأداء أعمال أخرى قد يطلبها المشرف المباشر.
• Keep track of all activities by updating follow-up tools and sharing regularly with supervisor.
• تتبع جميع الأنشطة عن طريق تحديث أدوات المتابعة ومشاركتها بانتظام مع المشرف.
• Comply with all MSF standard procedures.
• الالتزام بكافة الإجراءات القياسية لمنظمة أطباء بلا حدود .

QUALIFICATIONS AND SKILL REQUIREMENTS:

Essential: willing to work in other locations, not subject to any travel restrictions.  
Desirable: current Yemeni passport.

يجب أن يكون المرشح مستعداً للعمل في مواقع أخرى، وليس لديه قيود على السفر.
يفضل أن يحمل المرشح جواز سفر يمني ساري الصلاحية.