• المنظمة: اتحاد نساء اليمن – YWU
• المشروع: مشروع تعزيز الوصول إلى الخدمات القانونية وخدمات الحماية في شبوة والضالع الممول من IRC- 2027- 2026 (شبوة والضالع) 
• الوظيفة: نقطة اتصال إدارية وموارد بشرية
• العدد المطلوب: عدد(1) 
• فترة الإعلان من 6/6/2026 الى 10/6/2026
• الموقع: الفرع  – عدن  
• فترة التعاقد: 9 أشهر  

الخلفية التنظيمية:

اتحاد نساء اليمن منظمة وطنية منذ الستينات وأول منظمة تهتم بقضايا المرأة وتمكينهن من أجل ان يصبحن عضوات فاعلات في العملية التنموية، يضم الاتحاد 23 فرعاً رئيسياً في مختلف المحافظات و165 مركز نشاط نسوي في مختلف المديريات , كما يسعى الاتحاد من خلال رسالته وأهدافه العامة نحو تمكين المرأة ودعم قدراتها للمساهمة الفاعلة في التنمية المستدامة والقضاء على كافة أشكال التمييز ضدها وتعزيز مساواتها في الحقوق وفق خبراتها وكفاءتها لتكون شريك فاعل أساسي في التنمية الاقتصادية والاجتماعية والثقافية.وخلال الفترة التي تمر بها البلاد فقد اصبح  من اولويات اتحاد نساء اليمن على مدى السنوات الماضية هو دعم الاسر المستضعفة والنازحين في حالات الطوارئ وتقديم لهم  خدمات  الحماية وخدمات الايواء  والإغاثة والخدمات الاخرى. 
وحاليا يهدف اتحاد نساء اليمن لتنفيذ مشروع تعزيز الوصول إلى الخدمات القانونية وخدمات الحماية في شبوة والضالع الممول من IRC- 2027- 2026 
يهتم الاتحاد بكافة مواضيع الصون/الحماية ويحرص على اختيار موظفين يتمتعون بالالتزام بمعايير العمل الانسانية واخلاقيات الاعمال واحترام حقوق الانسان من ذوي الخبرات، حيث يعتبر الاتحاد (الانتهاك والاستغلال،.....الخ) من المواضيع التي لا تسامح فيها وسيعمل الاتحاد على التحقق من صحة البيانات المقدمة عبر الوسائل الخاصة بذلك وفي حال تم اكتشاف لاحقا مخالفة المرشح للوظيفة "وان تم التعاقد معه" لمبدأ ومعايير الصون/الحماية الدولية او انتهاك حقوق الانسان سيتم انهاء التعاقد معه مباشرة دون سابق انذار.

المهام والمسؤوليات:

• الالتزام بتطبيق سياسة التوظيف عند الاحتياج الوظيفي وتنفيذ كافة الاجراءات.
• اعداد عقود العمل والشروط المرجعية للوظائف المطلوبة والاستعانة بإدارة المشروع.
• اعداد قاعدة بيانات موظفي المشروع وارشفة ملفات الموظفين والتأكد من توفر كافة الوثائق المطلوبة.
• مراقبة دوام الموظفين ومتابعة سجلات الحضور من الميدان وادارة الاجازات وتنظيمها.
• تعميم العطل الرسمية، وتطبيق نظام الإجازات المرضية والسنوية والطارئة وأرشاد المدراء إلى دورهم في تخطيط الإجازات السنوية والموافقة عليها. واعداد ال Time Sheet الخاص بكل موظف.
• اعداد كشوفات الراتب الشهرية مع مراعاة الالتزام بنظام العمل والرفع الى وحدة الحسابات – الدائرة المالية والادارية.
• مساعدة موظفي المشروع في تطبيق السياسات والأنظمة للموارد البشرية وتقديم المشورة لهم في كافة النواحي الضروري في تطبيق الإجراءات الادارية.
• متابعة تقييم الفترة التجريبية والتقييم الشهري بناء على الانجاز الشهري وكذا التقييم السنوي.
• قياس الرضا الوظيفي لدى الموظفين وتقديم المقترحات لمعالجة المعوقات.
• الاهتمام بشؤون الموظفين وتنمية العلاقات الإنسانية بما يؤدي إلى رفع الروح المعنوية وانسجام علاقات العمل فيما بينهم.
• اتخاذ اجراءات انهاء التعاقد مع الفريق ومتابعة تسليم الموظفين للعهد. 
• طباعة وتجهيز المراسلات الخاصة بالمشروع ومتابعة حركة المراسلات الصادر والوارد وتوثيقها الكترونياً ويدويناً
• تنظيم الاجتماعات الخاصة بالمشروع واعداد محضر الاجتماع وتعميم مخرجات الاجتماع على الموظفين كلاً فيما يخصه
• متابعة تجميع التقارير من فريق المشروع وارشفتها اولا بأول بعد اعتماد المسؤول المباشر.
• توثيق وارشفه جميع خطط المشروع وتقارير المشروع المعتمدة يدويا والكترونيا 
• تقديم الدعم والاسناد للموظفين الميدانيين في المناطق المستهدفة ومساعدة مدير المشروع في متابعة الفريق المشروع
• الاحتفاظ بسجلات الشكاوى.
• رفع أي مطالبات مالية بحسب أنشطة المشروع والعقود للمحاسب بعد استيفاء الوثائق المطلوبة لأجراء القيود المالي
• مشاركة فريق المشروع بالنماذج التي يتم طلبها وضمان توافرها عند الحاجة.
• مسئول عن حفظ أسرار العمل وعدم إفشائها أو التحدث أو مناقشة الغير بشأنها.
• مسئول عن استخراج وتسليم أي نسخ إضافية أو استخراج كشوفات أو تقارير دون الحصول على موافقة كتابية بذلك من الجهة المخول لها طلب تلك البيانات.
• الرفع بالتقارير الانجاز الشهرية.
• مسئول عن حفظ الملفات والمستندات الخاصة بالعمل بعيداً عن متناول الغير في المكان المخصص لذلك قبل مغادرة العمل وتنفيذ إجراءات حفظ المعلومات بما فيه النسخ الاحتياطية والحفظ في اسطوانات او اي وسائل حفظ اخرى.
• تأدية ما يسند اليه من أعمال مماثلة وتدخل في نطاق اختصاص الوظيفة.
• الالتزام بمدونة السلوك واخلاقيات الاعمال وتضارب المصالح ومكافحة الفساد والسياسات الاخرى ذات العلاقة ومعايير الصون/الحماية الدولية.
• يلتزم بالإبلاغ عبر الخط الساخن المجاني الخاص بالاتحاد (8000999) عن أي إساءة او استغلال قد يتعرض لها أي من المستفيدين من أي موظف تابع للاتحاد.

مؤهلات/ خبرات مطلوبة:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الموارد البشرية أو أي تخصص ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن سنة في مجال الموارد البشرية أو الإدارة.
• إجادة استخدام برامج Microsoft Office وخاصة Word وExcel.
• مهارات عالية في التواصل والتنظيم وإدارة الوقت.
• القدرة على العمل ضمن فريق وتحمل ضغط العمل.

المهارات المطلوبة:

• مهارات إعداد التقارير والمراسلات الرسمية.
• مهارات التنظيم وحفظ الملفات.
• الدقة والسرية في التعامل مع المعلومات.
• القدرة على التخطيط والمتابعة وحل المشكلات.
• مهارات التنسيق وإدارة الاجتماعات.

اخرى:

• متفرغ
• حسن السيرة والسلوك

الاخلاقيات:

• ينبغي أن يوافق المرشح لشغل الوظيفة على توقيع (مدونة قواعد السلوك، تضارب المصالح مكافحة الفساد، الامن والسلامة الصون والحماية وحماية الطفل..الخ) الخاص باتحاد نساء اليمن.
• ان لا يكون المرشح قد انتهك مدونة السوك واخلاقيات الاعمال وحقوق الانسان او مارس الاستغلال او التحرش بكافة صورهما او الاعتداء على الغير بكافة صور الاعتداء اثناء فترة عمله السابقة.
• الابلاغ الفوري عن اي حادثة استغلال او تحرش او اعتداء من قبل اي طرف سواء كان موظف او مستفيد او من اصحاب المصالح.
• الحرص على سرية المعلومات المتعلقة بالمشروع والمستفيدين. 

المخاطر:

• تجنب اي رسائل او عمل باستخدام شعار او اسم الاتحاد قد يؤثر على الاتحاد سلبا بشكل عام امام السلطات والجهات الرسمية المطلعة والمتابعة او المستفيدين.

• Organization: Yemeni Women's Union (YWU)
• Project: Enhancing Access to Legal and Protection Services in Shabwa, and Al Dhale'a, funded by the IRC - 2026-2027 Shabwa, and Al Dhale'a
• Position: Administrative and Human Resources Focal Point
• Number of Positions: (1)
• Application Period: June 6, 2026 - June 10, 2026
• Location: Branch - Aden
• Contract Period: 9 months

Organizational Background:

The Yemeni Women's Union is a national organization established in the 1960s and the first organization dedicated to women's issues and empowerment, enabling them to become active participants in the development process. The Union comprises 23 main branches across various governorates and 165 women's activity centers in different districts. Through its mission and general objectives, the Union strives to empower women and support their capabilities to contribute effectively to sustainable development, eliminate all forms of discrimination against them, and promote their equality in rights based on their experience and competence, so they can be partners. A key player in economic, social, and cultural development, the Yemeni Women's Union has prioritized supporting vulnerable families and internally displaced persons (IDPs) in emergencies, providing them with protection, shelter, relief, and other services. This has been particularly important during the current period in the country.

Currently, the Yemeni Women's Union is implementing a project to enhance access to legal and protection services in Shabwa, and Al Dhale'a, funded by the IRC.2027-2026

The Union is committed to all aspects of protection and ensures that its staff are selected based on their adherence to humanitarian standards, ethical business practices, and respect for human rights. The Union considers violations and exploitation (amendments, etc.) to be intolerable and will verify the accuracy of submitted information through appropriate channels. If a candidate is subsequently found to have violated international protection principles and standards, or to have committed human rights violations, their contract will be terminated immediately without prior notice.

Duties and Responsibilities:

• Adherence to the employment policy and implementation of all procedures when staffing is required. Preparing employment contracts and terms of reference for required positions, in consultation with the project management team.
• Creating a database of project employees, archiving employee files, and ensuring the availability of all required documents.
• Monitoring employee attendance, tracking attendance records from the field, and managing and organizing leave.
• Communicating official holidays, implementing the sick leave, annual leave, and emergency leave system, and guiding managers on their role in planning and approving annual leave. Preparing timesheets for each employee.
• Preparing monthly payroll statements, adhering to work regulations, and submitting them to the Accounts Unit – Finance and Administration Department.
• Assisting project staff in implementing human resources policies and procedures, and providing them with necessary guidance on all aspects of administrative procedures.
• Monitoring the probationary period evaluation, monthly performance reviews based on monthly achievements, and annual performance reviews.
• Measuring employee job satisfaction and proposing solutions to address any obstacles.
• Attending to employee affairs and fostering positive interpersonal relationships to enhance morale and work harmony. Taking steps to terminate contracts with the team and overseeing the handover of assigned responsibilities to staff.
• Printing and preparing project-related correspondence, tracking incoming and outgoing correspondence, and documenting it electronically and manually.
• Organizing project meetings, preparing meeting minutes, and distributing meeting outcomes to relevant staff.
• Monitoring the collection of reports from the project team and archiving them promptly after approval by the direct supervisor.
• Documenting and archiving all approved project plans and reports, both manually and electronically.
• Providing support to field staff in the targeted areas and assisting the project manager in monitoring the project team.
• Maintaining complaint records.
• Submitting any financial claims, based on project activities and contracts, to the accountant after ensuring all required documentation is complete.
• Sharing requested forms with the project team and ensuring their availability when needed.
• Responsible for maintaining confidentiality and not disclosing, discussing, or debating project secrets with others.
• Responsible for obtaining and delivering any additional copies, statements, or reports without prior written approval from the authorized party requesting such data.
• Submitting monthly performance reports.
• Responsible for securing work files and documents in the designated location before leaving work, ensuring proper data protection procedures, including backups and storage on CDs or other media.
• Performing any other similar duties assigned within the scope of the job.
• Adhering to the Code of Conduct, Business Ethics, Conflict of Interest, Anti-Corruption, and other relevant policies and international safeguarding/protection standards.
• Reporting any abuse or exploitation of beneficiaries by any Union employee via the Union's toll-free hotline 8000999

Required Qualifications/Experience:

• - Bachelor's degree in Business Administration, Human Resources, or a related field.
• - At least one year of experience in Human Resources or Administration.
• - Proficiency in Microsoft Office applications, especially Word and Excel.
• - Excellent communication, organizational, and time management skills.
• - Ability to work effectively as part of a team and under pressure.

Required Skills:

• - Report writing and official correspondence skills.
• - Organizational and filing skills.
• - Accuracy and confidentiality in handling information.
• - Planning, follow-up, and problem-solving abilities.
• - Coordination and meeting management skills.

Other:

• - Full-time availability
• - Good conduct and character

Ethics:

• - The candidate must agree to sign the (Code of Conduct, Conflict of Interest, Anti-Corruption, Security and Safety) agreement.