اسم المشروع: تعزيز الوصول إلى العدالة (المرحلة الثانية)
فترة العمل: من 01 اغسطس إلى 30 نوفمبر 2026 
مكان العمل: عدن، اليمن، أو عن بُعد (حسب المؤهلات؛ الإقامة في عدن ليست إلزامية).
موقع المشروع: محافظة عدن وتعز
الخدمة المطلوبة: خدمات استشارية في مجال إدارة المخاطر والامتثال.

الخلفية 

تسعى مؤسسة PASS إلى تعزيز أنظمتها المؤسسية بما يضمن تطبيق أفضل ممارسات الحوكمة والرقابة الداخلية وإدارة المخاطر والامتثال، وبما يحقق الاستخدام الأمثل للموارد، ويرفع مستوى الكفاءة التشغيلية، ويعزز الالتزام بمتطلبات الجهات المانحة والمعايير الدولية. 

ومع توسع برامج المؤسسة وتزايد حجم العمليات التشغيلية، برزت الحاجة إلى تطوير أنظمة العمل المؤسسية للإدارات الداعمة، وتوحيد الإجراءات، وتعزيز الرقابة الداخلية، وبناء أنظمة عملية ومستدامة تضمن وضوح الأدوار والمسؤوليات، وسلامة الإجراءات، وجودة التوثيق، والجاهزية لعمليات التدقيق والمراجعة. 

وفي هذا الإطار، ترغب المؤسسة في التعاقد مع استشاري متخصص في إدارة المخاطر والامتثال لدعم المؤسسة في بناء وتطوير نظام مؤسسي متكامل للحوكمة والرقابة الداخلية والامتثال وادارة المخاطر، ومراجعة وتطوير الأنظمة والإجراءات والسياسات ذات العلاقة، وبناء قدرات الموظفين، والإشراف على التطبيق العملي بما يضمن استدامة الأنظمة بعد انتهاء فترة الاستشارة.

 الغرض العام

تطوير وتعزيز منظومة الحوكمة المؤسسية وإدارة المخاطر والرقابة الداخلية والامتثال، من خلال مراجعة وتطوير الأنظمة والسياسات والإجراءات التشغيلية، وبناء الأدوات المؤسسية اللازمة، ورفع قدرات الموظفين، بما يضمن تحسين الأداء المؤسسي وتعزيز جاهزية المؤسسة للتعامل مع متطلبات الجهات المانحة وعمليات التدقيق الداخلي والخارجي. 

الأهداف المحددة 

1.    تقييم الوضع الحالي لأنظمة الحوكمة والامتثال والرقابة الداخلية.  
2.    تقييم الأنظمة التشغيلية للإدارة المالية، والمشتريات، واللوجستيك، والإدارة.  
3.    تحديد الفجوات والمخاطر المؤسسية ونقاط الضعف والفرص المتاحة للتحسين.  
4.    مراجعة وتحديث السياسات والإجراءات المنظمة للعمل.  
5.    تطوير أنظمة الحوكمة والرقابة الداخلية وإدارة المخاطر.  
6.    إعداد أو تطوير إجراءات التشغيل القياسية (SOPs) للإدارات المستهدفة.  
7.    توحيد النماذج والسجلات والدورة المستندية.  
8.    إعداد الأدوات اللازمة لتعزيز جاهزية المؤسسة لعمليات التدقيق.  
9.    بناء قدرات الموظفين من خلال التدريب والإرشاد العملي (Coaching).  
10.    متابعة تطبيق الأنظمة الجديدة والتأكد من قدرة الموظفين على استخدامها بصورة مستقلة.  

نطاق العمل (5 محاور رئيسية)

المحور الأول: التقييم المؤسسي وتحليل الفجوات
-    إجراء تقييم سريع للأنظمة الحالية (المالية، الإدارية، المشتريات، واللوجستيك) لتحديد فجوات الامتثال والمخاطر المؤسسية، وتقديم تقرير تقييم وتحليل فجوات شامل.

المحور الثاني: أطر الحوكمة، المخاطر والرقابة الداخلية
-    تطوير وتحديث إطار الحوكمة، مصفوفة الصلاحيات، مصفوفة الفصل بين المهام، وسجل المخاطر المؤسسي. صياغة مصفوفة متكاملة للرقابة الداخلية والامتثال مع قوائم التحقق الخاصة بها.

المحور الثالث: تطوير السياسات وإجراءات التشغيل القياسية (SOPs)
مراجعة وتحديث (وليس البناء من الصفر) السياسات وإعداد أدلة إجراءات التشغيل القياسية (SOPs) لكل من:
-    الإدارة المالية (بما يشمل إدارة النقدية، الأصول، وإعداد سياسة التكاليف التشغيلية - Overhead).
-      المشتريات (التخطيط، المناقصات، وإدارة الموردين).
-      اللوجستيك والمخازن.
-      الإدارة العامة والأرشفة.

المحور الرابع: إطار الجاهزية للتدقيق
-    تأسيس هيكل موحد لملف التدقيق وتصميم قوائم تحقق لضمان جاهزية الإدارات لعمليات المراجعة والتدقيق الخارجي.

المحور الخامس: بناء القدرات والإرشاد العملي
-    تقديم دورات تدريبية عملية على الأنظمة المطورة، وتقديم إرشاد وتوجيه عملي مباشر (On-the-job coaching) للموظفين لضمان قدرتهم على التنفيذ الذاتي. (ملاحظة: الاستشاري لن يقوم بمهام تشغيلية يومية).

البنود التعاقدية

سيكون الاستشاري المختار مسؤول عن توفير جميع الدعم الفني اللازم لضمان التنفيذ السلس والفعّال للمحاور المطلوبة واي متطلبات اخرى. وستتولى المؤسسة مسؤولية إدارة الاستشاري. 

المخرجات والمستندات المطلوبة

• تقارير تدريبية مفصلة لكل دورة، تتضمن:
  • - نتائج الاختبارات القبلية والبعدية.
  • - تقييمات وملاحظات المشاركين.
  • - التحديات والدروس المستفادة.
• تقديم تقارير التدريب باللغتين العربية والإنجليزية، مع ملخص تنفيذي باللغة الإنجليزية (بعد كل تدريب).
• التوثيق 
• تقرير مُجمّع يبرز أهم النتائج والمخرجات (يُقدَّم عند استكمال جميع الأنشطة).
• تقرير التقييم وتحليل المخاطر والفجوات.
•  إطار الحوكمة ومصفوفة الصلاحيات والفصل بين المهام.  سجل المخاطر وجدول الامتثال السنوي.
• السياسات المحدثة (المالية، المشتريات، اللوجستيك، الإدارة، وسياسة Overhead).
• أدلة إجراءات التشغيل القياسية (4 SOPs).  هيكل ملف التدقيق ودليل الجاهزية.
• المواد التدريبية، تقارير التدريب، وتقييم الإرشاد العملي للموظفين

المؤهلات المطلوبة
-    درجة البكالوريوس في المالية، المحاسبة، إدارة الأعمال، أو المجالات ذات الصلة (تفضّل الشهادات المهنية في التدقيق/الامتثال/المخاطر).
-    خبرة لا تقل عن 7 سنوات في مجالات الحوكمة، إدارة المخاطر، والامتثال.
-    خبرة مثبتة في إعداد أدلة الإجراءات (SOPs) والسياسات المؤسسية، خصوصاً في قطاع المنظمات.
-    خبرة قوية في تقديم التدريب الفني والإرشاد العملي للموظفين.  

الإطار الزمني والجدول

سيكون الاستشاري المختار مسؤول عن تنفيذ للمحاور المطلوبة واي متطلبات اخرى خلال فترة تنفيذ المشروع الممتدة من 01 اغسطس إلى 30 نوفمبر 2026، وذلك بالتنسيق مع PASS

المتطلبات والتقييم
-    المؤهلات والخبرة العامة 20%
-    الخبرة في الحوكمة والامتثال والرقابة الداخلية 25%
-    المنهجية وخطة العمل 20%
-    الخبرة في تطوير السياسات وإجراءات التشغيل القياسية 15%
-    الخبرة في التدريب وبناء القدرات 10%
-    العرض المالي 10%

منهجية المتابعة والتقييم
لضمان المساءلة والجودة وقياس أثر التنفيذ، ستُطبّق المنهجية التالية:

• الإشراف المباشر
• تتبع المشاركة
• الاختبارات والتقييمات
• الزيارات الميدانية والتقارير
• التقارير المجمعة

سيقوم الاستشاري بإعداد تقارير شهرية وختمية موجزة توضح تقدم التنفيذ، والنتائج، وملاحظات، والتحديات، والتوصيات للتحسين المستقبلي.

جدول الدفعات

يتم الدفع الجزئي (على شكل دفعات) من قيمة العقد عند القبول بمجاور المخرجات وتقديم التقارير، بما في ذلك توثيق التدريب، والتقارير، والمواد المرئية. وعند اكمال العمل بشكل نهائي يتم دفع الجزء المتبقي.

ملاحظة: سيتم اعتماد بند المخصص المالي في عقد العمل بعملة (الجنية الإسترليني GBP)، إلا أن عملية الدفع الفعلية ستتم بعملة الدولار الأمريكي، بعد مصارفه المبلغ من الجنيه الإسترليني إلى الدولار الأمريكي وفقًا لسعر الصرف المعتمد يوم الجمعة من كل أسبوع على موقع OANDA المرفق رابطه في الأسفل:

https://www.oanda.com/currency-converter/en/?from=GBP&to=USD&amount=1 

التقارير والتنسيق

سيقوم الاستشاري بالتنسيق بشكل وثيق مع فريق PASS
-    المدير التنفيذي 
-    مدير البرامج
-    مسؤول البرامج
-    منسق المشروع 

التنوع والمساواة والشمول

يبدأ تحقيق مهمتنا من الطريقة التي نبني بها فريقنا ونعمل معًا. من خلال التزامنا بإثراء منظمتنا بأشخاص من أصول ومعتقدات وخلفيات وطرق تفكير مختلفة، نصبح أكثر قدرة على الاستفادة من القوة الجماعية لفرقنا وحل أكثر التحديات العالمية تعقيدًا. نسعى إلى خلق ثقافة مبنية على الثقة والاحترام، حيث يساهم الجميع بوجهات نظرهم وذواتهم الحقيقية، ويحققون إمكاناتهم كأفراد وفرق، ويتعاونون لإنجاز أفضل أعمال حياتهم.
ندرك أن التنوع والشمول رحلة مستمرة، ونحن ملتزمون بالتعلم والاستماع والتطور لنصبح أكثر تنوعًا وعدالة وشمولًا مما نحن عليه اليوم

فرص العمل المتكافئة
نحن ملتزمون بتوفير بيئة تحترم السلامة النفسية وتوفر فرص عمل متكافئة للجميع. لا نمارس أو نتسامح مع أي تمييز على أساس العرق، اللون، الهوية الجنسية، التعبير الجنسي، الدين، العمر، التوجه الجنسي، الأصل الوطني أو العرقي، الإعاقة (بما في ذلك حالة فيروس نقص المناعة البشرية/الإيدز)، الحالة الاجتماعية، أو أي فئة محمية أخرى في المواقع التي نعمل بها.

الصون والأخلاقيات
من المتوقع من أعضاء فريق PASS دعم جميع الجهود المبذولة لتحقيق المساءلة، لا سيما تجاه أصحاب المصلحة والمعايير الدولية التي توجه العمل المجتمعي والإغاثي والتنموي الدولي، مع إشراك المجتمعات بشكل فعال كشركاء متساوين في تصميم ومراقبة وتقييم مشاريعنا الميدانية. كما يُتوقع من أعضاء الفريق الالتزام بالسلوك المهني واحترام القوانين والعادات المحلية، بالإضافة إلى سياسات وإجراءات وقيم PASS في جميع الأوقات وفي جميع المواقع داخل البلد.

Project Name:  Promoting Access to Justice (PAJ) Phase II
Timeframe: From 01 August to 30 Nov, 2026
Duty Station: Aden, Yemen, or Remote (depending on qualifications; residency in Aden is not mandatory).
Project Location(s):  Aden and Taiz Governorate
Required Service:  Consultancy service for Risk and Compliance.

Background 

PASS seeks to strengthen its institutional systems to ensure the application of best practices in governance, internal control, risk management, and compliance. This will optimize resource utilization, enhance operational efficiency, and strengthen adherence to donor requirements and international standards.

With the expansion of the organization's programs and the increasing volume of its operations, the need has arisen to develop institutional work systems for support departments, standardize procedures, strengthen internal controls, and build practical and sustainable systems that ensure clear roles and responsibilities, sound procedures, high-quality documentation, and readiness for audits and reviews.

In this context, the organization wishes to contract a consultant specializing in risk management and compliance to support it in building and developing an integrated institutional system for governance, internal control, compliance, and risk management. This includes reviewing and developing related systems, procedures, and policies, building staff capacity, and overseeing practical implementation to ensure the sustainability of the systems after the consultancy period.

General Purpose

 To enhance institutional compliance and internal control by reviewing, updating and developing core policies, SOPs, document flows, templates, registers, compliance tools and staff capacity for Finance, Procurement, Logistics and Administration, in line with donor requirements and good organizational practice. 

Specified Objectives 

1.    Conduct an institutional assessment of Finance, Procurement, Logistics and Administration functions. 
2.    Review and update priority policies and manuals, especially the Financial Manual, Procurement Policy, Logistics/Asset Policy and Administration procedures. 
3.    Identifying gaps, institutional risks, weaknesses, and opportunities for improvement.
4.    Preparing an Overhead Policy to support recovery and management of indirect/operational costs. 
5.    Preparing core SOPs for Finance, Procurement, Logistics and Administration. 
6.    Develop a Document Flow Manual showing how transactions move from request to approval, execution, payment and filing. 
7.    Preparing practical compliance tools including an Audit File Structure, Donor Compliance File Structure, Compliance Calendar, Compliance Checklists and Internal Control Matrix. 
8.    Preparing a realistic set of core templates, forms and registers. 
9.    Build staff capacity through focused training and on-the-job coaching. 
10.    Ensure that the consultant does not replace staff in daily operations, but trains, guides, reviews and strengthens their performance. Note on the Curriculum

Mercy Corps will provide the final training curriculum and manuals (developed under a separate consultancy) to ensure consistency and quality across all training sessions. It is the responsibility of the training institutions and trainers to deliver the training effectively according to the curriculum provided.

Scope of Work (5 Key Pillars)

Pillar 1: Institutional Assessment & Gap Analysis
-    Conduct a rapid evaluation of existing administrative, financial, procurement, and logistics systems to identify compliance gaps and institutional risks. Deliver a comprehensive Assessment & Gap Analysis Report.

Pillar 2: Governance, Risk & Internal Control Frameworks
-    Develop and update the Corporate Governance Framework, Delegation of Authority Matrix, Segregation of Duties Matrix, and Risk Register. Formulate a solid Internal Control & Compliance Matrix with associated Checklists.

Pillar 3: SOPs & Policy Optimization
Review and upgrade (rather than build from scratch) policies and draft Standard Operating Procedures (SOPs) for:
-    Finance (including cash management, assets, and drafting a new Overhead Policy).
-      Procurement (planning, bidding, and supplier management).
-     Logistics & Warehousing.

Pillar 4: Audit Readiness Framework Administration & Archiving.
-    Establish a structured Audit File template and design an Audit Readiness Checklist to verify compliance before external reviews.

Pillar 5: Capacity Building & On-the-Job Coaching
-    Deliver practical training sessions on upgraded systems. Provide hands-on, on-the-job coaching for key staff to ensure independent execution. (Note: Consultant will not perform daily operational tasks).

Contractual Clauses

The selected consultant will be responsible for providing all necessary technical support to ensure the smooth and effective implementation of the required components and any other requirements. The organization will be responsible for managing the consultant.

Required Submissions and Deliverables

-    Detailed training reports for each course, including:

• Pre- and post-assessment results.
• Participant evaluations and feedback.
• Challenges and lessons learned.

-    Training reports provided in Arabic and English, with an executive summary in English (submitted after each training).
-    Professional documentation 
-    A consolidated report highlighting key results and outcomes 
-    Assessment & Risk/Gap Analysis Report.  
-    Governance Framework & Delegation of Authority Matrix.  
-    Risk Register & Compliance Calendars.  Updated Policies (including Finance, Procurement, Logistics, Admin, and Overhead Policy).  
-    Standard Operating Procedures (SOPs).  
-    Audit File Structure & Readiness Checklist. 
-    Training Materials, Delivery, & Coaching Evaluation Reports.

Qualifications Required

-    Bachelor’s degree in finance, Accounting, Business Administration, or related fields (Professional certifications in Risk/Audit/Compliance preferred).
-    Minimum of 7 years of professional experience in Governance, Risk Management, and Compliance (GRC).  
-    Proven experience in developing SOPs and organizational policies, particularly within the NGO sector.  
-    Strong track record in delivering professional training and on-the-job coaching.  

Timeframe and Schedule
The selected consultant will be responsible for implementing the required components and any other requirements during the project implementation period from August 1 to November 30, 2026, in coordination with PASS.
quality.

Evaluation & Requirements
-    Qualifications and General Experience 20%
-    Experience in Governance, Compliance, and Internal Control 25%
-    Methodology and Work Plan 20%
-    Experience in Policy and SOP Development 15%
-    Experience in Training and Capacity Building 10%
-    Financial Proposal 10%

Monitoring Methodology

To ensure accountability, quality, and impact of the delivery, the following monitoring methodology will be applied:
-    Direct Supervision
-    Participation Tracking.
-    Assessments and Feedback
-    Consolidated Reporting
The consultant will prepare concise monthly and final reports outlining implementation progress, results, observations, challenges, and recommendations for future improvement.

Payment Schedule:
 Partial payment (in installments) of the contract value is made upon acceptance of deliverables and submission of reports, including training documentation, reports, and visual materials. The remaining balance is paid upon final completion of the work.

Note: The financial allowance clause in the employment contract will be in British Pounds (GBP), but the actual payment will be made in US Dollars, after converting the amount from British Pounds to US Dollars according to the exchange rate approved every Friday on the OANDA website, the link to which is provided below:
https://www.oanda.com/currency-converter/en/?from=GBP&to=USD&amount=1 

Reporting and Coordination
The consultant will coordinate closely with the PASS team:
- Executive Director (CEO)
- Programme Manager
- Programme Officer
- Project Coordinator

 Diversity, Equity, and Inclusion
Achieving our mission begins with the way we build our teams and work together. Through our commitment to enriching our organization with people of diverse origins, beliefs, backgrounds, and ways of thinking, we are better able to leverage the collective power of our teams and solve the world's most complex challenges. We strive to create a culture built on trust and respect, where everyone contributes their perspectives and authentic selves, realizes their potential as individuals and teams, and collaborates to accomplish their best life's work.
We recognize that diversity and inclusion is an ongoing journey, and we are committed to learning, listening, and evolving to become more diverse, equitable, and inclusive than we are today.

Equal Employment Opportunity
We are committed to providing an environment that respects psychological safety and provides equal employment opportunities for all. We do not practice or tolerate discrimination based on race, color, gender identity, gender expression, religion, age, sexual orientation, national or ethnic origin, disability (including HIV/AIDS status), marital status, or any other protected category in the locations where we operate.

Safeguarding and Ethics
PASS team members are expected to support all efforts to achieve accountability, particularly to stakeholders and international standards guiding  civil society’s, international relief and development work, while actively engaging communities as equal partners in the design, monitoring, and evaluation of our field projects. Team members are also expected to adhere to professional conduct and respect local laws and customs, as well as PASS policies, procedures, and values, at all times and in all locations within the country.