ضابط الموارد البشرية والإدارة والأنظمة HR, Administration & Systems Officer

موقع العمل: عدن / الحديدة / المكلا
نوع الوظيفة: دوام كامل
القطاع: الوكالات الملاحية والخدمات البحرية واللوجستية

نبذة عن الشركة

شركة يمنية رائدة ومتخصصة في الوكالات الملاحية والخدمات البحرية واللوجستية، تعتمد على أنظمة وإجراءات رقمية لدعم عملياتها التشغيلية والتجارية والإدارية.
تبحث الشركة عن ضابط موارد بشرية وإدارة وأنظمة يجمع بين الكفاءة الإدارية، تنظيم شؤون الموظفين، والقدرة على دعم أنظمة الأعمال والتقنية والأتمتة.

الهدف من الوظيفة

إدارة شؤون الموظفين والخدمات الإدارية للفرع، والإشراف على الأنظمة والتقنية المستخدمة في العمل، والمساهمة في تنظيم ورقمنة وأتمتة الإجراءات بما يدعم كفاءة التشغيل وسلامة البيانات.

المسؤوليات الرئيسية

الموارد البشرية والإدارة

• إنشاء وحفظ وتحديث ملفات الموظفين والوثائق الوظيفية.
• إعداد ومتابعة عقود العمل والملاحق والقرارات الإدارية.
• متابعة الحضور والانصراف والإجازات والغياب.
• تجهيز بيانات الرواتب والاستحقاقات والخصومات.
• متابعة الاستقطاب والفرز والتوظيف ومباشرة العمل.
• متابعة النقل والترقية والتقييم وإنهاء الخدمة.
• إعداد وتحديث الهيكل التنظيمي والوصف الوظيفي.
• تنسيق تقييم الأداء والاحتياجات التدريبية.
• متابعة تطبيق السياسات واللوائح والتعليمات الإدارية.
• إدارة المراسلات والسجلات والأرشيف الإداري.
• متابعة احتياجات ومشتريات الفرع والخدمات المكتبية.
• إدارة العلاقة مع الموردين الإداريين.
• حفظ ومتابعة سجل الأصول والموجودات والعهد.
• متابعة الصيانة والتجهيزات والخدمات المكتبية.
• تنظيم الاجتماعات والسفر والمهام الإدارية.
• إعداد تقارير الموارد البشرية والإدارة.
• المحافظة على سرية بيانات الموظفين والشركة.

تقنية المعلومات والأنظمة

• تقديم الدعم الفني اليومي للمستخدمين.
• متابعة أجهزة الحاسب والطابعات والشبكات والاتصالات.
• إعداد وإدارة حسابات المستخدمين والبريد الإلكتروني والصلاحيات.
• متابعة جاهزية أنظمة وحسابات الشركة.
• إدارة صلاحيات الوصول إلى البيانات والملفات.
• متابعة النسخ الاحتياطية وفق السياسات المعتمدة.
• متابعة الأعطال التقنية ومعالجتها أو تصعيدها إلى مزودي الخدمة.
• الاحتفاظ بسجل الأجهزة والبرامج والتراخيص.
• دعم أنظمة إدارة الموارد والمبيعات والحجوزات والعمليات وخدمة العملاء.
• إنشاء وتحديث المستخدمين والأدوار والصلاحيات.
• تدريب الموظفين على الاستخدام الصحيح للأنظمة.
• متابعة أمن الأجهزة والحسابات والبيانات الأساسية.

الأنظمة والأتمتة والتطوير

• المساهمة في تهيئة وتطوير أنظمة الشركة وفق احتياجات الأعمال.
• تحويل النماذج الورقية والإجراءات اليدوية إلى إجراءات إلكترونية.
• إعداد وتطوير النماذج والتقارير والواجهات الداخلية.
• دعم نماذج تسجيل العملاء والتحقق من البيانات وطلبات الأسعار والحجوزات.
• المساهمة في تطوير بوابات وخدمات العملاء الرقمية.
• دعم واجهات متابعة الشحنات والحاويات.
• إعداد وتطوير لوحات المؤشرات والتقارير.
• دعم تكامل الأنظمة وتبادل البيانات من خلال الواجهات البرمجية عند الحاجة.
• اختبار التعديلات والوظائف الجديدة قبل الاستخدام.
• توثيق التعديلات والإصدارات وإجراءات الاستخدام.
• التنسيق مع العمليات والمبيعات والمالية لتحليل الاحتياجات وتحويلها إلى متطلبات نظام واضحة.
• التنسيق مع المطورين ومزودي الخدمات الخارجيين في الأعمال التقنية المتخصصة.

نطاق الأنظمة المتوقع التعامل معها

• أنظمة إدارة الموارد المؤسسية.
• أنظمة إدارة علاقات العملاء.
• أنظمة الشحن والحجوزات.
• أنظمة خدمة العملاء.
• أنظمة مراقبة الحاويات والمعدات.
• البريد الإلكتروني وأدوات التعاون.
• إدارة الوثائق.
• نماذج وبوابات العملاء.
• تتبع الشحنات.
• التقارير ولوحات المؤشرات.
• سجلات الموارد البشرية.
• إدارة الأصول والعهد.
• إدارة المستخدمين والصلاحيات.

المؤهلات والخبرة

• بكالوريوس في إدارة الأعمال أو نظم المعلومات الإدارية أو تقنية المعلومات أو تخصص مناسب.
• خبرة عملية لا تقل عن سنتين.
• خبرة في الموارد البشرية أو الإدارة المكتبية.
• قدرة جيدة على التعامل مع أنظمة وتطبيقات الأعمال.
• إجادة Microsoft Office، خصوصاً Excel.
• معرفة بأنظمة إدارة الموارد أو إدارة علاقات العملاء تعتبر ميزة مهمة.
• معرفة بأنظمة الأعمال والحجوزات أو اللوجستيات تعتبر أفضلية.
• معرفة بأساسيات الشبكات والدعم الفني وإدارة المستخدمين.
• معرفة بأساسيات قواعد البيانات أو الواجهات البرمجية أو تطوير الويب تعتبر ميزة إضافية.
• القدرة على تحليل وتبسيط إجراءات العمل.
• مهارات عالية في التنظيم والمتابعة وحفظ السجلات.
• القدرة على التعامل بسرية ومهنية.
• مستوى جيد في اللغة الإنجليزية.