المسمى الوظيفي: سكرتارية تنفيذية  
المسؤول المباشر: مدير مكتب مجلس الادارة
الموقع: مدينة المخا

الهدف والغرض من الوظيفة:

مطلوب للعمل بشركة مختصة بإنتاج وتوزيع الطاقة الكهربائية، سكرتارية تنفيذية للإشراف على تخطيط وتنظيم أعمال السكرتاريا وإدارة المكاتب. يهدف السكرتير التنفيذي إلى إدارة الأنشطة المتعلقة بتنظيم الوثائق والملفات، والتنسيق مع المراجعين لإنجاز أعمالهم، بالإضافة إلى تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية للرئيس المباشر. كما يلتزم بتنفيذ التعليمات والتوجيهات الصادرة من الرئيس المباشر والمتعلقة بإدارة المكتب أو الوحدة التنظيمية لضمان سير العمل بكفاءة ودقة.

المهام والمسؤوليات:

• إعداد جدول المواعيد والأعمال الاسبوعية والشهرية الخاص بالمدير العام.
• المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا.
• تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالمدير العام.
• تحرير وطباعة الخطابات والمكاتبات الخاصة بالإدارة العليا
• حفظ وصيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها وسرعة استدعائها
• استلام وتوجيه وإرسال رسائل البريد الإليكتروني الخاصة بالإدارة العليا وفهرسة هذه الرسائل
• كتابة محاضر جميع الاجتماعات والجلسات والتي يكون المدير العام طرفاً فيها
• التحضير للاجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الاجتماعات الدورية وتنسيق وتجهيز كل الوثائق والمستندات التي تخص موضوع الاجتماع
• تنظيم وفهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات والأقسام الأخرى وعرضها على المدير العام 
• كتابة تقرير يومية وأسبوعية وشهرية لبيان ما تم إنجازه من أعمال وما تم تأجيله.

المهارات، المؤهلات والخبرة:

• بكالوريوس إدارة اعمال او نخصص متعلق بالوظيفة. 
• اجادة اللغة العربية والانجليزية كتابة ونطقا.
• خبرة في مجال السكرتارية والمكاتب لا تقل عن 3 سنوات.
• حفظ واستدعاء المستندات والوثائق (Filling Skills)
• تنظيم الاجتماعات وإعداد جدول أعمال وكتابة المحاضر (Organizing & Preparing for Business Meeting)
• التعامل مع برنامج (MS OFFICE) باحتراف 
• التعامل مع برنامج (Power Point) وإعداد الشرائح والعروض التقديمية (Presentations)
• مهارات إدارية متوسطة لإدارة من هم تحت نطاق إشرافه وتوزيع الأعمال عليهم
• المقدرة على إنجاز وأداء أكثر من عمل فى توقيت واحد بدون ارتباك
• إعداد الصياغات التعبيرية المناسبة للمكاتبات باللغتين العربية والإنجليزية

اللغات المطلوبة:

• العربية: إجادة تامة (كتابةً ونطقاً)
• الإنجليزية: إجادة تامة (كتابةً ونطقاً)