اسم الوظيفة: مساعد/ة المالية 

المحافظة: امانة العاصمة 

تبحث منظمة غير حكومية وغير ربحية تعمل في جميع أنحاء اليمن عن مرشح مناسب لشغل منصب " مساعد/ة المالية.
تلتزم المنظمة بصون الأفراد الذين تعمل معهم والمستفيدين الذين تتعامل معهم وتخدمهم، ولا تتسامح المنظمة مطلقاً صفر تسامح مع أي انتهاكات او تجاوزات لقواعد السلوك الخاصة بالمنظمة، سياسة الصون والحماية من الاستغلال والانتهاك الجنسيين، منع الاختلاس والفساد وتضارب المصالح.
وينعكس هذا الالتزام على إجراءات المنظمة المتعلقة بالاختيار والتوظيف، ويُتوقع من جميع الموظفين والمتطوعين مشاركة الالتزام بجميع السياسات. سيخضع المرشحون والمرشحات الذين سيتم اختيارهم لفحوصات مرجعية وخلفية دقيقة بخصوص سلوكهم السابق المتعلق بالاستغلال والانتهاك الجنسيين، وقد يُطلب منهم تقديم معلومات إضافية فيما بعد خلال عملية الاختيار. 

الموعد النهائي للتقديم: 30/05/2025م

ملخص المهام:

مساعد/مساعدة المالية هو الموظف/الموظفة المسؤول/ة عن أرشفة المعاملات المالية للمنظمة ورقيًا وإلكترونيًا، ومتابعة استكمال الوثائق الداعمة والاحتفاظ بها وفقًا لأفضل الممارسات والسياسات المعتمدة.

المهام الرئيسية:
1.    تنفيذ الأرشفة الإلكترونية لجميع المعاملات المالية وفقًا للإجراءات والسياسات المعتمدة.
2.    تنفيذ الأرشفة الورقية لجميع المعاملات المالية، وضمان حفظها بشكل منظم وآمن.
3.    أرشفة تقارير المشاريع وتقارير الإقفال الخاصة بها وفقًا للإجراءات المعتمدة.
4.    متابعة استكمال الوثائق الداعمة للمعاملات المالية، والتأكد من استيفاء التوقيعات المطلوبة من الأشخاص المخولين.
5.    تزويد المراجعين (الداخليين والخارجيين) بالوثائق والمتطلبات اللازمة لعمليات التدقيق من المعاملات المالية المؤرشفة.
6.    تنظيم سجلات الأرشفة وتطوير أساليب التصنيف لكل من الأرشفة الإلكترونية والورقية بما يسهل الوصول للمعلومات.
7.    تقديم الدعم والمساعدة المرجعية للموظفين المختصين في الإدارة للحصول على الوثائق والمعاملات المؤرشفة عند الحاجة.
8.    تجهيز وتحديث قاعدة بيانات شاملة للمعاملات المؤرشفة ورقيًا وإلكترونيًا، بما يضمن سهولة وسرعة الوصول إليها.

المؤهلات والخبرات والمهارات المطلوبة:

• شهادة الثانوية العامة كحد أدنى، ويفضل حملة البكالوريوس في العلوم المالية، إدارة الأعمال، أو تخصص ذو صلة.
• خبرة لا تقل عن سنة واحدة في مجال مشابه أو في العمل مع المنظمات.
• معرفة جيدة بالإجراءات المالية المتبعة في عمل المنظمات.
• إلمام جيد بأساسيات الأرشفة والتصنيف، سواء الورقي أو الإلكتروني.
• إجادة العمل على برامج مايكروسوفت أوفيس، وخاصة Excel وWord.
• القدرة على إنشاء قواعد بيانات مبسطة لتوثيق المعاملات المؤرشفة.
• مهارات جيدة في اللغة الإنجليزية (قراءة وكتابة).
• مهارات تنظيم وتنسيق عالية.
• قدرة على التركيز والانتباه للتفاصيل.
• النزاهة والأمانة في التعامل مع الوثائق والمعلومات.
• العمل بروح الفريق والتعاون مع الزملاء في بيئة العمل.

Job Title: Finance Assistant

Governorate: Amanat al-Asimah 

A non-governmental, non-profit organization operating across Yemen is looking for a suitable candidate to fill the position of " Finance Assistant."

The organization is dedicated to safeguarding both the individuals it collaborates with and serves. The organization maintains a zero-tolerance policy towards any infractions or transgressions of its Code of Conduct, Safeguarding and Protection of Sexual Exploitation and Abuse (PSEA) Policy, Anti-Embezzlement, Corruption, and Conflict of Interest Policy. This dedication permeates the organization's recruitment and employment protocols, requiring all employees and volunteers to proactively champion and abide by all its policies. Selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks against their past behavior related to sexual exploitation and abuse and may be required to provide additional information further on in the selection process.

The deadline for submission: is 30/05/2025.

Task summary:

The Finance Assistant is responsible for archiving the organization’s financial transactions, both in hard and soft copies, and for ensuring the completion and proper retention of supporting documents in accordance with best practices and approved policies.

Main Tasks:

1.    carry out electronic archiving of all financial transactions in accordance with approved policies and procedures.
2.    Perform physical archiving of all financial transactions, ensuring documents are stored securely and in an organized manner.
3.    Archive project reports and their closure reports according to the approved procedures.
4.    Follow up on the completion of supporting documents for financial transactions and ensure all required signatures are obtained from authorized personnel.
5.    Provide auditors (internal and external) with the necessary documents and requirements for auditing archived financial transactions.
6.    Organize archiving records and develop classification methods for both electronic and physical files to ensure easy access to information.
7.    Provide reference support and assistance to relevant staff members in retrieving archived documents and transactions when needed.
8.    Prepare and regularly update a comprehensive database of all archived transactions (both physical and electronic) to ensure quick and easy access.

Required Qualifications, Experience, and Skills:

• High school diploma as a minimum; a bachelor’s degree in Finance, Business Administration, or a related field is preferred.
• At least one year of experience in a similar role or in working with NGOs.
• Good knowledge of financial procedures commonly used in organizations.
• Solid understanding of archiving and classification principles, both physical and electronic.
• Proficiency in Microsoft Office programs, especially Excel and Word.
• Ability to create simple databases for documenting archived transactions.
• Good English skills.
• Strong organizational and coordination skills.
• Attention to detail and ability to focus.
• Integrity and honesty in handling documents and information.
• Team spirit and ability to collaborate effectively with colleagues in a professional environment.