Rawabi Radfan Charity Development Foundation – Lahj

Job Title: GBV Data Entry and Reporting Officer
Category / Level / Grade: Technical / Mid Level / National Position
Department: Protection Information Management / GBV Unit
Duty Station: Lahj, Yemen / Office and field locations as required

Background:

Rawabi Radfan Charity Development Foundation (RRCDF) is an active local civil society organization in Lahj, established in 2017 and licensed to implement humanitarian and development interventions that support the most vulnerable groups and strengthen community resilience. The Foundation has delivered a range of interventions in humanitarian support, food security, education, economic empowerment, youth capacity strengthening, and women’s empowerment, contributing to improved livelihoods and self-reliance for affected communities. It also works to expand partnerships with government entities and local and international organizations and to implement needs-based interventions that enhance the effectiveness of humanitarian response and support sustainable development. The Foundation operates in a challenging context marked by growing economic and humanitarian needs, which requires strong institutional capacity and high-quality programming grounded in humanitarian principles, transparency, and accountability. This position is part of an integrated project that addresses health needs, protection risks, and women’s empowerment priorities through coordinated, safe, and accountable programming.

Scope of Work:

The GBV Data Entry and Reporting Officer supports safe, accurate, timely, and ethical management of GBV and WPE data for an integrated health, protection, and women’s empowerment project. The role ensures that data collection, entry, validation, analysis, storage, and reporting comply with GBV information management standards, confidentiality requirements, and approved data protection protocols.

Job Summary:

The GBV Data Entry and Reporting Officer is responsible for maintaining GBV-related databases and reporting systems, supporting data quality assurance, producing routine reports and trend analysis, and ensuring appropriate data handling and secure filing. The position requires strong attention to detail, sound knowledge of GBV data sensitivity, and strong Microsoft Office and reporting skills.
Recruitment Note: Given the sensitive nature of GBV programming and the need to promote safe, accessible, and survivor-centered engagement with women and girls, qualified female candidates are strongly encouraged and may be given priority for this position, subject to applicable laws, donor requirements, and organizational policy.

Working Relationships:

• Reports to: GBV/WPE Manager, Protection Manager, or delegated technical supervisor.
• Coordinates internally with: WPE staff, case workers, MEAL team, Health Officer, safeguarding focal points, and project management.
• Provides technical support to: Staff responsible for data collection, intake forms, activity registers, and routine reporting.
• External coordination with: Relevant information management focal points or partners only when authorized and in line with approved information-sharing protocols.

Key Responsibilities:

• Enter GBV/WPE data accurately and on time into approved databases and reporting tools, including incident or activity records where applicable.
• Review data forms and source documents for completeness, consistency, accuracy, and adherence to approved coding and filing systems.
• Clean, validate, update, and securely store digital and hard-copy records in line with data protection, confidentiality, and access control requirements.
• Maintain user-friendly data trackers, filing structures, and version control for activity reports, case-related statistics, and monitoring records.
• Generate routine weekly, monthly, quarterly, and ad hoc reports, tables, charts, and summaries for internal management and donor reporting, as authorized.
• Support analysis of trends, disaggregated data, gaps, and indicators to inform program quality, planning, and decision-making.
• Coordinate closely with case workers, WPE staff, and the MEAL team to improve data quality, resolve discrepancies, and harmonize tools and reporting deadlines.
• Support development or refinement of data collection tools, templates, and user guidance in coordination with technical leads.
• Ensure all GBV data handling follows survivor-centered principles, the need-to-know principle, informed consent requirements, and inter-agency information-sharing protocols.
• Prepare presentations, dashboards, and other reporting products using Microsoft Office tools while ensuring sensitive information is protected.
• Maintain backup procedures and secure archiving of records in line with organizational policy.
• Support staff orientation or refresher sessions on data entry standards, safe filing, confidentiality, and quality reporting practices.
• Contribute to the capacity building of the Foundation’s team on safe GBV data management, reporting standards, confidentiality requirements, and use of approved tools, drawing on technical expertise and practical experience in the field.
• Immediately report any data breach, confidentiality concern, loss of files, or misuse of information to the supervisor according to policy.
• Carry out any other data management and reporting tasks assigned by the supervisor relevant to the project.

Requirements: (Qualifications, Skills, and Abilities)

Educational Qualifications:

• Bachelor’s degree in Information Management, Statistics, Computer Science, Public Health, Social Sciences, or another relevant field.
• Additional training in information management, GBVIMS/related systems, data protection, monitoring and evaluation, or reporting is highly desirable.

Experience:

• Minimum 2 years of relevant experience in data entry, reporting, information management, MEAL, or protection-related data systems.
• Experience working with GBV, protection, health, or confidential case-related data is strongly preferred.
• Experience in data cleaning, validation, routine analysis, and donor or management reporting is required.
• Experience supporting databases, spreadsheets, trackers, and secure digital filing systems is essential.

Skills and Abilities:

• Excellent English and Arabic language skills, especially in written reporting.
• Advanced proficiency in Microsoft Excel and strong command of Microsoft Word, PowerPoint, and Outlook.
• Strong analytical, numerical, and data quality control skills with high attention to detail.
• Good understanding of confidentiality, GBV information sensitivity, ethical data handling, and survivor-centered principles.
• Ability to organize large volumes of information, prioritize deadlines, and produce accurate outputs under pressure.
• Discretion, professionalism, and ability to work with limited supervision.

Competencies / Proficiency:

• Confidentiality and ethics.
• Accuracy and analytical thinking.
• Planning and timely delivery.
• Communication and teamwork.
• Accountability and quality orientation.
• Sensitivity to protection and safeguarding concerns.

Professional Standards: RRCDF is committed to humanitarian principles and the values of integrity, service, accountability, respect, and non-discrimination. All staff are expected to fully adhere to the organization’s Code of Conduct, Child Safeguarding Policy, Prevention of Sexual Exploitation, Abuse and Harassment (PSEAH) policy, confidentiality requirements, beneficiary protection commitments, and internal compliance procedures. The post holder is expected to contribute to a safe and inclusive working environment and to a culture of respect, learning, collaboration, and responsibility.
Equal Opportunity: RRCDF is an equal opportunity employer and recruits on the basis of merit and competence, without discrimination on the grounds of gender, disability, social background, or any other protected status under applicable laws and standards.
Equality and Inclusion: RRCDF promotes gender equality, diversity, and inclusion in its workplace and programming and encourages qualified women and underrepresented groups to apply for leadership, technical, and field-based roles.
Commitment to Accountability to Affected People: The post holder is expected to support an approach that places affected people at the center of the intervention by ensuring communities understand available services, eligibility criteria, and feedback and complaints mechanisms, and by systematically listening to and using community feedback to improve the quality of activities and services.
Safeguarding and Confidentiality: The post holder must maintain the confidentiality of beneficiary and organizational information, handle all data in line with approved policies and procedures, and immediately report any safeguarding concern, incident, or breach related to professional conduct, protection, or data privacy.

مؤسسة روابي ردهم الخيرية للتنمية – لحج

المسمى الوظيفي:  مسؤول إدخال البيانات وإعداد التقارير المتعلقة بالعنف القائم على النوع الاجتماعي
الفئة / المستوى / الدرجة:  فني / المستوى المتوسط / وظيفة وطنية
الإدارة: وحدة إدارة معلومات الحماية / وحدة العنف القائم على النوع الاجتماعي
مقر العمل: لحج، اليمن / المكاتب والمواقع الميدانية حسب الحاجة

الخلفية
مؤسسة روابي ردهم الخيرية للتنمية (RRCDF) هي منظمة مجتمع مدني محلية نشطة في لحج، تأسست في عام 2017 وحصلت على ترخيص لتنفيذ تدخلات إنسانية وإنمائية تدعم الفئات الأكثر ضعفاً وتعزز قدرة المجتمع على الصمود. وقد نفذت المؤسسة مجموعة من التدخلات في مجالات الدعم الإنساني والأمن الغذائي والتعليم والتمكين الاقتصادي وتعزيز قدرات الشباب وتمكين المرأة، مما ساهم في تحسين سبل العيش والاعتماد على الذات للمجتمعات المتضررة. كما تعمل المؤسسة على توسيع الشراكات مع الجهات الحكومية والمنظمات المحلية والدولية، وتنفيذ تدخلات قائمة على الاحتياجات تعزز فعالية الاستجابة الإنسانية وتدعم التنمية المستدامة. تعمل المؤسسة في سياق صعب يتسم بتزايد الاحتياجات الاقتصادية والإنسانية، الأمر الذي يتطلب قدرة مؤسسية قوية وبرامج عالية الجودة تستند إلى المبادئ الإنسانية والشفافية والمساءلة. هذا المنصب جزء من مشروع متكامل يعالج الاحتياجات الصحية ومخاطر الحماية وأولويات تمكين المرأة من خلال برامج منسقة وآمنة وخاضعة للمساءلة.

نطاق العمل:
يدعم مسؤول إدخال البيانات وإعداد التقارير المتعلقة بالعنف القائم على النوع الاجتماعي الإدارة الآمنة والدقيقة وفي الوقت المناسب والأخلاقية لبيانات العنف القائم على النوع الاجتماعي وتمكين المرأة لمشروع متكامل للصحة والحماية وتمكين المرأة. يضمن هذا الدور أن جمع البيانات وإدخالها والتحقق من صحتها وتحليلها وتخزينها وإعداد التقارير عنها يتوافق مع معايير إدارة المعلومات المتعلقة بالعنف القائم على النوع الاجتماعي ومتطلبات السرية وبروتوكولات حماية البيانات المعتمدة.

ملخص الوظيفة:
مسؤولة إدخال البيانات وإعداد التقارير المتعلقة بالعنف القائم على النوع الاجتماعي مسؤولة عن صيانة قواعد البيانات وأنظمة إعداد التقارير المتعلقة بالعنف القائم على النوع الاجتماعي، ودعم ضمان جودة البيانات، وإعداد التقارير الروتينية وتحليل الاتجاهات، وضمان المعالجة المناسبة للبيانات وحفظها بشكل آمن. يتطلب المنصب اهتمامًا شديدًا بالتفاصيل، ومعرفة جيدة بحساسية بيانات العنف القائم على النوع الاجتماعي، ومهارات قوية في استخدام Microsoft Office وإعداد التقارير.
ملاحظة بشأن التوظيف: نظراً للطبيعة الحساسة لبرامج العنف القائم على النوع الاجتماعي والحاجة إلى تعزيز المشاركة الآمنة والمتاحة والمركزة على الناجيات مع النساء والفتيات، يتم تشجيع المرشحات المؤهلات بشدة وقد يتم منحهن الأولوية لهذا المنصب، مع مراعاة القوانين المعمول بها ومتطلبات المانحين وسياسة المنظمة.

علاقات العمل:

• يقدم تقاريره إلى: مدير العنف القائم على النوع الاجتماعي/الحماية في حالات الطوارئ، أو مدير الحماية، أو المشرف الفني المفوض.
• التنسيق الداخلي مع: موظفي WPE، وموظفي الحالات، وفريق MEAL، ومسؤول الصحة، ومنسقي الحماية، وإدارة المشروع.
• يقدم الدعم الفني إلى: الموظفين المسؤولين عن جمع البيانات، ونماذج الاستقبال، وسجلات الأنشطة، وإعداد التقارير الروتينية.
• التنسيق الخارجي مع: نقاط الاتصال المعنية بإدارة المعلومات أو الشركاء فقط عند الحصول على إذن وبما يتماشى مع بروتوكولات تبادل المعلومات المعتمدة.

المسؤوليات الرئيسية:

• إدخال بيانات العنف القائم على النوع الاجتماعي/حماية النساء والنساء اللاجئات بدقة وفي الوقت المحدد في قواعد البيانات وأدوات إعداد التقارير المعتمدة، بما في ذلك سجلات الحوادث أو الأنشطة حيثما ينطبق ذلك.
• مراجعة نماذج البيانات والوثائق المصدر للتأكد من اكتمالها واتساقها ودقتها وامتثالها لأنظمة الترميز والتصنيف المعتمدة.
• تنظيف السجلات الرقمية والورقية والتحقق من صحتها وتحديثها وتخزينها بشكل آمن بما يتماشى مع متطلبات حماية البيانات والسرية ومراقبة الوصول.
• الحفاظ على أدوات تتبع البيانات سهلة الاستخدام، وهياكل الحفظ، ومراقبة الإصدارات لتقارير الأنشطة والإحصاءات المتعلقة بالحالات وسجلات الرصد.
• إعداد تقارير وجداول ورسوم بيانية وملخصات روتينية أسبوعية وشهرية وفصلية ومخصصة للإدارة الداخلية وتقديم التقارير للمانحين، وفقًا للتفويض.
• دعم تحليل الاتجاهات والبيانات المصنفة والثغرات والمؤشرات لتوجيه جودة البرامج والتخطيط واتخاذ القرارات.
• التنسيق عن كثب مع العاملين في الحالات وموظفي WPE وفريق MEAL لتحسين جودة البيانات وحل التناقضات ومواءمة الأدوات ومواعيد تقديم التقارير.
• دعم تطوير أو تحسين أدوات جمع البيانات والقوالب وإرشادات المستخدم بالتنسيق مع القادة الفنيين.
• ضمان أن تتبع جميع عمليات معالجة بيانات العنف القائم على النوع الاجتماعي المبادئ التي تركز على الناجين، ومبدأ الحاجة إلى المعرفة، ومتطلبات الموافقة المستنيرة، وبروتوكولات تبادل المعلومات بين الوكالات.
• إعداد العروض التقديمية ولوحات المعلومات ومنتجات التقارير الأخرى باستخدام أدوات Microsoft Office مع ضمان حماية المعلومات الحساسة.
• الحفاظ على إجراءات النسخ الاحتياطي والأرشفة الآمنة للسجلات بما يتماشى مع سياسة المنظمة.
• دعم جلسات توجيه الموظفين أو جلسات التنشيط بشأن معايير إدخال البيانات، والحفظ الآمن، والسرية، وممارسات إعداد التقارير عالية الجودة.
• المساهمة في بناء قدرات فريق المؤسسة في مجال الإدارة الآمنة لبيانات العنف القائم على النوع الاجتماعي، ومعايير إعداد التقارير، ومتطلبات السرية، واستخدام الأدوات المعتمدة، بالاعتماد على الخبرة الفنية والتجربة العملية في هذا المجال.
• الإبلاغ الفوري عن أي خرق للبيانات أو مخاوف تتعلق بالسرية أو فقدان الملفات أو إساءة استخدام المعلومات إلى المشرف وفقًا للسياسة.
• تنفيذ أي مهام أخرى تتعلق بإدارة البيانات وإعداد التقارير يكلفك بها المشرف فيما يتعلق بالمشروع.

المتطلبات: (المؤهلات والمهارات والقدرات)

المؤهلات التعليمية:

• درجة البكالوريوس في إدارة المعلومات، أو الإحصاء، أو علوم الكمبيوتر، أو الصحة العامة، أو العلوم الاجتماعية، أو أي مجال آخر ذي صلة.
• يُفضل بشدة الحصول على تدريب إضافي في إدارة المعلومات، أو نظام GBVIMS/الأنظمة ذات الصلة، أو حماية البيانات، أو الرصد والتقييم، أو إعداد التقارير.

الخبرة

• خبرة لا تقل عن سنتين في مجالات إدخال البيانات، وإعداد التقارير، وإدارة المعلومات، أو أنظمة البيانات المتعلقة بالحماية.
• يُفضل بشدة وجود خبرة في العمل مع البيانات المتعلقة بالعنف القائم على النوع الاجتماعي، أو الحماية، أو الصحة، أو الحالات السرية.
• مطلوب خبرة في تنقية البيانات والتحقق من صحتها والتحليل الروتيني وإعداد التقارير للمانحين أو الإدارة.
• الخبرة في دعم قواعد البيانات وجداول البيانات وأدوات التتبع وأنظمة حفظ الملفات الرقمية الآمنة أمر ضروري.

المهارات والقدرات:

• مهارات ممتازة في اللغتين الإنجليزية والعربية، خاصة في إعداد التقارير المكتوبة.
• إجادة متقدمة لبرنامج Microsoft Excel وإتقان قوي لبرامج Microsoft Word و PowerPoint و Outlook.
• مهارات تحليلية ورقمية ومهارات قوية في مراقبة جودة البيانات مع اهتمام كبير بالتفاصيل.
• فهم جيد لمبادئ السرية وحساسية المعلومات المتعلقة بالعنف القائم على النوع الاجتماعي، والتعامل الأخلاقي مع البيانات، والمبادئ التي تركز على الناجين.
• القدرة على تنظيم كميات كبيرة من المعلومات، وتحديد أولويات المواعيد النهائية، وإنتاج مخرجات دقيقة تحت الضغط.
• التحلي بالسرية والمهنية والقدرة على العمل تحت إشراف محدود.

الكفاءات / المهارات:

• السرية والأخلاقيات.
• الدقة والتفكير التحليلي.
• التخطيط والإنجاز في الوقت المحدد.
• التواصل والعمل الجماعي.
• المساءلة والتركيز على الجودة.
• الحساسية تجاه شواغل الحماية والحماية.

المعايير المهنية: تلتزم مؤسسة RRCDF بالمبادئ الإنسانية وقيم النزاهة والخدمة والمساءلة والاحترام وعدم التمييز. يُتوقع من جميع الموظفين الالتزام التام بمدونة قواعد السلوك الخاصة بالمنظمة، وسياسة حماية الطفل، وسياسة منع الاستغلال الجنسي والإساءة والتحرش (PSEAH)، ومتطلبات السرية، والتزامات حماية المستفيدين، وإجراءات الامتثال الداخلية. يُتوقع من شاغل الوظيفة المساهمة في توفير بيئة عمل آمنة وشاملة، وفي إرساء ثقافة الاحترام والتعلم والتعاون والمسؤولية.
تكافؤ الفرص: RRCDF هي جهة توظيف توفر تكافؤ الفرص وتقوم بالتوظيف على أساس الجدارة والكفاءة، دون تمييز على أساس الجنس أو الإعاقة أو الخلفية الاجتماعية أو أي وضع آخر محمي بموجب القوانين والمعايير المعمول بها.
المساواة والشمول: يروج صندوق RRCDF للمساواة بين الجنسين والتنوع والشمول في مكان العمل وبرامجه، ويشجع النساء المؤهلات والمجموعات غير الممثلة بشكل كافٍ على التقدم لشغل مناصب قيادية وتقنية وميدانية.
الالتزام بالمساءلة أمام الأشخاص المتضررين: يُتوقع من شاغل الوظيفة دعم نهج يضع الأشخاص المتضررين في مركز التدخل من خلال ضمان فهم المجتمعات المحلية للخدمات المتاحة ومعايير الأهلية وآليات التغذية الراجعة والشكاوى، ومن خلال الاستماع بشكل منهجي إلى ملاحظات المجتمع المحلي والاستفادة منها لتحسين جودة الأنشطة والخدمات.
الحماية والسرية: يجب على شاغل الوظيفة الحفاظ على سرية معلومات المستفيدين والمعلومات التنظيمية، والتعامل مع جميع البيانات بما يتماشى مع السياسات والإجراءات المعتمدة، والإبلاغ فوراً عن أي مخاوف أو حوادث أو انتهاكات تتعلق بالحماية أو السلوك المهني أو حماية البيانات.