الشركة: شركة تجارية رائدة في العمل التجاري
الوصف الوظيفي:محاسب عملاء
الموقع: (اليمن – امانة العاصمة)
القسم: المبيعات
المسؤول المباشر:مدير الحسابات

1. الهدف العام للوظيفة:

متابعة حسابات العملاء، وتسجيل جميع الإيرادات والتحصيلات الخاصة بهم، وضمان دقة عمليات المطابقة والمراجعة، وتحليل أرصدة العملاء وأعمار الديون، والمساهمة في الحفاظ على التدفقات النقدية من خلال رفع كفاءة التحصيل وتقليل الذمم المدينة.

2. المهام والمسؤوليات:

قطع فواتير العملاء والمرتجعات 

• إعداد وإصدار فواتير المبيعات للعملاء وفق أوامر البيع المعتمدة والسياسات المحاسبية المعمول بها
•  التأكد من صحة بيانات الفاتورة (بيانات العميل، الكميات، الأسعار،السقف الائتماني)
•  تسجيل فواتير المبيعات آلياً على النظام المحاسبي على العملاء ذات الصلة بشكل صحيح
•  إصدار إشعارات الخصم أو الإضافة عند الحاجة وفق الإجراءات المعتمدة.
• إعداد فواتير مرتجعات المبيعات بناءً على طلبات معتمدة من المخازن بالتنسيق مع إدارة المبيعات
• التحقق من استلام المرتجعات فعلياً من قبل المستودعات ومطابقتها مع إذن الإرجاع.
• التنسيق مع محاسب المخازن للتأكد من تسجيل المرتجعات على النظام بشكل صحيح.
• عكس قيود المبيعات المرتجعة من عميل الى اخر على حسابات العملاء بشكل صحيح بالتنسيق مع إدارة المبيعات

متابعة مصادقات العملاء 

• إعداد كشوف حسابات العملاء بشكل دوري (شهري/ربع سنوي) وإرسالها للمصادقة.
• متابعة استلام مصادقات العملاء والتأكد من مطابقة الأرصدة.
• تحليل الفروقات الناتجة عن المصادقات ومعالجتها بالتنسيق مع الإدارات ذات العلاقة.
• توثيق المصادقات في النظام المحاسبي وفلترة العملاء بكلمات دلالية وحفظها للرجوع إليها عند الحاجة أو لأغراض التدقيق.
• التأكد من إرسال الفواتير للعملاء بالوسائل المعتمدة (بريد إلكتروني، النظام، تسليم مباشر- عبر الواتس اب).

متابعة استلامات العملاء للفواتير الذي يتم قطعها من قبله 

• متابعة تأكيد استلام العملاء للفواتير الصادرة بالكمية المفوترة والسعر المحدد.
• معالجة أي اعتراضات أو ملاحظات من العملاء على الفواتير بالتنسيق مع إدارة المبيعات.
• إعادة إصدار الفواتير المصححة عند الحاجة بعد الاعتماد من إدارة المبيعات
• تسجيل الخصومات الممنوحة للعملاء بعد التأكد من اعتمادها من الجهات المخولة بعد التأكد من عدم وجود اي تكرار للخصومات.
• التحقق من توافق الخصومات مع سياسات التسعير والعقود الموقعة مع العملاء ان وجدت ، او الاتفاقات المبرمة مع إدارة المبيعات.
• قيد الخصومات محاسبياً على النظام وربطها بالفواتير أو بعد التأكد بشكل دقيق من حساب العميل ذات الصلة.
• الاحتفاظ بكافة مستندات اعتماد الخصومات لأغراض المراجعة والتدقيق الكترونياً وورقياً.

قيد الخصومات الخاصة بالعملاء بعد المراجعة والاعتماد من المخول بإعتمادات الخصومات 

• مطابقة أرصدة العملاء في النظام مع المصادقات المرفوعة من العملاء بشكل دوري.
• الإطلاع على تقارير أعمار الديون الخاصة بالعملاء والرفع بالعملاء غير المتحركين لمدير الحسابات
• التوثيق بشكل دقيق يدعم أعمال المراجعة الداخلية والخارجية من خلال توفير المستندات والبيانات المطلوبة.
• الالتزام بالسياسات والإجراءات المالية والأنظمة المحاسبية المعتمدة.
• الحفاظ على سرية المعلومات ووثائق الشركة وطبيعة عمل الشركة

3. المؤهلات والخبرات المطلوبة:

الحد الأدنى من المؤهلات:

• الشهادة العلمية: بكالوريوس محاسبة ، أو تخصص ذي صلة.
• الخبرة العملية: خبرة لا تقل عن 5-7سنوات في مجال الحسابات المبيعات، منها 3 سنوات على الأقل في منصب إشرافي (محاسب عملاء)ويجب ان تكون الخبرة في شركات تجارية(مواد غذائية) او توزيع.

المهارات الوظيفية/العملية:

• مهارات قيادية وإدارية قوية: القدرة على قيادة فريق المبيعات ناء وتحفيزه لتحقيق الأهداف.
• مهارات تحليلية: القدرة على تحليل بيانات المبيعات وتحديد الفرص والتحديات.
• إجادة استخدام الحاسوب: مهارة عالية في استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس خاصة (Excelو PowerPoint)، ويجب ان يتكون لدية خبرة عميقة في أنظمة علاقات العملاء خاصة (ERPNext و ONYX ERP).
• مهارات تفاوض قوية: القدرة على التفاوض بفعالية للحصول على أفضل الصفقات.
• إدارة العملاء: القدرة على بناء وإدارة علاقات قوية مع العملاء.
• شهادة خبرة شرط أساسي من الشركات الذي عمل معها وإخلاءات الطرف.

الكفاءات السلوكية:

• مهارات التواصل الفعال: القدرة على التواصل بوضوح وفعالية مع العملاء والفريق والإدارة. 
• حل المشكلات: القدرة على التعامل مع التحديات التي تواجه المبيعات وابتكار حلول فعالة. 
• القدرة على التكيف: المرونة في التعامل مع التغيرات في السوق ومتطلبات العملاء.
• المبادرة والابتكار:البحث المستمر عن طرق جديدة لتحسين أداء المبيعات وتطوير ال أعمال.
• النزاهة والأمانة: التحلي بمستوى عالٍ من النزاهة في جميع التعاملات.