ضابط التوثيق والحجوزات وخدمة العملاء Documentation, Booking & Customer Service Officer

موقع العمل: عدن / الحديدة / المكلا
نوع الوظيفة: دوام كامل
القطاع: الشحن البحري والوكالات الملاحية

نبذة عن الشركة

شركة يمنية رائدة تعمل في الوكالات الملاحية والخدمات البحرية واللوجستية وتمثل خطاً ملاحياً، وتقدم خدمات الحجز والتوثيق وخدمة العملاء والحاويات.
تبحث الشركة عن ضابط توثيق وحجوزات وخدمة عملاء يتمتع بالدقة والسرعة والقدرة على إدارة دورة المستندات والتواصل مع العملاء.

الهدف من الوظيفة

إدارة دورة العميل والحجز والتوثيق من استلام طلب الحجز وحتى تنفيذ الشحنة وإصدار مستنداتها وأوامر التسليم والإفراج.

المسؤوليات الرئيسية

• استقبال طلبات الحجز والتحقق من بيانات العميل والبضاعة والخدمة المطلوبة.
• التأكد من اكتمال بيانات الشحنة ونوع الحاوية والوزن والمواعيد.
• التنسيق بشأن توفر الحاويات والمعدات.
• إصدار ومتابعة Booking Confirmation.
• إصدار أو تنسيق CRO وفق الإجراءات المعتمدة.
• استلام ومراجعة Shipping Instructions.
• إعداد ومراجعة بيانات Cargo Manifest.
• إعداد أو متابعة Draft Bill of Lading.
• مراجعة بيانات B/L مع العميل وتصحيحها ضمن المواعيد.
• متابعة إصدار Final Bill of Lading.
• تجهيز مستندات الشحن ذات الصلة بنطاق عمل الشركة.
• إصدار ومتابعة Delivery Orders.
• مراجعة مستندات الإفراج قبل التسليم.
• متابعة تسليم الحاويات والبضائع والتنسيق مع العميل والميناء.
• تحديث العملاء بمواعيد الرحلات وحالة الحجوزات والشحنات.
• معالجة الاستفسارات والشكاوى ومتابعتها حتى الإغلاق.
• إدارة الأرشيف الإلكتروني ومستندات الرحلات.
• ضمان سهولة استرجاع المستندات وحفظها بصورة منظمة.
• التنسيق المستمر مع المبيعات والعمليات والمعدات والمالية.
• إعداد تقارير الحجوزات والمستندات والمعاملات المفتوحة.

المؤهلات والخبرة

• بكالوريوس أو دبلوم مناسب.
• خبرة في التوثيق أو الشحن أو خدمة العملاء تعتبر أفضلية.
• معرفة بمستندات الشحن البحري.
• مستوى جيد في اللغة الإنجليزية.
• دقة عالية في مراجعة البيانات والمستندات.
• إجادة استخدام الحاسب والبريد الإلكتروني والأنظمة المكتبية.
• مهارات جيدة في التواصل وخدمة العملاء.