إعلان وظيفي - مساعد مشتريات ولوجيستات

عن منظمة غدق للتنمية:

منظمة غدق للتنمية (Ghadaq for Development - GHFD) هي منظمة غير حكومية وغير ربحية، تأسست في العام 2015، وتعمل منذ ذلك الحين على تنفيذ مشاريع إنسانية وتنموية في اليمن. تركز المنظمة على مجالات الأمن الغذائي وسبل العيش، التعليم، المياه والإصحاح البيئي، الحماية، وبناء قدرات المجتمعات المحلية، وذلك وفق المبادئ الإنسانية ومعايير الجودة والشفافية
 تعلن منظمة غدق للتنمية عن رغبتها في توظيف مساعد مشتريات ولوجيستات للعمل ضمن فريقها في محافظة حجة ، مع إمكانية التنقل مابين مكتب حجة و مكتب تعز وذلك  ضمن فريق  مشروع"تقديم مساعدات غذائية طارئة منقذة للحياة للمتضررين من الأزمة في مديريات ميدي , حرض وحيران بمحافظة حجة ”  بتمويل من صندوق التمويل الإنساني -   Yemen Humanitarian Fund

المهام والمسؤوليات

ستشمل مهام مساعد المشتريات و اللوجستيات على سبيل المثال لا الحصر) التالي : 

• إعداد خطة عمل المشتريات الخاصة بالمشروع بالتنسيق مع الإدارات ذات العلاقة.
• السفر إلى المواقع الميدانية ضمن نطاق المسؤولية لتسليم واستلام عروض الأسعار من الموردين، وتسليم أوامر الشراء والعقود لتوقيعها من قبل الموردين أو المقاولين.
• التنسيق اليومي لأنشطة المشتريات الخاصة بمؤسسة غدق وفقًا للإجراءات المعتمدة.
• ضمان الالتزام التام بسياسات وأدوات وكتيبات وإرشادات مؤسسة غدق للمشتريات واللوجستيات.
• المساهمة في تنفيذ وتنسيق جميع أعمال لجان العطاءات، وإعداد العقود وفقًا للسياسات والإجراءات المعمول بها.
• مساعدة فرق البرامج والدعم في اجتماعات تخطيط المشتريات الدورية لضمان توافق الاحتياجات مع الخطط التشغيلية.
• تقديم الدعم للموظفين عند الحاجة في إعداد طلبات الشراء بشكل واضح ودقيق، وضمان استكمال جميع المستندات المطلوبة.
• ضمان حفظ وأرشفة جميع مستندات المشتريات بشكل سليم ومنظم.
• الإلمام الكامل بسياسات ونماذج المشتريات الخاصة بمؤسسة غدق، والمساعدة في تدريب الموظفين عليها عند الحاجة.
• جمع عروض الأسعار والعطاءات من السوق وفقًا لتكليف المدير المباشر، وبما يتوافق مع المعايير والنماذج المعتمدة لدى المنظمة.
• إعداد كافة الوثائق والمستندات المطلوبة الخاصة بعمليات التوريد والمعاملات المكتملة وفقًا لمعايير وإجراءات المنظمة.
• تنفيذ المهام الداعمة الموكلة إليه وفقًا لخطة العمل المعتمدة.
• أداء أي مهام إضافية يتم تكليفه بها من قبل مدير المشتريات بما يحقق سير العمل بكفاءة وجودة عالية.

والمؤهلات و الخبرات:

• خبرة سابقه في المشتريات وفهم أساسي لعمليات المشتريات، وتقديم العطاءات، وإدارة الموردين.
• التوثيق والامتثال: القدرة على إعداد سجلات دقيقة للمشتريات والخدمات اللوجستية والاحتفاظ بها.
• إجادة استخدام الحاسوب: تُعدّ إجادة برامج مايكروسوفت أوفيس (إكسل، وورد، أوتلوك) والخبرة في برامج تخطيط موارد المؤسسات أو برامج المشتريات ميزة إضافية.
• المهارات الحسابية والتحليلية: القدرة على مقارنة عروض الأسعار، وتقييم فعالية التكلفة، والحفاظ على دقة البيانات.
• مهارات التواصل: تواصل شفهي وكتابي واضح باللغة الإنجليزية واللغات المحلية.
• المهارات التنظيمية: القدرة على إدارة مهام متعددة، وتحديد الأولويات، والالتزام بالمواعيد النهائية.
• الاهتمام بالتفاصيل: الدقة في إعداد المستندات، وتتبع عمليات التسليم، والتحقق من الامتثال.
• مهارات التفاوض: القدرة على التواصل مع الموردين والحصول على أفضل قيمة مقابل المال.
• حل المشكلات: الاستجابة السريعة لتحديات المشتريات أو الخدمات اللوجستية (مثل التأخيرات، والنقص).
• القدرة التامة والاستعداد للسفر إلى مختلف المحافظات، والنزول الميداني إلى مواقع العمل عند الحاجة.
• المرونة العالية في العمل من مكاتب منظمة غدق في المحافظات المختلفة حسب متطلبات المشروع.
• العمل الجماعي: العمل بشكل فعال مع فرق المشتريات والخدمات اللوجستية والمالية والبرامج

.نوع  التوظيف :

• مؤقت – بحسب فترة المشروع.

 مكان العمل:

•  حجة -   مكاتب منظمة غدق للتنمية مع إمكانية التنقل مابين مكتب حجة و مكتب محافظة تعز.

 Job Vacancy  Procurement and logistics Assistant:

About Ghadaq Development Organization: Ghadaq for Development (GHFD) is a non-governmental and non-profit organization, established in 2015, and has been implementing humanitarian and development projects in Yemen ever since. GHFD focuses on food security and livelihoods, education, water and sanitation, protection and community capacity-building, in accordance with humanitarian principles, quality standards and transparency Ghadaq Organization for Development announces its desire to hire Procurement and logistics Assistant to work within its team in Hajjah Governorate, with the possibility of traveling between the Hajjah and Taiz offices, as part of the project team. “Lifesaving emergency food assistance for crisis-affected people in Midi Harad and Hayarn districts of Hajjah governorate." Funded by the Yemen Humanitarian Fund - YHF

 Tasks and Responsibilities:

The Procurement and logistics Assistant responsibilities will include (but are not limited to) the following:

• Prepare the project’s procurement work plan in coordination with relevant departments.
• Travel to field locations within the area of responsibility to deliver and collect quotations from suppliers, and to deliver purchase orders and contracts for suppliers’ or contractors’ signatures.
• Coordinate daily procurement activities for Ghadaq for Development in accordance with approved procedures.
• Ensure full compliance with Ghadaq for Development’s procurement and logistics policies, tools, manuals, and guidelines.
• Contribute to the implementation and coordination of all tender committee activities and prepare contracts in accordance with approved policies and procedures.
• Assist program and support teams during regular procurement planning meetings to ensure alignment of needs with operational plans.
• Provide support to staff, when needed, in preparing clear and accurate purchase requests and ensuring that all required documentation is complete.
• Ensure proper filing and systematic archiving of all procurement documents.
• Maintain thorough knowledge of Ghadaq for Development’s procurement policies and templates and assist in training staff on these policies when necessary.
• Collect quotations and bids from the market as assigned by the line manager, in accordance with the organization’s approved standards and formats.
• Prepare all necessary documentation related to supplies and completed procurement transactions in line with organizational standards and procedures.
• Carry out delegated support duties in accordance with the approved work plan.
• Perform any additional tasks assigned by the Procurement Manager to ensure efficient workflow and high-quality performance.

 Qualifications and Experience:

Procurement Knowledge: A basic understanding of procurement processes, bidding, and supplier management.

• Documentation and Compliance: Ability to prepare and maintain accurate records of procurement and logistics services.
• Computer Proficiency: Proficiency in Microsoft Office (Excel, Word, Outlook) and experience with ERP or procurement software is a plus.
• Numeracy and Analytical Skills: Ability to compare quotes, evaluate cost-effectiveness, and maintain data accuracy.
• Communication Skills: Clear verbal and written communication in English and local languages.
• Organizational Skills: Ability to manage multiple tasks, prioritize, and meet deadlines.
• Attention to Detail: Accurately prepare documents, track deliveries, and verify compliance.
• Negotiation Skills: Ability to communicate with suppliers and obtain the best value for money.
• Problem Solving: Respond quickly to procurement or logistics challenges (e.g., delays, shortages).
• Full ability and willingness to travel to various governorates, and field visits to work sites when needed.
• High flexibility in working from Ghadaq organization offices in different governorates according to the project requirements.

Teamwork: Work effectively with procurement, logistics, finance, and program teams.
 Recruitment Type: Temporary – depending on the project period. 
 Place of work: Hajjah – Ghadaq office. With the possibility of traveling between Hajjah and Taiz offices.