Annex 1 - INVITATION TO APPLY AS A PRE-QUALIFIED SUPPLIER 2026-2028

الملحق 1 - دعوة للتقدم كمورد مؤهل مسبقاً 2026-2028

Date of Issue: 27th AUGUST 2026

تاريخ الإصدار: 27 أغسطس2026

1. مقدمة Introduction

Concern Worldwide is an Irish-based international, non-governmental, humanitarian organization dedicated to the reduction of suffering and working towards the ultimate elimination of extreme poverty in the world's poorest countries. We have been actively operating in Yemen since 2023, delivering critical humanitarian aid and development programs to vulnerable communities.

منظمة كونسيرن حول العالم هي منظمة إنسانية دولية غير حكومية مقرها الرئيسي في أيرلندا، مكرّسة للحد من المعاناة والعمل على القضاء التام على الفقر المدقع في أشد دول العالم فقراً. ونعمل بفاعلية في اليمن منذ عام 2023، حيث نقدّم المساعدات الإنسانية الحيوية والبرامج التنموية للمجتمعات الأكثر ضعفاً.

2. الغرض من عملية التأهيل المسبق Purpose of the pre-qualification

As part of our commitment to transparent and efficient procurement, Concern Worldwide invites eligible companies, suppliers, and contractors to participate in our Open Supplier Pre-Qualification Exercise for the year 2026-2028. This process aims to establish a List partner from whom Concern will source goods, works, and services for our operations across Yemen by way of Requests for Quotations on a day-to-day basis. High value procurement will still undergo a tendering process in line with the established thresholds and pre-qualified suppliers will be open to participate as would be advertised from time to time.

التزاماً من كونسيرن حول العالم بالشفافية والكفاءة في عمليات الشراء، تدعو المنظمة الشركات والموردين والمقاولين المستوفين للشروط للمشاركة في عملية التأهيل المسبق المفتوحة للموردين للفترة 2026-2028. وتهدف هذه العملية إلى إنشاء قائمة شركاء تعتمد عليها كونسيرن في توريد السلع والأعمال والخدمات لعملياتها في مختلف أنحاء اليمن، وذلك من خلال طلبات عروض الأسعار بشكل يومي. أما المشتريات ذات القيمة العالية فستظل تخضع لعملية طرح مناقصات وفق الحدود المعتمدة، وسيكون بإمكان الموردين المؤهلين مسبقاً المشاركة فيها كلما تم الإعلان عنها.

3. الأهلية والمتطلبات الإلزامية Eligibility & Mandatory Requirements

To be considered applicants must submit the following mandatory information and documentation:

لكي يُنظر في الطلب، يجب على مقدمي الطلبات تقديم المعلومات والمستندات الإلزامية التالية:

A. Company Profile Information:

أ. معلومات الملف التعريفي للشركة:

a) Full Legal Name of Company/Business: (As per registration certificate).

أ) الاسم القانوني الكامل للشركة/المنشأة: (كما هو مسجل في شهادة التسجيل).

b) Physical Location Address: (including Governorate, District, Street Name/Iconic Building Name/Number) near your premises.

ب) عنوان الموقع الفعلي: (يشمل المحافظة، المديرية، اسم الشارع/اسم أو رقم مبنى او معلم بارز) بالقرب من مقر عملكم.

c) Primary Contact Person: (Full Name and Job Title).

ج) جهة الاتصال الرئيسية: (الاسم الكامل والمسمى الوظيفي).

d) Contact Details: (Valid Telephone/Mobile Numbers and Official Email Address).

د) بيانات التواصل: (أرقام هاتف/جوال فعالة وبريد إلكتروني رسمي).

e) Date of First Registration: (When was the company officially established?).

هـ) تاريخ أول تسجيل: (متى تم تأسيس الشركة رسمياً؟).

f) Years in Operation: (Total number of years the company has been actively trading).

و) سنوات العمل: (إجمالي عدد سنوات ممارسة الشركة لنشاطها التجاري بشكل فعال).

g) Nature of Business: (Please select your primary area of operation).

ز) طبيعة النشاط: (يرجى تحديد مجال عملكم الرئيسي).

i. Supplier of Goods (e.g., Food, NFIs, WASH items, medical supplies).

1. مورد سلع (مثل: المواد الغذائية، المواد غير الغذائية، مستلزمات المياه والصرف الصحي والنظافة، المستلزمات الطبية).

ii. Service Provider (e.g., Logistics, Security, Consultancy, IT).

2. مقدم خدمات (مثل: اللوجستيات، الأمن، الاستشارات، تقنية المعلومات).

iii. Construction/Rehabilitation Contractor (e.g., Civil works, Shelter rehabilitation).

3. مقاول إنشاءات/تأهيل (مثل: الأعمال المدنية، تأهيل المأوى).

h) Current Client References: Please list at least three (3) current or recent clients you serve, preferably International Aid Organizations, UN Agencies, or INGOs. (Provide organization name, contact person, and phone/email if possible).

ح) المراجع من العملاء الحاليين: يرجى إدراج ما لا يقل عن ثلاثة (3) عملاء حاليين أو سابقين تتعاملون معهم، ويفضّل أن يكونوا من منظمات المعونة الدولية أو وكالات الأمم المتحدة أو المنظمات غير الحكومية الدولية. (يُرجى تقديم اسم المنظمة، وجهة الاتصال، ورقم الهاتف/البريد الإلكتروني إن أمكن).

i) Audit: Recent Financial Audit, Management Letter of Audit firm.

ط) التدقيق: تقرير التدقيق المالي الأخير، وخطاب الإدارة الصادر عن شركة التدقيق.

Please note:

يرجى ملاحظة ما يلي:

Prices/rates are NOT required at this stage.

لا يُطلب تقديم الأسعار/التعرفات في هذه المرحلة.

However, to assist in the evaluation of your technical capacity, you are encouraged to attach your company's product catalogue, portfolio of services, or a summary of previous works.

ومع ذلك، ولمساعدتنا في تقييم قدراتكم الفنية، نشجعكم على إرفاق كتالوج منتجات شركتكم، أو ملف الخدمات، أو ملخص للأعمال السابقة.

B. Legal & Compliance Documentation (Mandatory Attachments):

ب. المستندات القانونية ومستندات الامتثال (مرفقات إلزامية):

To demonstrate the legality of your operations, you must attach clear, valid copies of the following certificates.

لإثبات مشروعية عملياتكم، يجب إرفاق نسخ واضحة وسارية المفعول من الشهادات التالية.

• Registration Certificate (Commercial Register).
• شهادة التسجيل (السجل التجاري).
• Valid Business License (Current year).
• رخصة مزاولة عمل سارية المفعول (للسنة الحالية).
• Valid Tax Card.
• بطاقة ضريبية سارية المفعول.
• Valid Zakat Card.
• بطاقة زكوية سارية المفعول.
• Valid Company Bank Account Details (Bank confirmation letter or cheque copy).
• بيانات الحساب المصرفي ساري المفعول الخاص بالشركة (خطاب تأكيد من البنك أو نسخة من شيك).
• Valid Insurance Card (Social Security/Company Insurance).
• بطاقة تأمين سارية (التأمينات الاجتماعية/تأمين الشركة).

Note: All documents must be valid and in the name of the bidding entity.

ملاحظة: يجب أن تكون جميع المستندات سارية المفعول وباسم الجهة المتقدمة.

4. إرشادات تقديم الطلبات Submission Guidelines

Strict adherence to the following submission procedures is required:

يجب الالتزام الصارم بإجراءات التقديم التالية:

a) Submission Email: All applications must be sent exclusively to: Yemen.procurement@concern.net

أ) البريد الإلكتروني للتقديم: يجب إرسال جميع الطلبات حصرياً إلى: Yemen.procurement@concern.net

b) Subject Line Protocol: Failure to quote the correct reference number will result in automatic disqualification and mis-categorization.

ب) بروتوكول عنوان الرسالة: عدم ذكر الرقم المرجعي الصحيح سيؤدي إلى استبعاد الطلب تلقائياً وعدم تصنيفه بشكل صحيح.

• For Goods Suppliers: Reference CON/YEM/ASL/2026/001 - Provision of Hotel Accommodation, Conference services
• بالنسبة لموردي السلع: الرقم المرجعي CON/YEM/ASL/2026/001 - توفير خدمات الإقامة الفندقية وخدمات المؤتمرات

5. نموذج الطلب - الملحق 2 - Application Form Annex 2

To ensure the accurate categorization and seamless processing, organizations applying under multiple categories must submit a separate Application Form (Annex 2) and a distinct email application for each individual category BUT Legal & Compliance Documentation NEED NOT TO BE SENT ON ANOTHER EMAIL. The application form must be signed and stamped by an authorized signatory of the company.

لضمان دقة التصنيف وسلاسة المعالجة، يجب على المنظمات المتقدمة، ضمن أكثر من فئة، تقديم نموذج طلب منفصل (الملحق 2) وإرسال طلب بريد إلكتروني مستقل لكل فئة على حدة، إلا أنه لا حاجة لإرسال المستندات القانونية ومستندات الامتثال في بريد إلكتروني آخر. ويجب أن يكون نموذج الطلب موقعاً ومختوماً من قبل مفوض معتمد بالشركة.

6. الموعد النهائي

The deadline for the submission of applications is 3:00 PM (15:00 hours) Aden Time on or before 27th September 2026.

الموعد النهائي لتقديم الطلبات هو الساعة 3:00 عصراً (15:00) بتوقيت عدن، في موعد أقصاه 27 سبتمبر2026.

7. Important Notes

• Only applications submitted to the dedicated email address Yemen.procurement@concern.net will be considered. Submissions sent to any other Concern Worldwide email will automatically be rejected.
• لن يُنظر إلا في الطلبات المرسلة إلى البريد الإلكتروني المخصص Yemen.procurement@concern.net. أما الطلبات المرسلة إلى أي بريد إلكتروني آخر تابع لكونسيرن حول العالم فسيتم رفضها تلقائياً.
• Concern Worldwide reserves the right to request additional information, conduct site visits, or verify references before approving any supplier.
• تحتفظ كونسيرن حول العالم بحق طلب معلومات إضافية، أو إجراء زيارات ميدانية، أو التحقق من المراجع قبل اعتماد أي مورد.
• This pre-qualification does not constitute a contract or a commitment to purchase. Inclusion on the list does not guarantee orders but prioritizes your company for future requests for quotations.
• لا يشكّل هذا التأهيل المسبق عقداً أو التزاماً بالشراء. كما أن الإدراج في القائمة لا يضمن الحصول على طلبيات، بل يمنح شركتكم الأولوية عند طلب عروض الأسعار مستقبلاً.
• Concern Worldwide is committed to ethical sourcing and does not tolerate fraud, corruption, or child labour.
• تلتزم كونسيرن حول العالم بمبادئ التوريد الأخلاقي، ولا تتسامح إطلاقاً مع الاحتيال أو الفساد أو عمالة الأطفال.

Concern Code of Conduct and Associated policies

مدونة السلوك الخاصة بكونسيرن والسياسات المرتبطة بها

By submitting this application to become a Concern Partner, you agree to adhere to Concern's Code of Conduct and all associated policies. You further commit to ensuring that your employees, officers, sub-contractors, and agents are fully aware of, and strictly comply with, these terms at all times throughout the duration of the partnership.

بتقديمكم هذا الطلب لتصبحوا شريكاً لكونسيرن، فإنكم توافقون على الالتزام بمدونة السلوك الخاصة بكونسيرن وجميع السياسات المرتبطة بها. كما تتعهدون بضمان أن يكون موظفوكم ومسؤولوكم والمقاولون من الباطن والوكلاء التابعون لكم على دراية تامة بهذه الشروط، وأن يلتزموا بها بدقة طوال فترة الشراكة.

We look forward to your application and the opportunity to partner with you to serve the people of Yemen.

نتطلع إلى استلام طلبكم وإلى فرصة الشراكة معكم لخدمة الشعب اليمني.

Yours sincerely,
Operations Department
Concern Worldwide – Yemen

وتفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير،
إدارة العمليات
كونسيرن حول العالم – اليمن