Tender for Travel Agency Services              مناقصة خدمات وكالات سفر

Médecins Sans Frontières (MSF) is an International non-governmental humanitarian medical organization offering assistance to populations in need, without discrimination based on ethnic, religious or creed or political affiliation in contexts of epidemic, endemic, natural disaster and conflict. These entire situations request adapted medical and logistic resources. That’s why, according to our volume of purchase, we want to identify reliable suppliers who share our vision for mutually beneficial long-term cooperation.

منظمة أطباء بلا حدود هي منظمة إنسانية طبية دولية غير حكومية تقدم المساعدة الى السكان المنكوبين وإلى ضحايا الكوارث الطبيعية أو البشرية وإلى ضحايا النزاعات المسلحة، بغض النظر عن العرق أو الدين أو العقيدة أو الانتماء السياسي.
تتطلب هذه الأوضاع موارد طبية ولوجستية ملائمة. لذلك، ونظرا إلى حجم مشترياتنا، نرغب بتحديد الموردين الموثوق بهم الذين يشاركوننا رؤيتنا لتعاون متبادل المنفعة يكون طويل الأمد.

The objective of this Request for Proposal is to identify a supplier for travel agency service in Yemen. Our need is detailed in Explanation of the need. 

الهدف من طرح هذا العطاء هو تحديد مورد لأغراض خدمات وكالات السفر في اليمن، وتفاصيل احتياجاتنا موضحة تحت بند "شرح الحاجة".

If you are interested in this cooperation, we would like to ask you to follow the bellow rules of consultation.

1.    Your offer should be submitted completed and stamped in a sealed envelope to be delivered to MSF France Office in Sana’a, Diplomatic area, behind Ala’aqil Mosque OR MSF office in Aden, Alsheikh Othman, Omer Almukhtar Aden Trauma center next to Alsadaqa hospital.
2.    Your offer will include the following mandatory documents filled and stamped:

1.    Annex 1 – MSF Charter (signed)
2.    Annex 2 – MSF Travel Agency - RFP - Company Profile (signed and stamped)
3.    Annex 3 – MSF Travel Agency - RFP - Company Proposal (prices in US Dollars) -signed and stamped.
4.    Annex 4 – MSF Travel Agency – RFP – MSF Supplier Code of conduct (signed and stamped)
5.    Copy of official license/commercial registration, tax card and copy of valid profession licenses, Yemenia agency certificate (to be provided by the bidder)
6.    Tender closing date: 24/11/2024, at 05:00 PM.

Only offers comprising all the above-mentioned documents and delivered to MSF by the date required will be considered valid.
In case of any inquiries please contact us to the following email: msff-yemen-tenders@paris.msf.org

في حال رغبتكم بالمشاركة، الرجاء اتباع التعليمات التالية:

1.    تسليم العرض المكتمل والمختوم في ظرف مغلق يسلم الى مكتب أطباء بلا حدود الفرنسية – صنعاء الحي السياسي – شارع عمان خلف جامع العاقل  أو مكتب المنظمة في عدن – الشيخ عثمان – عمر المختار – مركز عدن الجراحي جوار مستشفى الصداقة.
2.    يجب أن يحتوي العرض على الوثائق التالية، ويجب ان تكون معبأة ومختومة:

1- ملحق رقم 1: ميثاق أطباء بلا حدود (موقع ومختوم)
2- ملحق رقم 2: أطباء بلا حدود – وكالات السفر – طلب تقديم عرض – ملف الشركة. (موقع ومختوم)
3- ملحق رقم 3: أطباء بلا حدود – وكالات السفر – طلب تقديم عرض – عرض الشركة (الأسعار بالدولار الامريكي). (موقع ومختوم)
4- ملحق رقم 4: أطباء بلا حدود – وكالات السفر – طلب تقديم عرض – مدونة قواعد السلوك لموردين أطباء بلا حدود. (موقع ومختوم)
5- نسخة من الترخيص / السجل التجاري والبطاقة الضريبية ونسخة من رخصة مزاولة المهنة، وشهادة وكالة للخطوط الجوية اليمنية (يتم تزويدها من قبل مقدم العرض).
6- تاريخ اغلاق المناقصة: 24/11/2024، الساعة الخامسة بعد الظهر.

العروض المحتوية على جميع الوثائق المذكورة أعلاه والتي يتم تسليمها لأطباء بلا حدود قبل التاريخ المحدد هي فقط العروض التي ستؤخذ بعين الاعتبار.
في حال وجود أي استفسارات بالإمكان التواصل مع المنظمة على الايميل التالي msff-yemen-tenders@paris.msf.org

EXPLANATION OF THE NEED

The MSF Reconstructive Surgery Programme (RSP) in Amman was established in 2006 to treat people injured in war and unrest. With a high level of surgical expertise, extensive facilities, and a holistic approach to care, the hospital provides a base for MSF to treat patients with complicated injuries - primarily from Iraq, Syria, Yemen and Palestine - who could not be treated in their own countries. 
MSF France mission in Yemen sends the patients which fit the criteria of the organization to MSF Reconstructive Surgery hospital in Amman from MSF France locations in Sana’a and Aden.
We are performing service provider comparative analysis for travel agency service as part of our
procurement and selection criteria for suppliers/ service providers who can give us competitive rates
and good quality of services as per our Scope of Work. Selected suppliers/ service provider will be awarded with framework of agreement for 2 years contract’s period.

بيان المتطلبات

 تأسس برنامج الجراحة التقويمية التابع لمنظمة أطباء بلا حدود في عمّان عام 2006 من اجل علاج مصابي الحروب والاضطرابات في المنطقة، وبفضل المستوى العالي من الخبرة في التدخلات الجراحية والرعاية الطبية الشاملة يشكل المستشفى مركزا لمنظمة أطباء بلا حدود لعلاج المرضى الذين يعانون من إصابات بالغة ولا يمكن علاجهم في بلادهم، في العراق وسوريا واليمن وكذلك فلسطين.
تقوم بعثة اطباء بلا حدود الفرنسية في اليمن بتحويل المرضى اللذين تنطبق عليهم المعايير الى مستشفى الجراحة التقويمية التابع لمنظمة أطباء بلا حدود في عمّان من كل من مكتبي المنظمة في صنعاء وعدن.

 نقوم حاليا باستدراج عروض من اجل دراسة وتحليل واجراء المقارنات بين مقدمي خدمات وكالات السفر، والذين يمكنهم أن يقوموا بتقديم أسعار تنافسية وجودة خدمات جيدة وفقًا لطبيعة عملنا، وسيتم التعاقد لمدة سنتين مع مقدم الخدمة الذي سيتم اختياره وفقا لمعايير الشراء والاختيار التي نجريها عادة لجميع مقدمي الخدمات والبضائع لمنظمة اطباء بلا حدود.

1.    Scope of Work:

a.    Tickets booking services for flights.
b.    Main travel routes for patients are Sana’a – Amman -Sana’a, & Aden – Amman - Aden.
c.    Booking is only with Yemenia airlines 
d.    Most of our tickets are round trip tickets with changeable return flights.
e.    Economy class is our preferred flight tickets.

1.    مجال العمل:

a.    خدمات حجز تذاكر رحلات طيران.
b.    وجهات السفر الرئيسية لمرضى منظمة اطباء بلا حدود هي: صنعاء – عمان – صنعاء، عدن – عمان – عدن. 
c.    الحجز فقط مع الخطوط الجوية اليمنية.
d.    غالبية تذاكر الطيران تكون ذهاب وعودة، مع تواريخ عودة قابلة للتغيير.
e.     درجة السفر المطلوبة تكون عادة الدرجة الاقتصادية.

2.    Service conditions:

a.    As a minimum requirement the contractor need to be available 24/7 for any requests by MSF
b.    The contractor needs to provide detailed invoices for each service used including breakdown of costs related to the service (such as flight ticket cost, booking fee, re-routing fee etc.)
c.    The contractor will provide monthly consumption reports detailing all invoice information.
d.    Payment is made on a monthly basis within thirty days of receiving the detailed monthly invoice.
e.    Fees/ prices quoted in this request for proposal need to be valid for a minimum of two years

 شروط الخدمة:

a.     كحد أدنى من المتطلبات، يجب أن يكون المورد متاحًا على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع لتلبية أي طلبات تحتاجها منظمة أطباء بلا حدود.
b.     يتعين على المورد تقديم فواتير مفصلة لكل بنود وتكاليف الخدمة، مثل: تكلفة تذكرة الطيران، ورسوم الحجز، ورسوم إعادة التوجيه، وغير ذلك.
c.     سيقوم المورد بتقديم التقارير الحسابات الشهرية التي تتضمن تفاصيل جميع معلومات الفواتير.
d.    الدفع يكون بشكل شهري خلال ثلاثون يوما من استلام الفاتورة الشهرية المفصلة.
e.     يجب أن تكون الرسوم والأسعار المقدمة في عروض اسعار هذه العطاء صالحة لمدة عامين على الأقل.
f.    الدفع يتم خلال شهر من 

3.    Evaluation process:

While competitive pricing is an important consideration for MSF in our selection criteria, we put emphasis on the quality of products and services provided. Proposals from service provider will be evaluated and independently scored based upon, but not limited to the following factors: financial criteria, quality of proposed service, regulatory compliance, references, and sustainability practices.

3.    عملية التقييم:

في حين أن الأسعار التنافسية تعتبر أحد الاعتبارات الرئيسية المهمة لمنظمة أطباء بلا حدود في معايير اختياراتنا، إلا أننا نركز كذلك على جودة المنتجات والخدمات المقدمة، لذلك سيتم تقييم العروض المقدمة من مزودي الخدمات وتسجيل درجات ونقاط لكل من العوامل على حدة، ومن هذه العوامل على سبيل المثال لا الحصر: المعايير المالية، وجودة الخدمة المعروضة، ومراعات القوانين التنظيمية، ومراجع العملاء، والممارسات الخاصة بالاستدامة.
سيتم زيارة جميع مقدمي الخدمات المدرجين في القائمة المختصرة من أجل التأكد من تحقيقهم للشروط وللمواصفات المطلوبة والمفصلة في الملحق رقم 3.