Position: Food Security and Livelihood Assistant   
Location: Al-Hudaydah / Al-khawakha -Hays, Yemen

Note: The applicant is required to work for a period of time in Al Hudaydah Governorate / Aden-Ghadaq office

About Ghadaq for development:

Ghadaq for Development is a local Yemeni organization established in September 2015. It is a non-governmental and non-profit organization, as well as a voluntary and social organization. With its efficient and effective cadres, it seeks to play a role in the developmental and humanitarian aspects and contribute to bringing people out of poverty and unemployment to self-sufficiency and the production of development and economic projects, for the benefit of the whole society. Therefore, Ghadaq has developed long-term plans, studies, and programs in various areas that society needs, considering the neediest. Ghadaq is also working to establish effective partnerships with partners of development and humanitarian relief. Ghadaq has implemented several projects and is looking forward to preparing long-term programs to assist communities in various sectors including food security, agriculture, livelihoods, WASH, nutrition, education, capacity building, and protection.

Summary:

The primary purpose of this job is to fulfill the duties of the Coordinating while also incorporating responsibilities related to the Food Security and Livelihood (FSL) Assistant. This includes overseeing the planning, implementation, and evaluation of project activities to ensure they align with project goals and effectively meet the needs of target beneficiaries. The role involves coordinating field operations, managing team logistics, and facilitating communication among team members and stakeholders. Additionally, the position supports food security interventions by assisting in data collection, monitoring project progress, and ensuring the successful execution of livelihood initiatives. By blending these roles, the position aims to enhance the effectiveness and impact of project initiatives in the community.

Responsibilities: 

The FSL Assistant's responsibilities will include (but are not limited to) the following:

Field Coordination:

• Follow up on issuing the project work permit in the governorate
• Coordination with relevant authorities during the project period
• Preparing fieldwork plans for the fieldwork team
• Participating in distributing the fieldwork team in the targeted areas and preparing the team's path
• Receiving lists of targets from relevant authorities and approving the lists of beneficiaries.
• Arranging and coordinating the organization with relevant authorities to facilitate the workflow
• Arranging and coordinating the work of the field team with the project manager on the one hand and the management of the Ghadaq Organization on the other hand.
• Submitting a report on daily coordination in the field
• Preparing a landing plan for the field team.
• Direct supervision of the work of the field team during the implementation of the project
• The field coordinator works to facilitate and overcome all difficulties that the field team may face during the implementation of the project.
• Making arrangements, preparing and equipping for all workshops or field trainings.
• Taking all pictures and financial documents, archiving them and delivering them to the project manager at the end of each working day.
• Submitting daily reports and reports of the field team's achievements to the project manager
• Submitting a final report on the achievements of the field team, attaching pictures of the work.
• Archiving all filed documents and papers and delivering them to the project manager
• Implementing all tasks and responsibilities of the field coordinator or any other tasks assigned by the direct manager
• Working within the committees formed to form community committees; "Committees for receiving and examining animal and agricultural inputs"
• Receiving and preserving project inputs.
• Participating in identifying delivery centers for beneficiaries in sub-regions.
• Preparing a weekly leave report and a final report for all project work in the governorate
• Working on receiving documents and photos from the photographer or documenter for project activities
• Receiving all administrative and financial documents from the team, archiving them and sending them to the organization's headquarters in Aden.

Needs Assessments and Planning:

• Support FSL assessments through surveys and focus group discussions, collaborating with the Monitoring, Evaluation, Accountability, and Learning (MEAL) team.
• Engage in market assessments to inform project activities, providing timely updates to the FSL Officer.
• Assist in the design and planning of FSL interventions, including the development of Bill of Quantities (BOQs) for livelihood activities.

Project Support:

• Aid in the day-to-day implementation of FSL/field coordinator activities, including beneficiary identification, registration, and distribution of resources.
• Maintain accurate and complete beneficiary lists, ensuring compliance with vulnerability criteria and donor requirements.
• Coordinate with community committees and local authorities to ensure smooth project execution, adopting a conflict-sensitive approach.

Reporting and Data Collection:

• Collect and maintain comprehensive beneficiary data, participating in baseline and end-line assessments.
• Complete monitoring forms and weekly reports, submitting updates on project progress and achievements to the Project Manager.
• Ensure that all materials and tools are well-maintained and tracked throughout the project lifecycle.

Training and Community Engagement:

• Participate in the establishment and training of community committees, enhancing local involvement in project activities.
• Introduce and raise awareness of the project's objectives and importance among community members.

Logistics and Administrative Duties:

• Search for warehouses to store agricultural and animal inputs, managing logistical and purchasing tasks as required.
• Archive and deliver all administrative and financial documents to the organization’s headquarters.

Additional Responsibilities:

• Perform any other tasks assigned by the Project Manager or relevant authorities as necessary.
• The applicant is required to work for a period of time in Al Hudaydah Governorate / Aden

Required qualifications and skills

• university degree related to the following disciplines (business administration, project management, development)
• Excellent English (written - spoken).
• Minimum 2 years of experience in project management.
• Ability to study, analyze and evaluate needs.
• Proven ability to be flexible in finding solutions to problems that may arise, including flexibility to travel (sometimes in challenging environments)
• Experience in dealing with different actors in the field
• Ability to use a computer, with word processing and spreadsheets
• Ability to maintain high performance in psychologically stressful environments, conditions of physical hardship, and with limited resources
• Ability to work well under pressure and respond to changing needs
• Monitoring and documentation skills.
• Strong written and spoken English and Arabic skills for communication, reporting and correspondence
• The ability to plan and prepare plans of all kinds (temporal - operational - strategic).
• Management and organization of work.
• Knowledge of donor requirements and policies in general.
• Excellent ability to write and draft reports
• Ability to coordinate his/her work with others, work to tight deadlines and handle multiple concurrent projects/activities.
• Responsibility so that he takes responsibility for the tasks entrusted to him and also bears responsibility for the decisions he takes
• Excellent verbal and written communication skills

المنصب: مساعد الامن الغذائي وسبل العيش
الموقع: الحديده  الخوخة / حيس, اليمن 

نبذه عن منظمة غدق للتنمية:

غدق للتنمية هي منظمة يمنية محلية تأسست في سبتمبر 2015. وهي منظمة غير حكومية وغير ربحية، فضلا عن كونها منظمة طوعية واجتماعية وتسعى، بكوادرها الكفؤة والفعالة، إلى القيام بدور في الجوانب الإنمائية والإنسانية والإسهام في إخراج الناس من براثن الفقر والبطالة إلى الاكتفاء الذاتي وإنتاج مشاريع إنمائية واقتصادية لصالح المجتمع بأسره. لذلك، وضعت غدق دراسات وبرامج طويلة الأجل في مختلف المجالات التي يحتاجها المجتمع ككل، مع مراعاة الأكثر احتياجاً. كما تعمل غدق على إقامة شراكات فعالة مع شركاء التنمية والإغاثة الإنسانية.نفذت غدق عددًا من المشاريع وتتطلع إلى إعداد برامج طويلة الأجل لمساعدة المجتمعات في مختلف القطاعات بما في ذلك الأمن الغذائي والزراعة وسبل العيش والمياه والصرف الصحي والنظافة الصحية والتغذية والتعليم وبناء القدرات والحماية.

ملخص الوظيفة
الغرض الأساسي من هذه الوظيفة هو الوفاء بواجبات التنسيق مع دمج المسؤوليات المتعلقة بمساعد الأمن الغذائي وسبل العيش (FSL). ويشمل ذلك الإشراف على تخطيط وتنفيذ وتقييم أنشطة المشروع لضمان توافقها مع أهداف المشروع وتلبية احتياجات المستفيدين المستهدفين بشكل فعال. يتضمن الدور تنسيق العمليات الميدانية ، وإدارة الخدمات اللوجستية للفريق ، وتسهيل التواصل بين أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة. بالإضافة إلى ذلك ، يدعم المنصب تدخلات الأمن الغذائي من خلال المساعدة في جمع البيانات ومراقبة تقدم المشروع وضمان التنفيذ الناجح لمبادرات سبل العيش. من خلال مزج هذه الأدوار ، يهدف المنصب إلى تعزيز فعالية وتأثير مبادرات المشاريع في المجتمع

المهام و المسؤوليات : 

ستشمل مسؤوليات مساعد الامن الغذائي وسبل العيش (على سبيل المثال لا الحصر) ما يلي:

التنسيق الميداني:

• متابعة إصدار تصريح عمل المشروع في المحافظة
• التنسيق مع الجهات ذات العلاقة خلال فترة المشروع
• إعداد خطط العمل الميداني لفريق العمل الميداني
• المشاركة في توزيع فريق العمل الميداني في المناطق المستهدفة وإعداد مسار الفريق
• استلام قوائم المستهدفين من الجهات ذات العلاقة الموافقة على قوائم المستفيدين.
• ترتيب وتنسيق المنظمة مع الجهات ذات العلاقة لتسهيل سير العمل
• ترتيب وتنسيق عمل الفريق الميداني مع مدير المشروع من جهة وإدارة منظمة غدق من جهة أخرى.
• تقديم تقرير عن التنسيق اليومي في الميدان
• إعداد خطة نزول للفريق الميداني.
• الإشراف المباشر على عمل فريق الميدان أثناء تنفيذ المشروع
• يعمل منسق الميدان على تسهيل وتذليل كافة الصعوبات التي قد تواجه فريق الميدان أثناء تنفيذ المشروع.
• عمل الترتيبات والإعداد والتجهيز لكافة ورش العمل أو التدريبات الميدانية.
• التقاط كافة الصور والمستندات المالية وأرشفتها وتسليمها لمدير المشروع في نهاية كل يوم عمل.
• تقديم التقارير اليومية وتقارير إنجازات فريق الميدان لمدير المشروع
• تقديم تقرير نهائي عن إنجازات فريق الميدان مرفقاً به صور العمل.
• أرشفة كافة المستندات والأوراق الميدانية وتسليمها لمدير المشروع
• تنفيذ كافة مهام ومسؤوليات منسق الميدان أو أية مهام أخرى يكلفه بها المدير المباشر
• العمل ضمن اللجان المشكلة لتشكيل لجان مجتمعية؛ "لجان استلام وفحص المدخلات الحيوانية والزراعية"
• استلام وحفظ المدخلات الخاصة بالمشروع  .
• المشاركة في تحديد مراكز التسليم للمستفيدين في المناطق الفرعية.
• إعداد تقرير اجاز أسبوعي وتقرير نهائي لجميع أعمال المشروع في المحافظة
• العمل على استلام الوثائق والصور من المصور أو الموثق لأنشطة المشروع
• استلام جميع الوثائق الإدارية والمالية من الفريق وأرشفتها وإرسالها إلى مقر المنظمة في عدن.

تقييم الاحتياجات والتخطيط:

• دعم تقييمات الأمن الغذائي وسبل العيش من خلال المسوحات ومناقشات المجموعات البؤرية، بالتعاون مع فريق الرصد والتقييم والمساءلة والتعلم (MEAL).
• المشاركة في تقييمات السوق لإعلام أنشطة المشروع، وتقديم التحديثات في الوقت المناسب لمسؤول الأمن الغذائي وسبل العيش.
• المساعدة في تصميم وتخطيط تدخلات الأمن الغذائي وسبل العيش، بما في ذلك تطوير جداول الكميات لأنشطة سبل العيش.

دعم المشروع:

• المساعدة في التنفيذ اليومي لأنشطة الأمن الغذائي وسبل العيش/ والتنسيق الميداني، بما في ذلك تحديد المستفيدين وتسجيلهم وتوزيع الموارد.
• الحفاظ على قوائم دقيقة وكاملة للمستفيدين، وضمان الامتثال لمعايير الضعف ومتطلبات الجهات المانحة.
• التنسيق مع لجان المجتمع والسلطات المحلية لضمان التنفيذ السلس للمشروع، وتبني نهج حساس للصراع.

إعداد التقارير وجمع البيانات:

• جمع وصيانة بيانات المستفيدين الشاملة، والمشاركة في تقييمات خط الأساس والخط النهائي.
• استكمال نماذج المراقبة والتقارير الأسبوعية، وتقديم تحديثات حول تقدم المشروع وإنجازاته إلى مدير المشروع.
• التأكد من صيانة جميع المواد والأدوات وتتبعها طوال دورة حياة المشروع.

التدريب والمشاركة المجتمعية:

• المشاركة في إنشاء وتدريب لجان المجتمع، وتعزيز المشاركة المحلية في أنشطة المشروع.
• التعريف بأهداف المشروع وأهميته وتوعية أفراد المجتمع به.

المهام اللوجستية والإدارية:

• البحث عن مستودعات لتخزين المدخلات الزراعية وإدارة المهام اللوجستية والمشتريات حسب الحاجة
• أرشفة وتسليم جميع الوثائق الإدارية والمالية إلى مقر المنظمة
• سيتطلب من الموظف العمل لفترة زمنية في مكتب المنظمة في عدن / الحديدة

المسؤوليات الإضافية: تنفيذ أي مهام أخرى يكلف بها مدير المشروع أو الجهات ذات العلاقة حسب الضرورة

    المؤهلات والمهارات المطلوبة

• الشهادة الجامعية المتعلقة بالتخصصات التالية (إدارة الأعمال ، إدارة المشاريع ، التطوير)
• لغة إنجليزية ممتازة (مكتوبة - تحدثية).
• خبرة لا تقل عن 2 سنوات في إدارة المشاريع.
• القدرة على دراسة وتحليل وتقييم الاحتياجات.
• قدرة مثبتة على التحلي بالمرونة في إيجاد حلول للمشاكل التي قد تنشأ ، بما في ذلك المرونة في السفر (أحيانا في البيئات الصعبة)
• خبرة في التعامل مع الجهات الفاعلة المختلفة في هذا المجال
• القدرة على استخدام جهاز كمبيوتر ، مع معالجة النصوص وجداول البيانات
• القدرة على الحفاظ على الأداء العالي في البيئات المجهدة نفسيا ، وظروف الصعوبات الجسدية ، وبموارد محدودة
• القدرة على العمل بشكل جيد تحت الضغط والاستجابة للاحتياجات المتغيرة
• مهارات الرصد والتوثيق.
• مهارات قوية في اللغة الإنجليزية والعربية في الكتابة والتحدث للتواصل وإعداد التقارير والمراسلة.
• القدرة على تخطيط وإعداد الخطط بجميع أنواعها (الزمنية - التشغيلية - الاستراتيجية).
• إدارة وتنظيم العمل.
• معرفة متطلبات المانحين وسياساتهم بشكل عام.
• قدرة ممتازة على كتابة التقارير وصياغة
• القدرة على تنسيق عمله مع الآخرين ، والعمل في مواعيد نهائية ضيقة والتعامل مع العديد من المشاريع / الأنشطة المتزامنة.
• المسؤولية بحيث يتحمل مسؤولية المهام الموكلة إليه ويتحمل أيضا مسؤولية القرارات التي يتخذها
• مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة