Position: Project manager  
Location:  The applicant is required to work for a period of time in Al Hudaydah Governorate / Aden-Ghadaq office

About Ghadaq for development:

Ghadaq for Development is a local Yemeni organization established in September 2015. It is a non-governmental and non-profit organization, as well as a voluntary and social organization. With its efficient and effective cadres, it seeks to play a role in the developmental and humanitarian aspects and contribute to bringing people out of poverty and unemployment to self-sufficiency and the production of development and economic projects, for the benefit of the whole society. Therefore, Ghadaq has developed long-term plans, studies, and programs in various areas that society needs, considering the neediest. Ghadaq is also working to establish effective partnerships with partners of development and humanitarian relief. Ghadaq has implemented several projects and is looking forward to preparing long-term programs to assist communities in various sectors including food security, agriculture, livelihoods, WASH, nutrition, education, capacity building, and protection.

Summary:

We are seeking a highly experienced Project Manager with a strong emphasis on administrative oversight to lead a comprehensive project focused on food security livelihoods and cash-for-work initiatives. The successful candidate will be responsible for project planning, coordination, and management, ensuring that all administrative processes are streamlined and efficient. Key duties include developing a detailed project implementation plan, managing project budgets, and overseeing procurement processes. The Project Manager will also facilitate stakeholder collaboration, ensure effective communication with donors, and prepare regular progress reports. Additionally, the role involves supervising the project team, providing capacity-building support, and implementing strategies to enhance the project's overall sustainability and impact. The ideal candidate will possess excellent organizational skills and a proven track record in managing complex projects, with a focus on administrative excellence.

Responsibilities:

The project manager’s responsibilities will include (but NOT limited to) the following:

Planning:

• Responsible for preparing project plans “project activity plans” and sequencing them, in line with the main time plan in the proposal and the logical framework of the project.
• Responsible for developing the strategy, methodologies, and implementation mechanisms and supervising the preparation, design and preparation of business tools and models according to each activity.
• Responsible for planning and organizing periodic meetings of the “working team; donors; authorities and stakeholders” and providing continuous updates on the progress of implementation.
• Planning the implementation of the project to achieve the project objectives efficiently, effectively, and with the required quality.
• Planning to manage, identify, analyze, confront, and control the risks that may accompany the implementation of project activities.
• Planning to manage the project’s stakeholder system through “identifying; analyzing; communicating and engaging” stakeholders.
• Supply chain management planning; Project human resources management
• Planning to manage monitoring, evaluation, accountability and learning during the various project activities.
• Planning for closure and exit of the project

Coordination:

• Coordination and communication with relevant local authorities at the central level, communities within the project framework, donors and any parties required to ensure the project’s compliance with donor policies and regulations and integration with the efforts of other parties in a way that ensures their meaningful participation.
• Support and facilitate communication activities to consult on activities and engage key beneficiaries, actors and stakeholders in all project phases 

Managing:

• Project Planning and Strategy Development
• Develop a comprehensive project implementation plan with clear objectives, timelines, and deliverables.
• Establish project goals and success metrics, ensuring alignment with overall organizational strategies.
• Team Management and Leadership
• Recruit, train, and supervise project team members, fostering a collaborative and high-performance work environment.
• Conduct regular team meetings to review progress, address challenges, and ensure alignment with project goals.
• Provide ongoing support and mentoring to team members to enhance their skills and performance

Implementation:

• Ensure that all project activities are implemented and managed according to the project plan, on time, on budget and within scope; Ensuring that the project guidelines are observed and respected during project implementation
• Works to lead the project team to achieve the project objectives and the expectations of those involved in the project, by planning and organizing the tasks, roles and responsibilities of the project employees in a manner commensurate with the nature of the activities, specializations and job descriptions of each employee,
• Directly supervising the implementation and completion of the tasks assigned to each employee, and providing professional and technical support, advice and guidance if necessary,
• Continuously monitoring the progress of the project (administratively, financially, technically), and monitoring and following up on the progress achieved in the project. In order to maintain the performance of the work team and achieve the goals, results and outputs of the project.
• Responsible for implementing and ensuring that the donor’s financial, logistical and technical policies and procedures are followed, and verifying the quality and integrity of administrative and financial procedures for the chain of operations associated with the implementation of project activities, on an ongoing basis and according to “time; cost; project scope.”
• Preparing and reviewing the follow-up of the implementation and progress of the project plans (executive and time plan; risk plan; procurement plan; stakeholder management plan; monitoring and evaluation plan; reporting mechanisms; training plan; and implementation plans for each activity) and supervising the implementation of project plans by the team and following up on it. Rates of achievement and levels of progress in implementing activities.
• Supervise the project team and ensure they understand all activities and requirements, in addition to establishing an effective communication link between the field and project management.
• Coordinate with the project team to ensure effective implementation of various project components, such as capacity building, strategy development.
• Work to ensure that the project is implemented in an organized and effective manner in accordance with the specified standards and outputs, while working to confront the challenges, risks and changes that may occur to the project.
• Work on monitoring and managing project risks, updating the risk management strategy, and implementing appropriate mitigation measures.
• Work to disseminate project details and invite relevant stakeholders (government, civil society organizations and the private sector) through meetings, notices and workshops.
• Supervising the establishment, direction and training of the urban planning and management team in the four governorates, based on the standards specified for that.
• Work to develop and review the project strategy in coordination with local authorities at the governorate, district and target community levels
• Preparing all necessary documents, implementing follow-up procedures, drafting correspondence related to project implementation and communicating with government counterparts.
• Providing support to the project officer and field coordinators and dealing with responsible parties, service providers and other parties.

Monitoring and evaluation:

• Supervising project monitoring and evaluation activities and ensuring that project indicators and results are achieved at all implementation stages.
• Ensure that the project is implemented on time, target and budget, using effective monitoring and evaluation systems to reach the desired impacts.
• Monitoring all changes and deviations in the implementation of activities beyond what is planned and developing solutions and treatments for them.
• Supervising the monitoring, documenting and publishing success stories.
• Supervising the implementation of follow-up activities and preparing periodic reports for the follow-up and evaluation process of project activities.
• Preparing a lesson-learned report and monitoring the results and outputs of the project
• Prepare and submit timely reports to stakeholders, highlighting achievements, challenges, and lessons learned.

Reporting:

• Provide regular and timely updates on progress and challenges to supervisors and other team members.
• Prepare regular progress reports, financial reports and other relevant project documents for donors and stakeholders in both Arabic and English and submit them to the line manager.
• Prepare and draft all types of project reports (quarterly, annual and final reports) in both Arabic and English and submit these reports to his line manager.
• Ensure that all project documents (paper and electronic) are archived periodically.
• Manage document control procedures (both paper and electronic copies) for all reports, project narratives, financial documents and knowledge products.

Data collection, analysis and monitoring:

• Oversee data collection and verification processes to ensure reliable data is available for project SWOT analysis and decision-making.
• Collaborate with local authorities, research institutions and relevant stakeholders to collect the necessary information.
• Conduct regular data quality checks to maintain the accuracy of the results.

Security and Safety:

• Ensure that each member of the project team is aware of security issues, policies and SOPs, and follows them accordingly.
• Contribute to updating security guidelines in the project area of intervention.

Transparency:

• Ensure that project records and documents (static files, attendance sheets, etc.) are properly prepared, compiled, and maintained in accordance with GHDA procedures.
• Ensure that staff are aware of and respect the organization’s Code of Conduct.
• Ensure that the team is committed to working in accordance with the organization’s regulations and donor policies.

Sustainability and Knowledge Management:

• Develop and implement strategies to ensure the long-term sustainability of project outcomes and impact.
• Capture and disseminate lessons learned, best practices, and knowledge generated during the project implementation process.
• Facilitate the transfer of knowledge and skills to local stakeholders, enabling them to continue project initiatives beyond the life of the project.

Required qualifications and skills

• Bachelor's degree in economics, business administration, public administration, or any other related field.
• At least 3 years of relevant work experience in business administration, project management/project implementation, administrative work or any other subject area.
• Strong knowledge of practical procedures, practical procurement, and experience in maintaining good implementation.
• Experience in project management and preparing periodic project reports in English
• Strong understanding of the challenges and opportunities related to the humanitarian field in the context of Yemen.
• Experience in conflict-sensitive approaches to project implementation, risk management, and mitigation strategies.

Skills:

• Knowledge of office systems, and excellent experience in using computer applications using Microsoft Office
• The ability to draft emails and correspondence with donors and stakeholders
• Excellent communication and interpersonal skills to facilitate inclusive and participatory processes with communities and local authorities.
• Expertly manages complex, cross-functional teams by fostering collaboration, leveraging diverse skill sets, and employing adaptive leadership to enhance productivity and drive successful project outcomes.
• Experience in managing multi-disciplinary teams of consultants, specialists and technical staff to ensure the smooth implementation of various project components.
• Strong financial management and reporting skills to ensure effective use of project resources and compliance with donor requirements.
• The Project Manager must be able to navigate the complex political and security landscape in Yemen while demonstrating a collaborative and inclusive approach to working with a wide range of stakeholders.
• The ability to represent the organization and its program effectively at the field level and before various stakeholders.
• The ability to set and adhere to timetables, manage appointments, and build and manage schedules
• The ability to empower and inspire the work team.

المنصب: مدير المشروع
الموقع: عدن، اليمن- زيارات ميدانيه

عن منظمة غدق للتنمية:

غدق للتنمية هي منظمة يمنية محلية تأسست في سبتمبر 2015. وهي منظمة غير حكومية وغير ربحية، فضلا عن كونها منظمة طوعية واجتماعية
وتسعى، بكوادرها الكفؤة والفعالة، إلى القيام بدور في الجوانب الإنمائية والإنسانية والإسهام في إخراج الناس من براثن الفقر والبطالة إلى الاكتفاء الذاتي وإنتاج مشاريع إنمائية واقتصادية لصالح المجتمع بأسره. لذلك، وضعت غدق دراسات وبرامج طويلة الأجل في مختلف المجالات التي يحتاجها المجتمع ككل، مع مراعاة الأكثر احتياجاً. كما تعمل غدق على إقامة شراكات فعالة مع شركاء التنمية والإغاثة الإنسانية.نفذت غدق عددًا من المشاريع وتتطلع إلى إعداد برامج طويلة الأجل لمساعدة المجتمعات في مختلف القطاعات بما في ذلك الأمن الغذائي والزراعة وسبل العيش والمياه والصرف الصحي والنظافة الصحية والتغذية والتعليم وبناء القدرات والحماية.

مخلص:

نحن نبحث عن مدير مشروع ذو خبرة عالية مع تركيز قوي على الرقابة الإدارية لقيادة مشروع شامل يركز على تدخلات الامن الغذائي وسبل العيش و النقد مقابل العمل. سيكون المرشح الناجح مسؤولا عن تخطيط المشروع وتنسيقه وإدارته ، مما يضمن تبسيط جميع العمليات الإدارية وكفاءتها. تشمل الواجبات الرئيسية تطوير خطة مفصلة لتنفيذ المشروع ، وإدارة ميزانيات المشروع ، والإشراف على عمليات الشراء. وسيقوم مدير المشروع أيضا بتسهيل التعاون بين أصحاب المصلحة، وضمان التواصل الفعال مع المانحين، وإعداد تقارير مرحلية منتظمة. بالإضافة إلى ذلك ، يتضمن الدور الإشراف على فريق المشروع ، وتقديم الدعم لبناء القدرات ، وتنفيذ استراتيجيات لتعزيز الاستدامة الشاملة للمشروع وتأثيره. يمتلك المرشح المثالي مهارات تنظيمية ممتازة وسجل حافل في إدارة المشاريع المعقدة ، مع التركيز على التميز الإداري.

المهام و المسؤوليات  ستشمل مسؤوليات مدير المشروع (على سبيل المثال لا الحصر) ما يلي:

التخطيط:

• مسؤول عن إعداد خطط المشاريع "خطط نشاط المشروع" وتسلسلها بما يتماشى مع الخطة الزمنية الرئيسية في المقترح والإطار المنطقي للمشروع. 
• مسؤول عن تطوير الاستراتيجية والمنهجيات وآليات التنفيذ والإشراف على إعداد وتصميم وإعداد أدوات ونماذج الأعمال حسب كل نشاط. 
• مسؤول عن تخطيط وتنظيم الاجتماعات الدورية ل "فريق العمل؛ المتبرعون; السلطات وأصحاب المصلحة" وتقديم تحديثات مستمرة حول التقدم المحرز في التنفيذ
• تخطيط تنفيذ المشروع لتحقيق أهداف المشروع بكفاءة وفعالية وبالجودة المطلوبة. 
• التخطيط لإدارة وتحديد وتحليل ومواجهة والتحكم في المخاطر التي قد تصاحب تنفيذ أنشطة المشروع
• . التخطيط لإدارة نظام أصحاب المصلحة في المشروع من خلال "تحديد؛ تحليل; التواصل وإشراك أصحاب المصلحة. 
• تخطيط إدارة سلسلة التوريد. إدارة الموارد البشرية للمشروع التخطيط لإدارة المراقبة والتقييم والمساءلة والتعلم خلال أنشطة المشروع المختلفة
• التخطيط لإغلاق وخروج المشروع .

التنسيق 

• التنسيق والتواصل مع السلطات المحلية ذات الصلة على المستوى المركزي والمجتمعات المحلية في إطار المشروع والجهات المانحة وأي أطراف مطلوبة لضمان امتثال المشروع لسياسات وأنظمة المانحين والتكامل مع جهود الأطراف الأخرى بما يضمن مشاركتها الهادفة
• دعم وتسهيل أنشطة الاتصال للتشاور بشأن الأنشطة وإشراك المستفيدين الرئيسيين والجهات الفاعلة وأصحاب المصلحة في جميع مراحل المشروع

الإدارة

• تخطيط المشاريع وتطوير الاستراتيجيات وضع خطة شاملة لتنفيذ المشروع بأهداف وجداول زمنية ومخرجات واضحة. تحديد أهداف المشروع ومقاييس النجاح ، مما يضمن التوافق مع الاستراتيجيات التنظيمية الشاملة
• إدارة الفريق و قيادة أعضاء فريق المشروع وتدريبهم والإشراف عليهم بكفاءه و فاعليه، مما يعزز بيئة عمل تعاونية وعالية الأداء.
• عقد اجتماعات منتظمة للفريق لمراجعة التقدم المحرز ومواجهة التحديات وضمان التوافق مع أهداف المشروع. 
• تقديم الدعم والتوجيه المستمر لأعضاء الفريق لتعزيز مهاراتهم وأدائهم

التنفيذ: 

• التأكد من تنفيذ وإدارة كافة أنشطة المشروع وفقاً لخطة المشروع وفي الوقت المحدد وضمن الميزانية وضمن النطاق؛ التأكد من مراعاة مبادئ المشروع التوجيهية واحترامها أثناء تنفيذ المشروع
• العمل على قيادة فريق المشروع لتحقيق أهداف المشروع وتوقعات المشاركين في المشروع، من خلال التخطيط وتنظيم مهام وأدوار ومسؤوليات موظفي المشروع بما يتناسب مع طبيعة أنشطة وتخصصات وأوصاف الوظائف لكل موظف،
• الإشراف المباشر على تنفيذ وإكمال المهام الموكلة لكل موظف، وتقديم الدعم الفني والمهني والمشورة والتوجيه إذا لزم الأمر،
• المتابعة المستمرة لتقدم المشروع (إدارياً ومالياً وفنياً)، ومراقبة ومتابعة التقدم المحرز في المشروع. وذلك للحفاظ على أداء فريق العمل وتحقيق أهداف ونتائج ومخرجات المشروع.
• مسئول عن تنفيذ وضمان اتباع السياسات والإجراءات المالية واللوجستية والفنية للمانح، والتحقق من جودة وسلامة الإجراءات الإدارية والمالية لسلسلة العمليات المرتبطة بتنفيذ أنشطة المشروع، بشكل مستمر ووفقًا لـ "الوقت؛ التكلفة؛ نطاق المشروع".
• إعداد ومراجعة متابعة تنفيذ وتقدم خطط المشروع (الخطة التنفيذية والزمنية؛ خطة المخاطر؛ خطة المشتريات؛ خطة إدارة أصحاب المصلحة؛ خطة الرصد والتقييم؛ آليات الإبلاغ؛ خطة التدريب؛ وخطط التنفيذ لكل نشاط) والإشراف على تنفيذ خطط المشروع من قبل الفريق ومتابعتها. معدلات الإنجاز ومستويات التقدم في تنفيذ الأنشطة.
• الإشراف على فريق المشروع والتأكد من فهمهم لجميع الأنشطة والمتطلبات، بالإضافة إلى إنشاء رابط اتصال فعال بين الميدان وإدارة المشروع.
• التنسيق مع فريق المشروع لضمان التنفيذ الفعال لمكونات المشروع المختلفة، مثل بناء القدرات، وتطوير الاستراتيجية.
• العمل على ضمان تنفيذ المشروع بشكل منظم وفعال وفق المعايير والمخرجات المحددة، مع العمل على مواجهة التحديات والمخاطر والتغيرات التي قد تطرأ على المشروع.
• العمل على رصد وإدارة مخاطر المشروع وتحديث استراتيجية إدارة المخاطر وتنفيذ التدابير التخفيفية المناسبة.
• العمل على نشر تفاصيل المشروع ودعوة الجهات المعنية ذات الصلة (الحكومة ومنظمات المجتمع المدني والقطاع الخاص) من خلال الاجتماعات والإشعارات وورش العمل.
• الإشراف على إنشاء وتوجيه وتدريب فريق التخطيط والإدارة الحضرية في المحافظات الأربع، بناءً على المعايير المحددة لذلك.
• العمل على تطوير ومراجعة استراتيجية المشروع بالتنسيق مع السلطات المحلية على مستوى المحافظة والمديرية والمجتمع المستهدف.
• إعداد كافة الوثائق اللازمة وتنفيذ إجراءات المتابعة وصياغة المراسلات المتعلقة بتنفيذ المشروع والتواصل مع الجهات الحكومية.
• تقديم الدعم لمسؤول المشروع ومنسقي الميدان والتعامل مع الجهات المسؤولة ومقدمي الخدمات والأطراف الأخرى.

المتابعة والتقييم: 

• الإشراف على أنشطة رصد وتقييم المشاريع والتأكد من تحقيق مؤشرات ونتائج المشروع في جميع مراحل التنفيذ. 
• التأكد من تنفيذ المشروع في الوقت المحدد والهدف والميزانية، باستخدام أنظمة الرصد والتقييم الفعالة للوصول إلى الآثار المرجوة. 
• رصد جميع التغيرات والانحرافات في تنفيذ الأنشطة بما يتجاوز ما هو مخطط له ووضع الحلول والعلاجات لها. 
• الإشراف على رصد وتوثيق ونشر قصص النجاح. 
• الإشراف على تنفيذ أنشطة المتابعة وإعداد التقارير الدورية لعملية متابعة وتقييم أنشطة المشروع. 
• إعداد تقرير الدروس المستفادة ورصد نتائج ومخرجات المشروع إعداد التقارير وتقديمها في الوقت المناسب إلى أصحاب المصلحة، مع تسليط الضوء على الإنجازات والتحديات والدروس المستفادة..

التقارير: 

• توفير تحديثات منتظمة وفي الوقت المناسب بشأن التقدم والتحديات للمشرفين وأعضاء الفريق الآخرين.
• إعداد تقارير مرحلية منتظمة وتقارير مالية ووثائق المشروع الأخرى ذات الصلة للمانحين وأصحاب المصلحة.بالغتين "العربية ؛ الإنجليزية" و الرفع بها للمدير المباشر.
• إعداد وصياغة جميع أنواع التقارير الخاصة بالمشروع من (تقارير ربعية، سنوية، ونهائية) بالغتين "العربية ؛ الإنجليزية"  وتقديم هذه التقارير إلى مديره المباشر.
• ضمان ارشفة كل وثائق المشروع (ورقيا، الكترونيا) بشكل دوري. 
• إدارة إجراءات مراقبة المستندات (كل من النسخ الورقية والالكترونية) لجميع التقارير وسرد المشروع والوثائق المالية ومنتجات المعرفة.

جمع البيانات وتحليلها ومراقبتها:

• الإشراف على عمليات جمع البيانات والتحقق منها لضمان توفر بيانات موثوقة لتحليل SWOT للمشروع واتخاذ القرار.
• التعاون مع السلطات المحلية والمؤسسات البحثية وأصحاب المصلحة المعنيين لجمع المعلومات اللازمة.
• إجراء فحوصات منتظمة لجودة البيانات للحفاظ على دقة النتائج.

الامن والسلامة: 

• التأكد من أن كل عضو في فريق المشروع على دراية بقضايا الأمان والسياسات وإجراءات التشغيل الموحدة، وأنهم يتبعونها وفقًا لذلك.
• المساهمة في تحديث المبادئ التوجيهية الأمنية في منطقة تدخل المشروع.

الشفافية: 

• التأكد من إعداد سجلات ووثائق المشروع (الملفات الثابتة، أوراق الحضور، إلخ) بشكل مناسب، وتجميعها، والاحتفاظ بها وفقًا لإجراءات منظمة غدق للتنمية.
• التأكد من أن الموظفين على دراية بمدونة قواعد السلوك الخاصة بالمنظمة ويحترمونها.
• التأكد من ان فريق العمل ملتزم بالعمل وفق لوائح المنظمة وسياسات المانح 

الاستدامة وإدارة المعرفة:

• تطوير وتنفيذ استراتيجيات لضمان الاستدامة طويلة الأجل لنتائج المشروع وتأثيره.
• التقاط ونشر الدروس المستفادة وأفضل الممارسات والمعرفة الناتجة خلال عملية تنفيذ المشروع.
• تسهيل نقل المعرفة والمهارات إلى أصحاب المصلحة المحليين ، وتمكينهم من مواصلة مبادرات المشروع بعد عمر المشروع.

المؤهلات والمهارات المطلوبة

• درجة البكالوريوس في الاقتصاد أو إدارة الأعمال أو الإدارة العامة أو أي مجال آخر ذي صلة
• خبرة عملية لا تقل عن 3 سنوات في إدارة الأعمال أو إدارة المشاريع / تنفيذ المشاريع أو العمل الإداري أو أي مجال آخر من المجالات. 
• معرفة قوية بالإجراءات العملية والمشتريات العملية والخبرة في الحفاظ على التنفيذ الجيد
• خبرة في إدارة المشاريع وإعداد تقارير المشاريع الدورية باللغة الإنجليزية فهم قوي للتحديات والفرص المتعلقة بالمجال الإنساني في سياق اليمن. 
• خبرة في النهج الحساسة للنزاعات لتنفيذ المشاريع وإدارة المخاطر واستراتيجيات التخفيف.

المهارات:

• معرفة تامه ببرامج ميكروسوفت اوفيس وخبرة ممتازة في استخدام تطبيقات الكمبيوتر باستخدام مايكروسوفت أوفيس
• القدرة على صياغة رسائل البريد الإلكتروني والمراسلات مع المانحين وأصحاب المصلحة مهارات ممتازة في التواصل والتعامل مع الآخرين لتسهيل العمليات الشاملة والتشاركية مع المجتمعات المحلية والسلطات المحلية
• يدير بخبرة فرقا معقدة ومتعددة الوظائف من خلال تعزيز التعاون والاستفادة من مجموعات المهارات المتنوعة وتوظيف القيادة التكيفية لتعزيز الإنتاجية وتحقيق نتائج المشروع الناجحة. 
• خبرة في إدارة فرق متعددة التخصصات من الاستشاريين والمتخصصين والموظفين الفنيين لضمان التنفيذ السلس لمكونات المشروع المختلفة. 
• مهارات قوية في الإدارة المالية وإعداد التقارير لضمان الاستخدام الفعال لموارد المشروع والامتثال لمتطلبات المانحين. يجب أن يكون مدير المشروع قادرا على التنقل في المشهد السياسي والأمني المعقد في اليمن مع إظهار نهج تعاوني وشامل للعمل مع مجموعة واسعة من أصحاب المصلحة. القدرة على تمثيل المنظمة وبرنامجها بشكل فعال على المستوى الميداني وأمام مختلف أصحاب المصلحة. 
• القدرة على تعيين الجداول الزمنية والالتزام بها وإدارة المواعيد وبناء الجداول وإدارتها القدرة على تمكين وإلهام فريق العمل
• القدرة على وضع المواعيد الزمنية و الالتزام بها و إدارة المواعيد و بناء الجداول الزمنية و ادارتها 
• القدرة على تمكين و الهام فريق العمل