Job Announcement: Executive Assistant (Female)
Location: Yemen – Mukalla (On-site)
Company: MOSNAD

________________________________________
About MOSNAD

MOSNAD is a leading talent marketplace connecting MENA companies with highly skilled Yemeni tech professionals. Our platform streamlines recruitment and delivers top-tier, thoroughly vetted talent for organizations across the region, ensuring an efficient and seamless hiring experience.
We are hiring a tech savvy, highly organized executive assistant.
________________________________________
Key Responsibilities

Team Support:

• Support documents development and formatting with Word, Excel and Powerpoint.
• Perform data entry tasks.
• Follow up on the implementation of the leadership decisions and assign tasks to the team.

Time Management & Scheduling:

• Schedule appointments and meetings, and organize leadership’s agenda.
• Coordinate work schedules among the team.
• Coordinate meetings and managing meeting room. 
• Record meeting minutes and follow up on meeting outcomes.

Office Archiving:

• Organize and store paper and digital files in an orderly and accessible manner.
• Update databases and records.

Shared Workspace Reception:

• Serve as workspace receptionist. 
• Welcome guests and arrange their visits to the space.
• Provide necessary information to visitors and clients.

Organization & Efficiency:   

• Develop and maintain systems for tracking team interactions and deadlines.  
• Ensure all tasks are completed accurately and on time.  

________________________________________
Key Qualifications

• Bachelor’s degree in a relevant field is preferred.
• Minimum 2 years’ experience in a secretary, executive assistant, administrative assistant, or similar role.
• Excellent English communication skills (written and spoken).
• Advanced proficiency in Microsoft Word, Excel, and PowerPoint, including document preparation, reporting, and presentation creation.
• Strong tech skills; fast adaptation to new productivity tools.
• Familiarity with Notion or similar productivity tools is a plus.

________________________________________
What We Offer

• A pivotal, hands-on role supporting MOSNAD’s leadership and operations.
• Innovative, dynamic, and collaborative work environment>
• Competitive wages and benefits.

إعلان وظيفة: مساعدة تنفيذية (أنثى)
الموقع: اليمن – المكلا (دوام مكتبي)
الشركة: مسند

عن مسند

مسند هي منصة مواهب رائدة تربط شركات الشرق الأوسط وشمال أفريقيا بأفضل الكفاءات اليمنية التقنية. منصتنا تُسهل عمليات التوظيف وتوفر مواهب مميزة تم تقييمها بدقة لمؤسسات المنطقة، بما يضمن تجربة توظيف سلسة وفعالة.
نبحث عن مساعدة تنفيذية ماهرة بالتقنية وذات تنظيم عالٍ.

المسؤوليات الرئيسية

دعم الفريق:

• دعم إعداد وتنسيق المستندات باستخدام Word وExcel وPowerPoint.
• أداء مهام إدخال البيانات.
• متابعة تنفيذ قرارات الإدارة وتوزيع المهام على الفريق.

إدارة الوقت وجدولة الاجتماعات:

• جدولة المواعيد والاجتماعات وتنظيم أجندة الإدارة.
• تنسيق جداول العمل بين أعضاء الفريق.
• تنسيق الاجتماعات وإدارة غرف الاجتماعات.
• تسجيل محاضر الاجتماعات ومتابعة تنفيذ المخرجات.

أرشفة المكتب:

• تنظيم وتخزين الملفات الورقية والرقمية بطريقة مرتبة وسهلة الوصول.
• تحديث قواعد البيانات والسجلات.

استقبال مساحة العمل المشترك:

• العمل كموظفة استقبال للمساحة المشتركة.
• استقبال الضيوف وتنظيم زياراتهم للمكان.
• تزويد الزوار والعملاء بالمعلومات اللازمة.

التنظيم والكفاءة:

• تطوير والحفاظ على أنظمة تتبع تفاعلات الفريق والمواعيد النهائية.
• التأكد من إنجاز جميع المهام بدقة وفي الوقت المحدد.

المؤهلات الأساسية

• يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في تخصص ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن سنتين في وظيفة سكرتارية أو مساعدة تنفيذية أو مساعد إداري أو مجال مشابه.
• مهارات تواصل ممتازة باللغة الإنجليزية (كتابة وتحدثاً).
• إتقان متقدم في استخدام Microsoft Word وExcel وPowerPoint، بما في ذلك إعداد المستندات والتقارير والعروض التقديمية.
• مهارة عالية في استخدام التقنية وسرعة التكيف مع أدوات الإنتاجية الجديدة.
• الإلمام بأداة Notion أو أدوات إنتاجية مشابهة يعد ميزة إضافية.

ما الذي نقدمه؟

• دور محوري وعملي لدعم إدارة وعمليات مسند.
• بيئة عمل مبتكرة وديناميكية وتعاونية.
• رواتب وميزات تنافسية.