Job Title: Logistics Assistant
Department: Operations
Location: Aden

Duration of work:

The duration of this assignment is five (5) months, starting from Jube 2026 and ending in October 2026, in accordance with the work schedule and responsibilities outlined in this document.

Introduction:

A voluntary, non-profit organization established on January 15, 2020, under license No. (427), accredited by the Ministry of Social Affairs and Labor – Republic of Yemen. It was founded by a group of young men and women, as well as community activists in Aden Governorate, driven by their desire to make efforts and take initiatives to strengthen social cohesion, achieve stability, promote justice, and spread the principles of citizenship and participation.

Role Purpose:

The Logistics Assistant will be responsible for supporting and implementing procurement activities in accordance with the Foundation’s financial system, procurement manual, and donor agreements. The role ensures timely, cost-effective, and quality procurement of goods and services.
The position will also support purchase request processing, preparation of Requests for Quotations (RFQs), supplier follow-up, and ensure full compliance with the Foundation’s and donors’ policies and procedures.

 Key Responsibilities:

• Receive and review purchase requests, ensuring all required information and supporting documents are complete. 
• Support the preparation of Requests for Quotations (RFQs) and communicate with suppliers to collect quotations. 
• Assist in preparing price comparison sheets and bid analysis tables for review and approval by the direct supervisor. 
• Follow up on purchase orders and coordinate with suppliers to ensure timely delivery. 
• Support the receipt of goods and prepare Goods Received Notes (GRNs) under the supervision of the responsible officer. 
• Assist in issuing materials based on approved Issue Vouchers. 
• Update inventory records and stock cards regularly. 
• Support the updating of asset and inventory registers, including follow-up on handover, return, and transfer forms. 
• Maintain an updated database of suppliers and vendors. 
• Archive procurement files, contracts, invoices, purchase orders, and receiving documents systematically. 
• Follow up payment files with the Finance Department as directed by the direct supervisor. 
• Support transportation arrangements, events, and project activities when required. 
• Report any shortages, damages, or discrepancies in materials or assets to the direct supervisor. 
• Ensure compliance with procurement, logistics, and donor policies and procedures. 
• Perform any other related duties assigned by the direct officer.

Authority Limits

The position holder is not authorized to approve procurements, select final suppliers, sign contracts, approve purchase orders, or authorize payments. Responsibilities are limited to operational support, documentation, and follow-up under the supervision of the Logistics and Procurement Officer.

Qualifications, Experience, and Skills:

• Bachelor’s degree in business administration, Accounting, Logistics, Management, or a related field. 
• Minimum of one year of experience in logistics, procurement, or warehouse management, preferably within NGOs or development projects. 
• Good knowledge of procurement procedures, documentation, and filing systems. 
• Basic understanding of inventory and asset management. 
• Proficiency in Microsoft Office applications, especially Excel and Word. 
• Good communication and follow-up skills. 
• Strong organizational skills and attention to detail. 
• Ability to work under pressure and meet deadlines. 
• High level of integrity, confidentiality, and transparency. 
• Fluency in written and spoken English. 
• Familiarity with procurement management systems is considered an asset.

المسمى الوظيفي: مساعد لوجستي
القسم: العمليات 
الموقع: عدن

مدة العمل:

خمسة (5) أشهر، تبدأ من يونيو 2026 وتنتهي في اكتوبر 2026، وذلك وفقًا لجدول العمل والمهام المحددة في هذه الوثيقة.

مقدمة:

مؤسسة طوعية غير ربحية تأسست في 15 يناير 2020م بترخيص رقم (427) معتمد من وزارة الشؤون الاجتماعية والعمل- الجمهورية اليمنية. أسسها مجموعة من الشباب والشابات والناشطين والناشطات المجتمعيين في محافظة عدن، رغبة منهم في بذل الجهود والمساعي نحو تعزيز تماسك المجتمع وتحقيق الاستقرار وتجذير العدالة ونشر مبادئ المواطنة والمشاركة.

الهدف من الوظيفة:

دعم مسؤول اللوجستيك والمشتريات في تنفيذ ومتابعة الأعمال اليومية المتعلقة بالمشتريات، المخزون، الأصول، النقل، التوثيق، والأرشفة، بما يضمن تنفيذ الإجراءات وفق سياسات المؤسسة، والجهات المانحة ،وبشكل منظم وشفاف.

المسؤوليات الرئيسية

• استلام ومراجعة طلبات الشراء والتأكد من اكتمال البيانات والمرفقات. 
• دعم إعداد طلبات عروض الأسعار والتواصل مع الموردين لجمع العروض. 
• دعم إعداد مقارنات الأسعار وجداول التحليل ورفعها للمسؤول المباشر للمراجعة والاعتماد. 
• متابعة أوامر الشراء والتنسيق مع الموردين لضمان التسليم في الوقت المحدد. 
• دعم استلام المواد وإعداد نماذج الاستلام GRN تحت إشراف المسؤول. 
• المساعدة في صرف المواد وفق سندات صرف معتمدة Issue Voucher. 
• تحديث سجلات المخزون وبطاقات الأصناف. 
• دعم تحديث سجل الأصول والعهد ومتابعة نماذج التسليم والاسترجاع والنقل. 
• الحفاظ على قاعدة بيانات محدثة للموردين والبائعين. 
• أرشفة ملفات المشتريات والعقود، والفواتير وأوامر الشراء والاستلام. 
• متابعة ملفات الدفع مع المالية حسب توجيه المسؤول المباشر. 
• دعم ترتيبات النقل والفعاليات والأنشطة عند الحاجة. 
• رفع أي نقص أو تلف أو اختلاف في المواد أو الأصول للمسؤول المباشر. 
• الالتزام بسياسات المشتريات واللوجستيك والجهات المانحة. 
• أي مهام أخرى ذات صلة يكلف بها من المسؤول المباشر. 

حدود الصلاحية

لا يملك شاغل الوظيفة صلاحية اعتماد المشتريات، اختيار المورد النهائي، توقيع العقود، توقيع أوامر الشراء، أو اعتماد الصرف، وتقتصر مهامه على الدعم التشغيلي والتوثيق والمتابعة تحت إشراف مسؤول اللوجستيك والمشتريات.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• درجة بكالوريوس في إدارة الأعمال، المحاسبة، اللوجستيك، الإدارة، أو أي تخصص ذي صلة. 
• خبرة لا تقل عن سنة في اللوجستيك أو المشتريات أو المخازن، ويفضل في المنظمات أو المشاريع التنموية. 
• معرفة جيدة بإجراءات الشراء والتوثيق والأرشفة. 
• معرفة أساسية بإدارة المخزون والأصول. 
• إجادة استخدام Microsoft Office، خصوصاً Excel وWord. 
• مهارات تواصل ومتابعة جيدة. 
• قدرة على التنظيم والانتباه للتفاصيل. 
• القدرة على العمل تحت الضغط والالتزام بالمواعيد. 
• النزاهة والالتزام بالسرية والشفافية. 
• إجادة اللغة الإنجليزية نطقا وكتابة.
• تُعد المعرفة بأنظمة إدارة المشتريات ميزة إضافية.

ملاحظة مهمة:

مؤسسة PASS لا تتسامح مطلقًا مع الاستغلال والانتهاك الجنسيين (PSEA)، وفقًا لسياسة الصون ومبادئ الحماية التي يلتزم بها جميع الموظفين، وكل من تربطهم أي علاقة مع المؤسسة.