مطلوب مدير الشؤون الإدارية والموارد البشرية للعمل في شركة رائدة في قطاع الطاقة المتجددة في اليمن، متخصصة في تقديم حلول الطاقة الشمسية لمشاريع (سكنية، تجارية، صناعية)، تمتلك عدة وكالات عالمية لمنتجات الطاقة والكهرباء حيث توفر منتجات عالية الجودة تشمل الألواح الشمسية، والبطاريات، والمحولات/العواكس، وجميع معدات ومستلزمات منظومات الطاقة الحديثة بمختلف احجامها.

• المسمى الوظيفي: مدير الشؤون الإدارية والموارد البشرية    
• الارتباط الوظيفي: المدير العام
• الاسم:  رقم الوظيفة    

الوصف العام للوظيفة

مدير الشؤون الإدارية والموارد البشرية هو المسؤول التنفيذي عن قيادة وتوجيه وتنسيق كافة الأنشطة المتعلقة بالموارد البشرية والخدمات الإدارية المساندة في الشركة. يهدف إلى ضمان توفير بيئة عمل فعالة ومنظمة، وتطبيق سياسات وإجراءات الموارد البشرية التي تدعم استقطاب وتطوير والحفاظ على الكفاءات، بالإضافة إلى الإشراف على تقديم الخدمات الإدارية اللازمة لدعم عمليات الشركة بسلاسة وكفاءة. يعمل على تطوير وتنفيذ السياسات والإجراءات الإدارية، ويقود فرق العمل التابعة له لتحقيق أهداف الإدارة والمساهمة في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للشركة.

المهام والاختصاصات

التخطيط للموارد البشرية والخدمات الإدارية

• المساهمة في وضع الأهداف الاستراتيجية للشركة من منظور الموارد البشرية والخدمات الإدارية، وتقديم المشورة للإدارة العليا.
• تطوير وتنفيذ استراتيجيات الموارد البشرية التي تتماشى مع أهداف الشركة، بما في ذلك تخطيط القوى العاملة، وإدارة الكفاءات، وتطوير الثقافة المؤسسية.
• تخطيط وتنظيم وتوجيه ومراقبة العمليات والأنشطة لإدارة الشؤون الإدارية وأقسامها (الموارد البشرية، والخدمات الإدارية)، لضمان تنفيذ جميع المهام بكفاءة وفاعلية وفي الوقت المحدد، وتقديم الدعم اللازم لجميع إدارات الشركة.
• قيادة وتوجيه فريق عمل الشؤون الإدارية، وتحديد الأدوار والمسؤوليات، ومتابعة الأداء.

إدارة الموارد البشرية

• تخطيط القوى العاملة: تنفيذ عمليات تخطيط احتياجات الشركة من الموارد البشرية على المدى القصير والطويل.
• التوظيف والاختيار: تنفيذ عمليات استقطاب واختيار وتعيين الكفاءات المناسبة لشغل الوظائف الشاغرة وفقًا لاحتياجات الشركة.
• التدريب والتطوير: تحديد الاحتياجات التدريبية للموظفين، وتصميم وتنفيذ وتقييم برامج التدريب والتطوير لتعزيز مهاراتهم وقدراتهم.
• إدارة الأداء: تطوير وتطبيق نظام فعال لإدارة أداء الموظفين، بما في ذلك تحديد الأهداف، التقييم الدوري، وتقديم التغذية الراجعة.
• التعويضات والمزايا: تطوير وإدارة نظام عادل وتنافسي للرواتب والمكافآت والمزايا، بما يتماشى مع سياسات الشركة وسوق العمل. وإدارة سجلات الحضور والإجازات، والتأكد من دقتها واكتمالها بهدف اعداد كشوف مرتبات دقيقه.
• علاقات الموظفين: تعزيز علاقات إيجابية مع الموظفين، والتعامل مع استفساراتهم وشكواهم، والعمل على حل النزاعات بطريقة عادلة وفعالة.
• شؤون الموظفين: إدارة جميع السجلات والبيانات المتعلقة بالموظفين (حافظة الدوام والبصمة، ملفات، إجازات، عقود عمل، إنهاء خدمة) وضمان الامتثال لقوانين العمل واللوائح ذات الصلة.
• الصحة والسلامة المهنية: الإشراف على تطوير وتنفيذ برامج الصحة والسلامة المهنية لضمان بيئة عمل آمنة وصحية.

إدارة الخدمات الإدارية والمساندة

• الخدمات العامة: الإشراف على توفير وإدارة الخدمات الإدارية الأساسية للشركة، مثل خدمات البريد، النظافة، والصيانة العامة للمباني والمرافق.
• إدارة المرافق والممتلكات: الإشراف على صيانة وتشغيل مرافق الشركة وممتلكاتها، والتأكد من أنها تلبي احتياجات العمل وتتوافق مع معايير السلامة.
• الأمن: الإشراف على أنظمة وإجراءات الأمن لحماية ممتلكات الشركة وموظفيها.
• المشتريات الإدارية: الإشراف على عمليات شراء المستلزمات المكتبية والأثاث والخدمات الإدارية الأخرى غير المتعلقة بالمنتجات الرئيسية.
• إدارة عقود الخدمات: الإشراف على إدارة العقود مع مزودي الخدمات الخارجيين (مثل شركات النظافة، الأمن، الصيانة).
• تنظيم الفعاليات والمناسبات الداخلية: الإشراف على تنظيم الاجتماعات والفعاليات الداخلية للشركة.

الإدارة المالية والميزانية لإدارة الشؤون الإدارية

• إعداد مشروع ميزانية إدارة الشؤون الإدارية وأقسامها (الموارد البشرية، والخدمات الإدارية) وجمع المعلومات اللازمة بالتنسيق مع التقسيمات المعنية داخل إدارته والمشاركة في مناقشة المشروع مع المدير العام وإدارة الشؤون المالية.
• مراقبة النفقات التشغيلية لإدارة الشؤون الإدارية والتأكد من الالتزام بالميزانيات المعتمدة.
• العمل على تحقيق الكفاءة في استخدام الموارد وتقليل التكاليف الإدارية.

تطوير السياسات والإجراءات الإدارية والامتثال

• تطوير وتحديث السياسات والإجراءات الخاصة بإدارة الشؤون الإدارية (بما في ذلك سياسات الموارد البشرية، وإجراءات الخدمات الإدارية) وتنفيذها في جميع التقسيمات التابعة له، بما يضمن توحيد معايير العمل وتحقيق أفضل الممارسات.
• ضمان امتثال الشركة لجميع قوانين العمل واللوائح المتعلقة بالموارد البشرية والخدمات الإدارية.
• تحديث دليل الموظفين وسياسات الشركة بشكل دوري.

التواصل والتقارير

• الإشراف على الاستجابة المناسبة للتقارير أو الاستفسارات الواردة لإدارة الشؤون الإدارية، وتعزيز قنوات التواصل الفعالة مع جميع الموظفين والإدارات الأخرى.
• إعداد وعرض التقارير الدورية والسنوية عن أنشطة وإنجازات إدارة الشؤون الإدارية (مثل تقارير التوظيف، والتدريب، ومؤشرات الأداء للموارد البشرية، وتكاليف الخدمات الإدارية) على المدير العام، وتوفير البيانات المتعلقة بأنشطة الإدارة وإنجازاتها ومستوى تنفيذ الخطط والبرامج، وتوضيح ما تم إنجازه من أعمال ومستويات الأداء وما يرى من معالجات وحلول لأوجه النقص والقصور أو الصعوبات والمعوقات واقتراحاته بشأن برامج الفترة التالية.

مهام أخرى

• القيام بأي مهام أخرى تسند إليه من الرئيس المباشر (المدير العام) او بمقتضى اللوائح والقرارات النافذة ذات الصلة بمهام ومسؤوليات المنصب.

مواصفات شاغل الوظيفة

• درجة البكالوريوس كحد أدنى في إدارة الأعمال، إدارة الموارد البشرية، شريعة وقانون، أو أي مجال ذي صلة.
• يفضل الحصول على شهادات مهنية متخصصة في الموارد البشرية.
• خبرة عملية لا تقل عن ثلاث سنوات في مجال الموارد البشرية 
• معرفة عميقة بقوانين العمل واللوائح المتعلقة بالموارد البشرية في الدولة.
• فهم شامل لأفضل ممارسات الموارد البشرية في مجالات التوظيف، والتدريب، وإدارة الأداء، والتعويضات، وعلاقات الموظفين.
• إلمام جيد بإدارة الخدمات الإدارية والمرافق.
• معرفة بمبادئ إعداد الميزانيات والرقابة على التكاليف الإدارية.

المهارات والقدرات:

• مهارات قيادية قوية وقدرة على بناء وقيادة فرق عمل متنوعة.
• مهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين وبناء العلاقات.
• مهارات تواصل وعرض فعالة (شفهية وكتابية).
• قدرة عالية على حل المشكلات واتخاذ القرارات الصائبة.
• مهارات تنظيم وتخطيط ممتازة وقدرة على إدارة مهام متعددة.
• النزاهة والموضوعية والقدرة على التعامل مع المعلومات السرية.
• القدرة على تطوير وتنفيذ السياسات والإجراءات الإدارية.
• مهارات التفاوض وحل النزاعات.

مهارات الحاسوب:

• إجادة استخدام الحاسوب وتطبيقات Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• يفضل الإلمام بأنظمة معلومات الموارد البشرية (HRIS)