مسمى الوظيفة: منسق مشروع
الجهة: مؤسسة حضرموت للثقافة
الموقع: حضرموت - المكلا
نوع العمل: دوام كامل
مدة العقد: ٩ أشهر 

الخلفية والسياق

تعمل مؤسسة حضرموت للثقافة على تنفيذ مشاريع ثقافية في مجالات الأدب والفنون والتراث، وتحتاج الى تعزيز كفاءتها الإدارية لضمان سير العمل بمرونة وفعالية. يتولى منسق المشروع متابعة أنشطة المشروع اليومية، والتنسيق بين الفريق والشركاء، لضمان سير العمل وتنفيذ المهام في الوقت المحدد.

الوصف الوظيفي

سيكون منسق المشروع الإشراف على متابعة الأنشطة والمهام الميدانية والإدارية، وضمان تنفيذ خطط المشروع وفق الجداول الزمنية المحددة، إضافةً إلى التنسيق بين فرق العمل والشركاء بما يعزز كفاءة الإنجاز وجودة المخرجات.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• المساهمة في إعداد خطط المشاريع وتنفيذها بالتنسيق مع مدير المشاريع/العمليات
• متابعة تنفيذ الأنشطة وفق الجداول الزمنية المحددة.
• التنسيق مع الفرق الداخلية والشركاء لضمان انسيابية العمل.
• توثيق جميع أنشطة المشروع وحفظ السجلات بشكل منظم.
• المساعدة في إعداد ميزانيات المشاريع ومتابعة الصرف مع القسم المالي.
• تنظيم الاجتماعات وورش العمل الخاصة بالمشروع وتوثيق محاضرها.
• ضمان الالتزام بالسياسات والإجراءات الخاصة بالمؤسسة والجهات المانحة.
• تقديم الدعم اللوجستي والفني اللازم لأنشطة المشروع.
• أي مهام أخرى يكلف بها من قبل الإدارة. 

المؤهلات العلمية والإدارية والمهارات والقدرات التشغيلية والخاصة:

أولًا: المؤهلات العلمية

• شهادة بكالوريوس في: إدارة الأعمال، إدارة المشاريع، الاقتصاد، أو أي تخصص إداري/اجتماعي ذي صلة.
• خبرة عملية لا تقل عن سنتين في مجال تنسيق أو إدارة المشاريع.
• يُفضل من لديه شهادة تدريبية أو مهنية في إدارة المشاريع (PMP Basics، Prince2 Foundation، أو ما يعادلها).

ثانيًا: المهارات والقدرات التشغيلية:

• متابعة تنفيذ المشاريع والأنشطة وفق الخطط الزمنية.
• التنسيق مع الفرق المختلفة وضمان تدفق المعلومات.
• القدرة على توثيق أنشطة المشروع بشكل دقيق ومنظم.
• مهارة إعداد ورفع التقارير الدورية.
• متابعة الميزانية بالتنسيق مع الإدارة المالية.

ثالثًا: المؤهلات الإدارية

• تنظيم الاجتماعات وورش العمل بفاعلية.
• القدرة على إدارة الوقت وتحديد الأولويات
• التواصل الفعّال مع الفرق الداخلية والخارجية.
• إجادة استخدام برامج أو أدوات متابعة المشاريع (Trello – Asana – MS Project).
• إتقان استخدام Microsoft Office وخاصة Excel وWord.

رابعًا: المهارات الخاصة

• مهارات قوية في التواصل والكتابة الرسمية.
• القدرة على حل المشكلات وإيجاد حلول عملية
• المرونة في التعامل مع التغييرات في المشاريع.
• الالتزام بالدقة والشفافية.
• العمل بروح الفريق.

متطلبات العمل 

• القدرة على متابعة تنفيذ أنشطة المشروع وفق الخطة الزمنية.
• مهارة في التنسيق والتواصل مع فريق العمل والشركاء.
• الاستعداد للعمل تحت الضغط والتعامل مع التحديات الطارئة.
• دقة في إنجاز المهام وإعداد التقارير الدورية.
• تنظيم جيد للوقت والملفات والأنشطة الميدانية.
• التفاعل الإيجابي وروح التعاون مع الفريق.

الهيكل التنظيمي

• التبعية: منسق مشروع تابعاً للمدير المشروع.
• التعاون مع الأقسام: سيتعاون مع جميع الأقسام والبرامج لتسهيل العمليات الإدارية.
• المهام المكلف بها: تنسيق عمل المشروع الإداري والمالي والإعلامي، إعداد الوثائق، متابعة البريد، وتوفير الدعم الإداري العام.

مميزات العمل

• العمل ضمن فريق ثقافي محترف يقدّر الشفافية والتنظيم.
• بيئة داعمة للتعلم والتطوير المستمر.
• مرونة في ساعات العمل عند الحاجة.
• فرص للمشاركة في فعاليات ومشاريع ثقافية رائدة.